Opłata za duplikat faktury – czy można jej żądać

- Zgubiłem fakturę, którą otrzymałem od dostawcy Internetu. Aby odliczyć z niej VAT i zaliczyć wydatek do kosztów prowadzonej przeze mnie firmy, wystąpiłem o wydanie duplikatu. Dostawca Internetu żąda za to ode mnie opłaty. Czy ma do tego prawo?

– pyta czytelnik.

Zasady wystawiania faktur reguluje ustawa o VAT oraz rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (DzU nr 68, poz. 360).

Przepisy nie regulują

Z przepisów tych wynika jednoznacznie, że wystawienie faktury jest obowiązkiem przedsiębiorcy. W praktyce zdarza się jednak, że wysłana faktura nigdy do kontrahenta nie dociera, ulega zniszczeniu lub zaginięciu.

Wtedy sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę zgodnie z danymi zawartymi w jej kopii. Nie jest to czynność dobrowolna, zobowiązują go do tego przepisy. Faktura wystawiona ponownie musi zawierać wyraz „duplikat” i datę jej wystawienia. Dokument ten powinien być wystawiony w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Duplikat jest ponownie wystawioną na wniosek nabywcy fakturą, zawierającą dane zawarte w kopii faktury, której oryginał uległ zniszczeniu albo zaginął. Duplikat faktury, tak jak faktury korygującej, ma moc prawną równą fakturze pierwotnej. Dokumentuje więc w ten sam sposób zdarzenie gospodarcze i stanowi na równi z nią podstawę do odliczenia VAT naliczonego.

Przepisy nie zawierają regulacji zakazujących pobierania opłat za wystawianie i wysyłanie duplikatów faktur (podobnie jak, przynajmniej teoretycznie, nie jest zabronione pobieranie opłat za wystawianie „zwykłych” faktur, tj. faktur pierwotnych).

W konsekwencji wiele firm, w tym zwłaszcza operatorów sieci telefonicznych, uznało za dopuszczalne ich wprowadzenie za wystawianie i wysyłanie duplikatów faktur. Wielu odbiorców zgadza się na zapłatę. Brak duplikatu oznacza bowiem, że nie mają prawa odliczyć VAT zawartego w cenie towaru lub usługi.

Jeśli jednak sprzedawca nie uwzględni wniosku nabywcy o wydanie duplikatu faktury bez wynagrodzenia (nieodpłatnie), to kupujący straci prawo do obniżenia podatku należnego o naliczony. Wtedy nabywca może próbować dochodzić od swojego kontrahenta naprawienia szkody na podstawie przepisów prawa cywilnego. Uzależnienie wystawienia duplikatu od uiszczenia opłaty jest więc ryzykowne.

Tym bardziej że odmowa wystawienia faktury (a duplikat jest równoważny temu dokumentowi) jest wykroczeniem lub przestępstwem skarbowym. Wynika to z art. 62 § 1 i 5 kodeksu karnego skarbowego. W konsekwencji, jeżeli zdarzy się klient, który odmówi uiszczenia opłaty za wystawienie duplikatu, bezpieczniej jest mimo wszystko wystawić mu ten dokument.

Przemawia za tym również stare, ale wciąż aktualne, postanowienie I Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 13 października 2005 (1471/ NTR1/443-357a/05/ AS). Wynika z niego jednoznacznie, że obowiązek wystawienia duplikatu faktury lub faktury korygującej ma charakter bezwzględny. Sprzedawca nie ma prawa odmówić wydania takiego dokumentu.

Jeśli usługa, to opodatkowana

Jeśli jakaś firma (np. dostawca Internetu) zdecyduje się jednak na pobieranie jakiejś kwoty pieniędzy za wystawienie duplikatu faktury, to będziemy mieć do czynienia z poborem opłaty. Nie będzie ona miała jednak charakteru opłaty administracyjnej pobieranej przez  różnego rodzaju urzędy (nie wynika ona z przepisów). Nie jest to również kara lub odszkodowanie.

Istnieje więc ryzyko, że organy podatkowe potraktują odpłatne wystawienie duplikatu za usługę w rozumieniu VAT. Wtedy uznają, że w pobieranej opłacie zawarty jest 23-proc. VAT, a sama czynność powinna być udokumentowana fakturą.

Należy jednak rozróżniać między pobieraniem opłaty za wystawienie duplikatu a uzależnieniem wysłania go od pokrycia kosztów przesyłki, które jest prawnie i zwyczajowo dopuszczalne.

O ile więc udając się osobiście do kontrahenta raczej powinniśmy otrzymać duplikat za darmo, o tyle wysyłając wniosek o jego wystawienie, warto jednocześnie przesłać zaadresowaną do naszej firmy kopertę ze znaczkiem.

Tylko na wniosek

Duplikat faktury VAT wystawia sprzedawca na wniosek nabywcy wyłącznie w przypadku, gdy jej oryginał ulegnie zniszczeniu bądź zaginie. Jest to zatem sytuacja wyjątkowa, o szczególnym charakterze. Co istotne nabywca ma prawo żądać wystawienia duplikatów faktur bez podawania przyczyny tego żądania.

Ocena zasadności leży po jego stronie, bo wiąże się z jego uprawnieniami, a nie po stronie np. telefonii komórkowej. Dzieje się tak z uwagi na to, że utrata otrzymanych uprzednio faktur albo ich nieotrzymanie skutkuje u nabywcy utratą uprawnienia do odliczenia VAT nawet wówczas, gdy już wcześniej go dokonano.

W takiej sytuacji (gdy nabywca nie uzyska duplikatów) powstaje konieczność skorygowania złożonych deklaracji VAT. Potwierdza to m.in. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z 23 marca 2010 (I SA/Bd 11/10) i orzeczenie NSA z 2 listopada 1998 (SA/Sz 2430/97).

Wynika z nich, że organy podatkowe nie są zobowiązane do poszukiwania za podatnika stosownych dokumentów ani do odtwarzania przebiegu zdarzeń u jego kontrahentów. W interesie podatnika jest posiadanie faktur VAT aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Skoro utracił on fakturę, to powinien możliwie szybko podjąć starania o uzyskanie duplikatu, jeżeli nie chce narazić się na zarzut, w razie ewentualnej kontroli, że odliczenie podatku naliczonego było bezpodstawne.

Kiedy odliczyć

Odliczenie podatku naliczonego na podstawie duplikatu przysługuje nabywcy w okresie rozliczeniowym, w którym go otrzymano (lub jednym z dwóch następnych), jeśli podatnik nie otrzymał wcześniej oryginału pierwotnej faktury.

Gdy jednak pierwotnie faktura została przez podatnika otrzymana, a następnie zaginęła, to otrzymanie duplikatu nie wpływa na termin nabycia prawa do odliczenia podatku. Wtedy podatek naliczony powinien być odliczony w okresie, w którym podatnik otrzymał oryginał faktury (lub jednym z dwóch kolejnych).

Autorka jest konsultantką w Spółce doradztwa podatkowego Tax Advisors Group sp. z o.o.

Zobacz więcej w serwisach:

Dobra Firma » Podatki i księgi » VAT » Faktury VAT

Kontrola podatkowa i skarbowa » Przestępstwa i wykroczenia skarbowe