Urząd musi wiedzieć kto odpowiada na rozliczenia podatkowe spółki

- Czy jako prezes w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością mam obowiązek zgłosić w urzędzie skarbowym osobę, która oblicza podatki? Do tej pory nie dokonałem takiego zgłoszenia, a nowa kadrowa zwróciła mi uwagę, że nie jest to prawidłowe. Ja uważam, że skoro decyduję o sprawach finansowych spółki, w tym o płatnościach, to nie muszę podawać takich informacji do urzędu skarbowego

– pyta czytelnik.

Pytanie czytelnika podnosi istotne kwestie, dotyczące podstawowego obowiązku związanego z instytucją płatnika/inkasenta.

Przepisy prawa podatkowego regulują kwestie związane z wyznaczeniem osoby, która pośredniczyłaby w kontaktach z urzędem skarbowym w zakresie poboru podatków. Zgodnie z art. 31 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) osoby prawne będące płatnikami lub inkasentami są obowiązane wyznaczyć osoby, do których obowiązków należy obliczanie i pobieranie podatków oraz terminowe wpłacanie organowi podatkowemu pobranych kwot. Obowiązek ten dotyczy również personalnego zgłoszenia właściwemu miejscowo organowi podatkowemu imion, nazwisk i adresów tych osób.

Kierownik decyduje

Osoba zobowiązana do obliczania i pobrania podatków oraz terminowego ich wpłacenia na rzecz organu podatkowego, musi być więc wyznaczona przez kierownika danej jednostki organizacyjnej. Przepisy nie wskazują, czy powinna to być jedna osoba, czy kilka. Można więc przyjąć, że może to być kilka osób, do których obowiązków będzie należało wykonywanie czynności przypisanych płatnikowi (inkasentowi).

Należy zwrócić uwagę na to, że przepis wskazuje, iż osoba taka jest również odpowiedzialna za terminowe wpłacanie do urzędu skarbowego pobranych kwot. W spółce to prezes lub upoważniona, wyznaczona przez niego osoba, decyduje o terminie dokonania płatności z tytułu dostaw i usług, w tym również o terminie wpłacenia pobranych podatków na konto urzędu skarbowego.

Przed pierwszą wpłatą

Zgłoszenia takiego należy dokonać w terminie wyznaczonym do dokonania pierwszej wpłaty, a w razie zmiany osoby wyznaczonej – w terminie 14 dni od dnia, w którym wyznaczono inną osobę. Zgłoszenie powinno zawierać dane spółki i personalne dane osoby, która została wyznaczona przez prezesa do obliczania i pobierania podatków oraz terminowego wpłacania do urzędu skarbowego pobranych kwot.

W tym miejscu należy zauważyć, że ordynacja określa tylko termin „zgłoszenia", a nie termin „wyznaczenia". Niemniej zgłoszenie jest konsekwencją wyznaczenia, a samo wyznaczenie musi zostać dokonane przed zgłoszeniem.

Użyty zwrot „są obowiązane wyznaczyć osoby" oznacza, że jeśli do takiego wyznaczenia nie dojdzie, to osobą taką z mocy prawa – w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – jest prezes zarządu spółki.

Kto kieruje pracami

Zarząd spółki prowadzi sprawy tej spółki, a pracami zarządu kieruje jego prezes. W przypadku, gdy nie powierzono spraw spółki, jako płatnika podatku od wynagrodzeń osób fizycznych (zaliczek na ten podatek), innemu z członków zarządu lub kierownikowi komórki finansowej tej firmy czy nawet jeszcze innej osobie odpowiedzialnej za czynności spółki jako płatnika podatku, to prezes zarządu spółki jest tą osobą, która zajmuje się jej sprawami gospodarczymi w powyższym zakresie (wyrok Sądu Najwyższego z 2 lipca 2002 r., IV KK 164/02).

Grozi kara grzywny

Istnieje zatem obowiązek zarówno wyznaczenia, jak i zgłoszenia osoby wyznaczonej właściwemu miejscowo organowi podatkowemu wraz z podaniem danych personalnych i adresowych. Osobą taką może być osoba wskazana przez prezesa, jak również sam prezes, który decyduje o płatnościach, w tym o terminie zapłaty pobranych podatków.