CIT: Szkolenie dla współpracownika wrzucisz w firmowe koszty

- Nasza spółka świadczy usługi, do których wykonania wymagana jest bardzo specjalistyczna i wymagająca częstej aktualizacji wiedza. Przy ich wykonywaniu posługujemy się nie tylko pracownikami, ale również nawiązujemy współpracę z osobami z zewnątrz (zarówno dorabiającymi na podstawie umowy-zlecenia, jak i prowadzącymi działalność gospodarczą). Zdarza się więc, że niebędąca naszym pracownikiem osoba powinna przejść specjalne szkolenie, aby wykonywać usługę na nasze zlecenie. Czy takie szkolenie lub kurs możemy uznać za związany z naszą działalnością, a wydatki z nim związane zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

– pyta czytelnik.

Uważam, że tak. Jeżeli w umowach zawartych z podmiotami zewnętrznymi zapisano, że mają obowiązek uczestniczyć we wskazanych przez zleceniodawcę kursach i szkoleniach niezbędnych do wykonywania umowy na jego rzecz (oczywiście mówimy tu o kursach o charakterze specjalistycznym, a nie o wiedzy ogólnej) oraz mają obowiązek wykorzystywać wiedzę na potrzeby wykonywania kontraktu, to nie widzę powodów do kwestionowania możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych kwot wynikających z faktur za szkolenia wystawianych bezpośrednio na zleceniodawców.

Jest to bowiem przekazanie kontrahentowi swego rodzaju narzędzia do prawidłowego wykonania usługi.

Wykonawca musi być kompetentny

Nie sposób przy tym nie zauważyć, że w dzisiejszych czasach wykonywanie określonych zadań poleca się nie tylko pracownikom, ale także osobom trzecim. I oczywiście osoby te – pracownik i podmiot zewnętrzny – powinny mieć takie samo przygotowanie do wykonania zadania.

Jest zatem logiczne, że zarówno pracownika, jak i zleceniobiorcę firma powinna mieć prawo wysłać na konieczne jej zdaniem szkolenie czy kurs, a koszty związane z takim dokształceniem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z utrwalonym poglądem doktryny i orzecznictwa dotyczącym wykładni art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT) jako wydatki poniesione „w celu osiągnięcia przychodów” powinny być kwalifikowane wszelkie wydatki, dzięki poniesieniu których, zgodnie z zasadami racjonalności ekonomicznej, podatnik może oczekiwać uzyskania przychodów.

Przy czym użyty przez ustawodawcę zwrot „w celu uzyskania przychodów” oznacza, że nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten, który pozostaje bezpośrednio w takim związku przyczynowo-skutkowym, że jego poniesienie ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Racjonalne wydatki można rozliczyć

Istotne jest założenie podatnika, oparte na racjonalnych przesłankach, że taki wydatek może przynieść spodziewany rezultat, tj. znaleźć przełożenie na spodziewany przychód. Należy więc uznać, że wszelkie wydatki związane ze szkoleniem czy kursem, od odbycia którego uzależnione jest odpowiednie wykonanie usługi, są zgodne z zasadami racjonalności ekonomicznej.

Warunkują one bowiem skuteczną sprzedaż i tym samym uzyskiwanie przychodów podlegających opodatkowaniu. Osoby działające w interesie firmy uzyskują wiedzę czy umiejętności przydatne przy wykonywanym kontrakcie. Tego rodzaju wydatkami mogą być również wydatki na szkolenia, podnoszące poziom wiedzy współpracowników firmy na temat oferowanych produktów, ich walorów technicznych, konstrukcyjnych oraz narzędzi, z jakich należy korzystać przy używaniu produktów.

Można też sobie wyobrazić sytuację, że firma przeszkoli swoich współpracowników w zakresie planowanych do zakupu produktów, jeżeli zadaniem współpracowników będzie ich dokonywanie (zgodnie ze specyficznym zapotrzebowaniem kontrahenta co do właściwości, możliwych zastosowań, sposobu montażu czy użycia np. urządzeń służących produkcji).

W przepisach o podatku dochodowym nie ma zakazu zaliczania do kosztów takich wydatków ponoszonych przez zleceniodawców. Organy podatkowe co do zasady nie kwestionują możliwości uznania za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych ze szkoleniami dla kontrahentów, o ile pozostają one w związku z działalnością finansującego i nie są wydatkami o charakterze reprezentacji. Warto więc zauważyć, że przy okazji szkoleń lub kursów może się także pojawić usługa gastronomiczna (jako element takiego szkolenia).

Zapewnienie uczestnikom szkolenia w czasie przerw np. zimnych napojów, herbaty, kawy, ciast a nawet obiadu jest jednak działaniem zwyczajowo przyjętym i nieodłączną częścią usługi szkoleniowej. Nie można więc tego automatycznie traktować jako wydatków o charakterze reprezentacji, nawet jeżeli są ponoszone na rzecz osoby, która nie jest pracownikiem. Potwierdzają to interpretacje organów podatkowych, np. odpowiedzi Izby Skarbowej w Katowicach z 29 września 2010 (IBPBI/1/415-946/10/ESZ) i z 7 lutego 2011 (IBPBI/1/415-1180/10/ESZ), interpretacja Łódzkiego Urzędu Skarbowego z 27 sierpnia 2007 (ŁUS-II-2-423/246/07/AT) oraz pismo Izby Skarbowej w Warszawie z 31 sierpnia 2010 (IPPB3/423-429/10-2/MC).

Inne rozwiązania

Podsumowując, jeżeli w  związku z prowadzoną działalnością firma korzysta z usług podmiotów zewnętrznych i dla celów wykonania konkretnej umowy o  współpracy podmiot ten powinien mieć określoną wiedzę czy umiejętności wymagane przez firmę, to ma prawo skierować współpracownika na wybrane przez siebie szkolenie lub kurs, sfinansować mu je bezpośrednio (tak samo jak zrobiłaby to dla swojego pracownika, gdyby miał wykonywać analogiczne czynności), wziąć na siebie fakturę i uznać wydatek za koszt uzyskania przychodów.

Oczywiście innym rozwiązaniem byłoby sfinansowanie szkolenia przez współpracownika, a następnie przeniesienie kosztów na firmę, np. przez podwyższenie wynagrodzenia, ale uważam, że byłoby to działanie de facto sztuczne i pociągające za sobą tworzenie np. dodatkowych, zbędnych dokumentów księgowych. ?

Autorka jest doradcą podatkowym, współpracuje ze Spółką Doradztwa Podatkowego „Manugiewicz, Trzaska i Wspólnicy”