Nie zawsze jest to łatwe, tymczasem właściwa klasyfikacja jest bardzo istotna, bo nakłady na remont mogą być zaliczone od razu do kosztów podatkowych. Ulepszenia natomiast zwiększają wartość początkową obiektu i stają się takimi kosztami tylko poprzez odpisy amortyzacyjne.

Obowiązek podatnika

Obowiązek prawidłowego rozdziału robót na ulepszeniowe bądź remontowe spoczywa na podatniku.

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 grudnia 1999 (I SA/Wr 477/98)

sugeruje, że to służby techniczne, bazując na dokumentach źródłowych, powinny podejmować decyzję, czy prace wchodzą w zakres remontu, czy też są ulepszeniem: „Faktycznego (…) rozróżnienia charakteru poszczególnych robót budowlanych, z uwzględnieniem konieczności ewentualnego odróżnienia na podstawie kryteriów rzeczowych rekonstrukcji od remontu, może dokonywać jedynie biegły z zakresu budownictwa”.

Pomocne ustawowe definicje...

Przy podejmowaniu próby samodzielnej klasyfikacji prac warto sięgnąć do definicji ustawowych.

Ulepszenie

, którego odmianą jest modernizacja, zdefiniowane zostało w art. 16g ust. 13

ustawy o CIT

. „Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3500 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.” Analogiczną definicję mamy w

ustawie o PIT

(art. 22g ust. 17).

Ustawy podatkowe nie zawierają natomiast definicji pojęcia remontu. Znajdziemy ją w art. 3 pkt 8 ustawy z 7 lipca 1994 Prawo budowlane (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 243, poz. 1623 ze zm.). Jest to „wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na  odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych, niż użyto w stanie pierwotnym”.

...i orzecznictwo

Pomocne może być również orzecznictwo, a szczególnie dwa wyroki NSA. W orzeczeniu z 8 października 2010 (FSK 944/09) sąd dokonał następującego podziału: „cechą remontu nie jest to, że prace odtworzeniowe może podejmować jedynie podatnik, który wskutek własnego użytkowania doprowadził do zużycia środka trwałego, lecz to że w efekcie tych prac dochodzi do przywrócenia środka do stanu poprzedniego. Natomiast ulepszenie środka trwałego polega na jego przebudowie, rozbudowie, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji”.

Zgodnie z wyrokiem NSA z 23 listopada 2010 (FSK 1319/ 09) „różnica między nakładami na remont a nakładami na ulepszenie środków trwałych polega na tym, że pierwsze z nich zmierzają do podtrzymania, odtworzenia wartości użytkowej środków trwałych (konserwacja, naprawy), a drugie do podjęcia czy rozszerzenia działalności w drodze przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, powodującej istotną zmianę cech”.

Można zatem stwierdzić, że gdy poniesione nakłady na prace budowlane lub inne dotyczące np. biura zwiększą jego wartość użytkową w stosunku do  wartości początkowej (biuro zostaje unowocześnione, przebudowane lub przystosowane do  pełnienia innych funkcji), mamy do czynienia z ulepszeniem. Są to prace, w wyniku których następuje m.in.

- poprawa warunków bezpieczeństwa i higieny pracy,

- obniżenie kosztów eksploatacji,

- poprawa ochrony środowiska.

Jeśli jednak wykonywane są jedynie prace odtworzeniowe, które przywracają pierwotną użyteczność obiektu, mogą zostać potraktowane jako remont. Kluczowa jest więc odpowiedź na pytania, czy prace następują podczas eksploatacji biura i są wynikiem tej eksploatacji oraz czy efektem prac nie jest zwiększenie wartości technicznej i użytkowej budynku.

Warto też zwrócić uwagę, że często jednocześnie prowadzone są prace remontowe i ulepszeniowe. W takim wypadku ocena biegłych z zakresu budownictwa może okazać się niezbędna.

Remonty to koszty pośrednie

Koszty remontów zalicza się do kosztów pośrednich. W myśl art. 15 ust. 4d ustawy o CIT (art. 22 ust. 5c ustawy o PIT) stanowią one koszty uzyskania przychodu w dacie ich poniesienia.

Dniem poniesienia tych kosztów jest dzień, w którym ujęto je w księgach rachunkowych, na podstawie otrzymanej faktury lub rachunku czy innego dowodu (gdy brak faktury i rachunku).

Autorka jest konsultantką w Departamencie Outsourcingu Rachunkowości Grant Thornton Frąckowiak

Czytaj też artykuły:

Zobacz więcej w serwisach:

» PIT i CIT » Koszty » Amortyzacja » Kiedy remont, kiedy ulepszenie

» PIT i CIT » Koszty » Amortyzacja » Amortyzacja nieruchomości i praw do nieruchomości

» Podatki i księgi » Podatek dochodowy » PIT i CIT » Koszty » Co można wrzucić w koszty