Duplikat faktury jest również podstawą do odlicznia VAT

- Dotychczas księgi rachunkowe prowadziło nam biuro rachunkowe. Nasza firma rozrasta się, więc przejęliśmy całą dokumentację i księgowość prowadzimy we własnym zakresie. Ostatnio ze względu na reorganizację całego pionu administracyjno-księgowego zaginęło nam kilka faktur. Wystąpiliśmy o ich duplikaty. Kiedy możemy odliczyć VAT wynikający z otrzymanych faktur?

– pyta czytelnik.

Jak wynika z § 20 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. (DzU nr 68, poz. 360) regulującego m.in. zasady wystawia faktur, jeśli oryginał faktury ulegnie zniszczeniu lub zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ma obowiązek ponownie wystawić fakturę zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury.

Tym samym nabywca ma prawo do powtórnego udokumentowania zakupu, w związku z którym może zrealizować prawo do odliczenia podatku naliczonego. Prawo to powstało z chwilą otrzymania pierwotnej faktury. Ewentualne zaginięcie takiej faktury po jej otrzymaniu, ale przed dokonaniem odliczenia i wystawienie w związku z tym duplikatu, nie zmienia określonego w ustawie terminu odliczenia VAT naliczonego.

Nie ma dowolności

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 15 marca 2007 r. (I FSK 541/06)

podkreślił, że wystawienie duplikatu faktury nie może powodować ponownego powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego, skoro oryginał pierwotnej faktury dotarł do podatnika i właśnie wówczas powstało to prawo.

Możliwość swobodnego decydowania o tym, kiedy powstaje prawo do odliczenia VAT, tj. czy w momencie otrzymania faktury pierwotnej czy też w momencie otrzymania jej duplikatu, prowadziłaby do tego, że to podatnik, a nie przepisy podatkowe, decydowałby o tym, kiedy odliczyć podatek naliczony, tj. w momencie otrzymania oryginału faktury czy jej duplikatu. Taka swoboda jest niedopuszczalna.

Za jaki okres

Jeśli więc podatnik otrzymał fakturę pierwotną, której wpływ odnotowano, lecz faktura ta zaginęła zanim odliczył on podatek naliczony, który z niej wynikał, to wówczas tego odliczenia na podstawie otrzymanego duplikatu powinien dokonać w rozliczeniu za okres otrzymania faktury pierwotnej lub za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Jeżeli termin ten upłynął, odliczenie jest możliwe jedynie poprzez korektę deklaracji VAT za wskazane okresy.

Z orzecznictwa

Także w prawomocnym wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 29 lipca 2010 r. (I SA/Po 368/10) czytamy: „podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, które powstaje z chwilą otrzymania dokumentu potwierdzającego dokonanie czynności nabycia towaru lub usługi. Dokumentem tym zaś co do zasady jest oryginał faktury.

Jego ewentualne zaginięcie po otrzymaniu przez podatnika oryginału faktury i wystawienie w związku z tym duplikatu faktury nie zmienia określonego w ustawie terminu odliczenia podatku naliczonego, ponieważ prawo to już powstało – podatnik otrzymał oryginał faktury i winien zgodnie z przepisami co do terminów rozliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanej faktury obniżyć podatek należny. (...)

Należy bowiem uznać, że w związku z odnotowaniem wpływu faktury pierwotnej, spółka była uprawniona do zastosowania odliczenia zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 oraz ust. 11 ustawy o VAT. Terminu rozliczenia podatku naliczonego z otrzymanej faktury, której wpływ został odnotowany, nie zmienia fakt jej późniejszego zagubienia”.

Przykład

Spółka składa deklaracje VAT-7. 14 listopada 2011 r. otrzymała fakturę za usługi doradcze, której wpływ został odnotowany w księdze korespondencyjnej. Faktura ta nie dotarła jednak do działu księgowości. 26 stycz- nia 2012 r. firma wystąpiła do sprzedawcy z wnioskiem o wystawienie duplikatu faktury, który otrzymała 2 lutego 2012 r.

Podatek naliczony wynikający z otrzymanego duplikatu faktury może odliczyć w rozliczeniu za listopad 2011 r. lub za jeden z dwóch kolejnych miesięcy, tj. grudzień 2011 r. bądź styczeń 2012 r.

Z uwagi na to, że nie minął jeszcze termin złożenia deklaracji VAT-7 za styczeń, spółka prawdopodobnie nie złożyła jeszcze miesięcznej deklaracji podatkowej za ten okres. Zatem VAT wynikający z otrzymanego duplikatu faktury odliczy za ten właśnie miesiąc. Można też dokonać tego odliczenia poprzez korektę deklaracji za listopad lub grudzień 2011 r., lecz jest to nieuzasadnione, skoro nie złożono jeszcze deklaracji za styczeń. Natomiast odliczenie VAT za miesiąc otrzymania duplikatu faktury (luty 2012 r.) będzie błędem.

Zatem firma, o której mowa w pytaniu, ma prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych duplikatów, ale powinna z niego skorzystać w rozliczeniu za okres, w którym powstało prawo do odliczenia w związku z otrzymaniem faktury pierwotnej lub za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.