Firmowe zakupy przez Internet to kłopot z kosztami

Z rosnącej popularności aukcji internetowych korzystają nie tylko zwykli podatnicy, ale i przedsiębiorcy, którzy coraz częściej kupują w ten sposób towary niezbędne w ich działalności. Wielu z nich nie zdaje sobie jednak sprawy, że może to oznaczać problemy z uznaniem danego wydatku za koszt uzyskania przychodu.

Przykładem jest przedsiębiorca, który m.in. handluje używanymi klockami. Kupuje je na aukcjach internetowych w kraju i za granicą, zarówno od firm, jak i od osób fizycznych. Za towary płaci przelewem z konta firmowego. W momencie wygrania aukcji zawiera ze sprzedawcami umowy cywilnoprawne na podstawie regulaminu systemu aukcyjnego. Sprzedawców prosi też o podpisanie umów kupna-sprzedaży, jednak, jak oblicza, nawet połowa odmawia.

Dowód księgowy

W takim przypadku przedsiębiorca musi wywiązać się z umowy aukcyjnej, co oznacza konieczność zakupu danego towaru dla potrzeb prywatnych. Nabyte towary sprzedaje następnie zarówno przez Internet, jak i w swoim sklepie. Sprzedaż ewidencjonuje za pomocą kasy fiskalnej. Zdarzenia gospodarcze związane z prowadzoną działalnością ewidencjonuje w księdze przychodów i rozchodów.

Chciał się upewnić, czy do odliczenia danego wydatku wystarczy dokument transakcji internetowej, dowód zapłaty (przelew) oraz oświadczenie, że dokonał zakupu w celach handlowych.

Z pytaniem zwrócił się do Izby Skarbowej w Katowicach, która wydała niekorzystną dla niego interpretację (IBPBI/1/415-513/11/BK). Dyrektor Izby stwierdził, że tego rodzaju wydatki powinny być co do zasady udokumentowane fakturą lub rachunkiem. Jeśli sprzedawcą jest osoba fizyczna, to podstawą wpisu danego wydatku do podatkowej księgi przychodów i rozchodów są umowy sprzedaży.

5,6 mld euro

wydadzą Polacy na zakupy przez Internet w 2012 r.

Oznacza to, że wydruk z serwisu aukcyjnego, który potwierdza zawarcie transakcji, ale nie zawiera podpisów stron, nie może stanowić dowodu księgowego. Za podpis nie można również uznać autoryzacji za pomocą haseł i loginów.

Podobne stanowisko w tej kwestii zajęło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na interpelację poselską nr 8337.

Wiceminister Maciej Grabowski wskazał w niej, że o tym, co stanowi koszt podatkowy, nie przesądza rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Decydujące znaczenie mają tutaj przepisy ustawy o PIT, zgodnie z którymi wydatek musi być związany z prowadzoną działalnością i prawidłowo udokumentowany.

Ministerstwo uznaje jednak, że zakupy w Internecie mogą być udokumentowane fakturą VAT, rachunkiem, jak również innym dowodem księgowym zawierającym dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przepis ten wymaga, aby tego rodzaju dokument zawierał m.in. nazwę i adresy stron operacji gospodarczych, datę i podpisy.

Czy wystarczy przelew

– W mojej ocenie problem został sztucznie wywołany przez nieprawidłową interpretację przepisów – mówi Przemysław Ruchlicki, ekspert Krajowej Izby Gospodarczej. Jak wyjaśnia, przepisy podatkowe pozwalają, aby transakcja była dokumentowana również np. potwierdzeniem przelewu z rachunku bankowego czy przelewem pocztowym. Tak się dzieje najczęściej podczas zakupów dokonywanych przez portale aukcyjne, gdy sprzedającym jest osoba fizyczna.

– Jeżeli na podstawie regulaminu portalu umowa została zawarta, zapłata dokonana, a towar wydany, to moim zdaniem organy administracji skarbowej nie mogą kwestionować takiej transakcji i odmawiać zaliczenia powstałego z tytułu zakupu wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Poniesiony wydatek odzwierciedla bowiem rzeczywistą operację gospodarczą – mówi ekspert.

Opinia dla „Rz"

Grzegorz Grochowina, ekspert w firmie doradczej KPMG

Przedsiębiorcy kupujący towary na aukcjach internetowych nie mają pewności, w jaki sposób oceniać i kategoryzować koszty uzyskania przychodu. O ile interpretacja Izby Skarbowej jest dość rygorystyczna, o tyle stanowisko Ministerstwa Finansów daje nadzieję, że wystarczy udowodnić związek danego zakupu z prowadzoną działalnością. Niezależnie od tego, jeśli przedsiębiorca nie przedstawi faktury, rachunku czy umowy zakupu, naraża się na spór z fiskusem.

Warto jeszcze zwrócić uwagę na inne zagadnienie. Często sprzedawca nie wystawia faktur ani żadnych innych dowodów zakupu dlatego że mimo częstotliwej sprzedaży nie zarejestrował działalności gospodarczej. W takiej sytuacji odliczenie kosztów przez nabywcę będzie w razie ewentualnej kontroli oznaczało także kłopoty sprzedawcy.