- W związku z powierzeniem nowych obowiązków z kilkoma pracownikami chcemy podpisać umowy na używanie przez nich prywatnych samochodów do celów służbowych. Jakie warunki powinna spełniać taka umowa, aby wypłacane na jej podstawie ryczałty były zwolnione z oskładkowania?
– pyta czytelnik.
Wyłączenie z podstawy wymiaru składek ryczałtów na jazdy lokalne zależy nie tyle od treści zawartej umowy, ile od zasad ich wypłacania obowiązujących u pracodawcy.
Odniesienie do rozporządzenia
Ryczałty na jazdy lokalne są zwolnione z oskładkowania na podstawie § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).
Jednak zwolnienie to obejmuje tylko kwoty wypłacone zgodnie z rozporządzeniem ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm., dalej rozporządzenie z 25 marca 2002 r.).
Drugie z rozporządzeń mówi o tym, że zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych pojazdów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracownikiem a pracodawcą. Szczegółowa jej treść zależy od ustaleń stron. Dla celów składkowych istotne jest natomiast, aby znalazło się w niej postanowienie, że ryczałty będą wypłacane zgodnie z rozporządzeniem z 25 marca 2002 r.
Stawki i limity
Wyłączeniu z podstawy wymiaru składek podlegają tylko kwoty ryczałtów wypłacone zgodnie z rozporządzeniem z 25 marca 2002 r. Wprowadza ono maksymalne stawki za 1 km przebiegu oraz limity kilometrów na jazdy lokalne.
Te pierwsze zależą od rodzaju pojazdu oraz pojemności silnika, drugie zaś od liczby mieszkańców w gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony.
Te limity kilometrów na jazdy lokalne można zwiększyć, ale nie więcej niż do:
- 1500 km – w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych,
- 3000 km – w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej.
Informację o przyznanym pracownikowi limicie kilometrów na jazdy lokalne trzeba umieścić w zawartej z nim umowie.
Konieczne zmniejszenie
Przysługujący pracownikowi ryczałt obliczamy jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne.
Tak ustaloną wielkość zmniejsza się – o czym często pracodawcy zapominają – o 1/22 za każdy roboczy dzień absencji podwładnego w pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej osiem godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym nie dysponował on pojazdem do celów służbowych.
Pisemne oświadczenie
Do wypłaty ryczałtu nie wystarczy sama umowa. Potrzebne jest jeszcze pisemne oświadczenie pracownika o tym, że w danym miesiącu używał pojazdu do celów służbowych. Zgodnie z rozporządzeniem z 25 marca 2002 r. powinno ono zawierać:
- dane dotyczące pojazdu (rodzaj, numer rejestracyjny, a przy samochodach także pojemność silnika),
- informację o liczbie dni nieobecności pracownika w pracy w miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności,
- informację o liczbie dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Składki od nadwyżki
Jeżeli pracownikowi zostanie wypłacony ryczałt w kwocie wyższej od określonej w rozporządzeniu z 25 marca 2002 r., od nadwyżki należy odprowadzić składki na ogólnych zasadach. Nawet wtedy, gdy wyższe kwoty wynikają z umowy zawartej z pracownikiem.
Przykład
Pracownikowi zatrudnionemu w 60-tysięcznym mieście pracodawca przyznał w umowie limit na jazdy lokalne w wysokości 400 km na samochód osobowy o pojemności powyżej 900 cm
3
. W maju otrzymał 334,32 zł ryczałtu, przy czym z oskładkowania mogła być zwolniona tylko kwota ustalona zgodnie z rozporządzeniem z 25 marca 2002 r., a więc 250,74 zł (300 km x 0,8358 zł).
Różnicę między tymi kwotami (83,58 zł) pracodawca powinien dodać do innych dochodów pracownika i oskładkować na ogólnych zasadach. -
