Okres zbliżających się świąt to czas intensywnego wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Zasady udzielania pomocy określa ustawa z 4 marca 1994 r. o ZFŚS.
Wskazuje ona wprost, że o przyznaniu świadczenia decyduje tzw. kryterium socjalne. Wartość bonów towarowych, świadczeń pieniężnych lub rzeczowych wręczanych z okazji świąt musi być zróżnicowana i uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Przepisy nie wskazują jednak, w jaki sposób szef może zweryfikować, czy dany pracownik spełnia tak określone wymagania. Niewątpliwie część informacji może pochodzić z akt osobowych lub zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych. Co jednak zrobić w razie podejrzenia o zaniżanie dochodów w celu uzyskania wyższego świadczenia?
W takiej sytuacji zwykle żąda się od zatrudnionych pisemnego oświadczenia o osiąganych dochodach lub przedstawienia innych dokumentów, np. PIT, zaświadczenia pracodawcy o wynagrodzeniu małżonka itp. Należy jednak pamiętać, że jest to już gromadzenie danych osobowych, co zobowiązuje do przestrzegania ściśle ustalonych zasad. Najważniejsza wskazuje, że zbieranie danych osobowych jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Uprawnieniem takim jest korzystanie z pomocy socjalnej. Pozostaje jeszcze pytanie, czy oświadczenie lub PIT są niezbędne, by z niego skorzystać. Niezbędność ta nie wynika z ustawy o ZFŚS. Może jednak wynikać z innych przepisów prawa pracy, np. z regulaminu zasad wykorzystania ZFŚS, który w świetle art. 9 § 1 kodeksu pracy stanowi źródło prawa pracy. Jeśli obowiązujący u pracodawcy regulamin wymaga złożenia oświadczenia o określonej treści lub wylegitymowania się PIT, dokumenty te stają się niezbędne. Oznacza to, że jeśli szef chciałby badać kryterium socjalne na podstawie oświadczenia lub PIT, to powinien zadbać o odpowiednią treść regulaminu. Musi też pamiętać, że ocenia aktualną sytuację socjalną danej osoby. Przy przyznawaniu świadczeń z ZFŚS w drugiej połowie roku dochody z poprzedniego roku mogą być nieaktualne.
—oprac. jol
Autorka jest adwokatem, specjalistą od prawa pracy w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy
Zobacz:
»
»
»
Dochody pracownika i zleceniobiorcy
»
»
