Koszty uzyskania przychodu: mandat za szybką jazdę pracownika nie jest kosztem firmy

Nie ma znaczenia, że mandat został nałożony w czasie wykonywania obowiązków.

Trzeba wykazać związek z przychodami

Przepisy są jednoznaczne. Z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT wynika, że kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Takie same regulacje zawiera ustawa o CIT. Oba wymienione przepisy mówią jednak, że nie wszystkie wydatki są kosztami.

Te, które nimi nie są, wymienione zostały w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Nie wskazują one wyraźnie wydatków na refundowane pracownikom mandaty. Z art. 16 ust. 1 pkt 18 ustawy o CIT (i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 15 ustawy o PIT) wynika jednak, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów grzywien i kar pieniężnych orzeczonych w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar.

Mandat nakładany jest za wykroczenia drogowe. Można zatem przyjąć, że mieści się w katalogu kar i grzywien nieuznawanych za koszty podatkowe. To już jeden argument za tym, aby kwot dotyczących refundacji mandatów nie zaliczać do kosztów podatkowych.

Kolejny (gdyby przedsiębiorca próbował wykazać, że wspomniane przepisy dotyczące kar i grzywien nie odnoszą się do zwrotu pracownikowi mandatów za przekroczenie prędkości) to trudny do wykazania w praktyce związek refundacji opłaconych mandatów za przekroczenie prędkości z prowadzoną działalnością oraz tego, że jej poniesienie ma lub może mieć – w kategoriach obiektywnych – wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia jego źródła).

Dla uznania konkretnej należności za koszt podatkowy jest to konieczne. Przy czym kosztami są wydatki zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami. Jak bowiem uzasadnić wydatek na refundację? Argumenty, których pracodawcy używają choćby przy rozliczaniu wydatków na płatne autostrady i parkingi, raczej w tym przypadku się nie sprawdzą.

Opłata za autostradę rozliczana w ramach kilometrówki

We wnioskach o interpretację przedsiębiorcy twierdzą, że wszelkie wydatki ponoszone przez pracowników w związku z odbywaniem podróży służbowej są związane z uzyskiwaniem przez nich przychodu (a więc nie tylko na benzynę, ale też m.in. na płatne autostrady).

Wprawdzie z art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a i b ustawy o PIT (oraz odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a i b ustawy o CIT) wynika, że kosztami nie są wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, a w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej miesięczny ryczałt albo stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Zdaniem jednak wielu pracodawców regulacje te znajdują zastosowanie jedynie do kosztów ściśle związanych z używaniem samochodu, tj. zużycia paliwa, wymiany oleju, żarówek itp. Nie odnoszą się natomiast do innych kosztów poniesionych w czasie delegacji, które nie są związane ściśle z eksploatacją samochodu (np. opłaty za parkingi czy autostrady).Co na to fiskus i sądy?

Uważają, że opłaty za autostradę lub parking wiążą się nierozerwalnie z używaniem samochodu. Tym samym wydatki z tego tytułu mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, ale tylko w ramach limitu wynikającego z kilometrówki.

Tak wynika m.in. z interpretacji Izby Skarbowej w Łodzi z 22 grudnia 2011 r. (IPTPB3/423-276/11-2/PM), wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 4 kwietnia 2011 r. (I SA/Po 913/10) oraz orzeczenia WSA w Warszawie z 5 lutego 2010 r. (III SA/Wa 1502/09).

Nie ma premii za złamanie przepisów

Nawet jeśli szef wysyła pracownika w podróż służbową jego prywatnym samochodem albo pracownik jedzie własnym autem, aby załatwić w imieniu szefa zlecone mu zadania, to nie zostaje zwolniony z obowiązku przestrzegania przepisów ruchu drogowego.

Wydatki na zwrot opłaconych mandatów nie są zatem ponoszone w związku z uzasadnionymi potrzebami pracodawcy. Rolą pracownika jest wprawdzie wykonanie powierzonych mu zadań w jak najszybszym czasie, ale nie oznacza to, że w tym celu może łamać przepisy.

Co więcej, pracodawca nie ma obowiązku zwrotu takich wydatków. Żaden przepis go do tego nie zobowiązuje. Jeśli to robi, to tylko z własnej woli. Nie może jednak tego obciążenia przerzucać na Skarb Państwa. Potwierdził to Podkarpacki Urząd Skarbowy w piśmie z 18 lipca 2005 r. (PUS. I/423/37/05).

Wynika z niego, że skoro wydatki na pokrycie zapłaconych w czasie odbywania podróży służbowych przez pracownika mandatów za przekroczenie przepisów ruchu drogowego nie pozostają w żadnym związku przyczynowym z konkretnym przychodem przedsiębiorcy, to nie stanowią też kosztów podatkowych. Podatnik ich zatem nie rozliczy.