Jak rozliczyć usługę zarządzania flotą

Firmy, które użytkują wiele samochodów, często powierzają zarządzanie nimi firmom leasingowym. Dzięki temu nie muszą się martwić np. o ich serwisowanie. Jeśli usługi te dotyczą samochodów, przy których leasingu można odliczać cały VAT zawarty w ratach, to te dodatkowe usługi nie budzą wątpliwości.

Powstają one jednak, gdy leasingodawca zarządza samochodami osobowymi. Chodzi o auta, przy leasingu których można odliczyć 60 proc. VAT naliczonego, nie więcej niż  6000 zł. Pojawia się bowiem pytanie, czy limit ten dotyczy również usług zarządzania flotą samochodową.

Zarządzanie i doradztwo

Problemem tym zajmowała się Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 28 lutego 2011 (IPPP1-443-1280/10-3/EK). Z pytaniem zwróciła się spółka świadcząca usługi reklamowe, której cała działalność jest opodatkowana podstawową stawką VAT.

Zawarła z jedną z firm leasingowych umowę ramową dotyczącą ogólnych warunków leasingu operacyjnego samochodów. Reguluje ona zasady i warunki, na jakich leasingodawca może oddać spółce pojazdy w leasing operacyjny. W momencie podpisania zamówienia na konkretny samochód dostawczy lub osobowy i protokołu zdawczo-odbiorczego postanowienia umowy ramowej stają się wiążącą dla obu stron umową leasingu operacyjnego.

Jednocześnie umowa ramowa przewiduje, że wszelkie inne usługi dotyczące leasingowanych samochodów będą przedmiotem odrębnych umów, a płatności z nich wynikające nie będą wliczane do miesięcznej raty leasingowej.

W związku z tym podpisano dodatkową umowę zarządzania flotą spółki. Dotyczy ona m.in. opracowania raportów o  użytkowanych pojazdach (m.in. przebiegu, zużyciu paliwa), doradztwa polegającego na optymalizacji kosztów, zapewnienia bieżących przeglądów, napraw i serwisu (w tym wymiany opon) oraz pomocy w zakresie zawarcia z zakładem ubezpieczeń umów ubezpieczenia.

Jak brzmi przepis

Spółka zapytała, czy zawarty przepisach o podatku od towarów i usług limit odliczenia VAT od rat leasingowych samochodów osobowych (60 proc. podatku wynikającego z faktury, nie więcej niż 6000 zł) dotyczy również usług zarządzania flotą?

W odpowiedzi izba skarbowa zgodziła się, że w opisanej sytuacji nie ma on zastosowania. W wyjaśnieniach powołała się na art. 3 nowelizacji ustawy o VAT i ustawy o transporcie drogowym (DzU z 2010 r. nr 247, poz. 1652).

Dotyczy on okresu od 1 stycznia 2011 do 31 grudnia 2012. Ust.1 tego przepisu mówi, że przy nabyciu samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczalnej 3,5 tony kwotę VAT naliczonego stanowi 60 proc. kwoty podatku określonej w fakturze (lub kwoty podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów albo kwoty podatku należnego od dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca), nie więcej jednak niż 6000 zł.

W ust. 2 tego przepisu zostały wymienione pojazdy, których to ograniczenia nie obejmują. W  rozpatrywanej sytuacji najistotniejszy jest jednak art. 3 ust. 6 nowelizacji. Dotyczy on bowiem usługobiorców użytkujących samochody osobowe oraz inne pojazdy samochodowe na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze.

Wtedy kwotę VAT naliczonego stanowi 60 proc. VAT od czynszu (raty) lub innych płatności wynikających z zawartej umowy, udokumentowanych fakturą. Tu również obowiązuje limit kwotowy w wysokości 6000 zł.

Izba skarbowa wyjaśnia, że przepisy te modyfikują zawartą w art. 86 ust. 2 ustawy o VAT definicję podatku naliczonego.

Zgodnie z nimi ograniczenie dotyczy każdej należności, która wynika z zawartej umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, i obejmuje wszystkie opłaty składające się na wynagrodzenie wydzierżawiającego (leasingodawcy) z tytułu oddania dzierżawcy (leasingobiorcy) do użytkowania samochodu osobowego lub innego pojazdu, którego dotyczą limity odliczenia VAT.

Czego dotyczy limit

Izba podkreśliła, że limit dotyczy przede wszystkim czynszu (raty), a więc opłaty za używanie samochodu na podstawie umowy leasingu.

Poza tym stosuje się go do innych płatności wynikających z zawartej umowy. Potwierdza to, że intencją ustawodawcy było, aby przepis znalazł zastosowanie do wszystkich płatności, jakie zostały wskazane w umowie leasingu.

Decyduje umowa

Izba zauważyła jednak, że w rozpatrywanej sytuacji mamy do czynienia z dwoma odrębnymi umowami, tj. leasingu operacyjnego pojazdów i umową o świadczenie dodatkowych usług. Strony transakcji zadecydowały więc o oddzielnym uregulowaniu kwestii leasingu i  usług zarządzania flotą.

Leasingodawca zapewnia zatem wnioskodawcy dwa odrębne świadczenia. Na  tej podstawie Izba Skarbowa w Warszawie uznała, że do  usług zarządzania flotą nie będą miały zastosowania ograniczenia odliczania VAT zawarte w art. 3 ust. 6 nowelizacji ustawy o VAT.

Odpowiedź jest więc korzystna dla podatnika. Warto jednak zauważyć, że jeśli postanowienia dotyczące leasingu i zarządzania flotą znalazłyby się w jednej umowie, to prawdopodobnie interpretacja byłaby inna. Wtedy izba skarbowa mogłaby uznać, że opłaty za dodatkowe usługi są to „inne płatności”, o których mowa w art. 3 ust. 6 nowelizacji, i limit ma do nich zastosowanie. Zawierając umowy z firmami leasingowymi, warto o tym pamiętać.