Pełnomocnik podatnika: Nie zawsze pismo z urzędu skarbowego trafi od razu do podatnika

Zasada jest taka, że pisma doręcza się stronie. Ale nie wtedy gdy reprezentuje ją pełnomocnik lub przedstawiciel. Wtedy to on powinien otrzymać pismo. Nawet wtedy, gdy podatnik ustanowi kilku pełnomocników, fiskus nie wyśle pisma do podatnika (oczywiście ze skutkiem doręczenia, może je bowiem wysłać do strony dodatkowo). Otrzyma je pełnomocnik. Który?

Przepisy mówią, że w takim wypadku strona powinna wyznaczyć jednego z nich jako właściwego do doręczeń. Gdy tego nie zrobi, fiskus i tak sobie poradzi. Doręczy pismo jednemu z nich – dowolnie wybranemu (art. 145 § 3 ordynacji podatkowej).

Jeśli jednak strona ustanowiła kilku pełnomocników w konkretnym postępowaniu podatkowym, wskazując jednocześnie jednego z nich jako wyłącznie uprawnionego do odbioru wszelkich pism procesowych, to doręczenie decyzji  jedynie pełnomocnikowi nieupoważnionemu przez stronę do odbioru przesyłek (z jednoczesnym pominięciem pełnomocnika uprawnionego) jest istotnym naruszeniem obowiązku procesowego nałożonego na organ podatkowy.

Przypomniał o tym WSA w Poznaniu w wyroku z 7 kwietnia 2011 r. (III SA/Po 72/11). Podkreślił przy tym, że „skoro strona ustanowiła w danej sprawie kilku pełnomocników, ale jednego z nich wskazała jako podmiot właściwy do dokonywania doręczeń, to organ administracji winien respektować wolę strony w tym zakresie”.

Jak ma się zachować fiskus, gdy w sprawie stroną są małżonkowie? Z art. 133 § 3 op wynika uprawnienie, a nie obowiązek procesowego działania każdego z małżonków w imieniu obojga. Przepis nie wprowadza nakazu ustanawiania „wspólnego” pełnomocnika dla obojga małżonków lub zakaz ustanawiania odrębnych pełnomocników przez każdego z nich.

W konsekwencji, jak stwierdził WSA w Łodzi w wyroku z 1 kwietnia 2009 r. (I SA/Łd 1060/08), „kiedy stroną postępowania podatkowego są małżonkowie i kiedy tylko jeden z małżonków ustanowi pełnomocnika, to korespondencja w sprawie ma być kierowana do pełnomocnika tego małżonka (art. 145 § 2 op) oraz do drugiego z małżonków, działającego osobiście”.

Pismo musi się znaleźć w aktach

Skąd urzędnicy wiedzą o tym, że podatnik ma pełnomocnika? Z art. 137 § 2 op wynika, że pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone ustnie do protokołu. W przypadku pisemnego umocowania pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa.

Zdaniem WSA we Wrocławiu „kategoryczne brzmienie tego unormowania nie pozostawia wątpliwości, że pełnomocnik – chcąc występować w postępowaniu w takim właśnie charakterze – jest zobowiązany do przedłożenia do akt konkretnej sprawy dokumentu potwierdzającego umocowanie do działania w cudzym imieniu i wyznaczającego jego zakres” (wyrok 20 stycznia 2010 r., III SA/Wr 629/09).

Dopiero zatem skuteczne ustanowienie pełnomocnika poprzez złożenie do akt prawidłowego dokumentu pełnomocnictwa obliguje organ do doręczania korespondencji pełnomocnikowi (wyrok WSA w Warszawie z 15 stycznia 2010 r., V SA/Wa 1148/09). Przy czym to strona powinna dopilnować, aby fiskus dowiedział się o tym, że w danej sprawie reprezentuje ją pełnomocnik.

Jak wynika bowiem z wyroku WSA w Warszawie z 14 stycznia 2010 r. (V SA/Wa 1152/09) obowiązek złożenia pełnomocnictwa do danej sprawy obciąża stronę. „Organ nie ma obowiązku ustalania, czy pełnomocnictwo złożone przez stronę postępowania temu organowi, ale do innej sprawy miało w zamiarze strony dotyczyć również tej sprawy”.

Skutki zaniedbań na koncie podatnika...

Jeśli jednak wiadomo, że strona działa przez pełnomocnika, a pismo zostanie wysłane do niej zamiast do niego, doręczenie takie nie może być uznane za skuteczne (wyrok WSA w Szczecinie z 24 czerwca 2004 r., SA/Sz 2422/02). W takiej sytuacji doręczenie pisma tylko stronie nie wywoła żadnego skutku prawnego. Organ podatkowy zobowiązany będzie ponownie doręczyć pismo ustanowionemu w sprawie pełnomocnikowi (dopiero od daty tego doręczenia będzie biegł np. termin na wniesienie odwołania).

Zasada ta działa jednak też w drugą stronę. Jeśli zatem fiskus prześle pismo do pełnomocnika działającego w imieniu podatnika, a ten zapomni przekazać mu pismo lub złożyć odwołanie od decyzji, to konsekwencje tego poniesie nie kto inny jak podatnik. Skutki niewłaściwego działania pełnomocnika obciążają bowiem podatnika, o czym przypomniał m.in. WSA w Gdańsku w wyroku z 2 grudnia 2010 r. (I SA/Gd 824/10).

Podobnie stanie się, gdy pełnomocnik odmówi przyjęcia przesyłki. WSA w Opolu stwierdził w wyroku z 1 lipca 2009 r. (I SA/Op 265/09), że „skoro w chwili doręczania decyzji osoby ją doręczające były uprawnione do traktowania osoby, której pełnomocnictwo znajdowało się w aktach sprawy, za umocowaną skutecznie w charakterze pełnomocnika strony, odmowa przyjęcia decyzji rodziła następstwa prawne przewidziane w art. 153 op.”.

Przepis ten mówi, że jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma przesłanego mu w sposób określony w art. 144, a zatem także za pośrednictwem pracowników organu podatkowego, pismo wraz z adnotacją o odmowie przyjęcia włącza się do akt sprawy, uznając, że zostało doręczone w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata.

Wpływu na możliwość dostarczenia korespondencji z urzędu skarbowego nie ma też fakt, że pełnomocnik – w momencie doręczenia – jest po godzinach pracy. Wystarczy, że z zakresu pełnomocnictwa do reprezentowania strony wynikało umocowanie do działania w imieniu podatnika przez cały okres postępowania (wyrok WSA we Wrocławiu z 29 lipca 2009 r., I SA/Wr 372/09).

...chyba że odwołał na czas umocowanie

Co innego, gdy pełnomocnictwo zostało odwołane. Wtedy fiskus powinien doręczać wszelką korespondencję podatnikowi.

NSA w wyroku z 5 października 2010 r. (I FSK 1764/09)