Spółki należące do międzynarodowych przedsiębiorstw zawierając umowy z podmiotami powiązanymi, muszą sporządzić dokumentacje podatkowe zgodnie z regulacjami obowiązującymi w poszczególnych krajach.
W celu wypełnienia tego obowiązku często decydują się na przekazanie tego zadania jednej ze spółek, która przygotowuje dokumentację dla całej grupy. Takie rozwiązanie pozwala na znaczne oszczędności.
[srodtytul]Na potrzeby centrali[/srodtytul]
Problem w tym, że wtedy dokumentacja opracowywana jest najczęściej pod kątem wymogów właściwych dla jurysdykcji spółki matki. Poza tym większość sił i środków poświęcona jest na dokumentowanie transakcji między spółką matką i podmiotami powiązanymi.
Tym samym zapomina się o innych umowach, czyli zawieranych między spółkami powiązanymi z grupy (bez udziału spółki matki).
Centralne opracowanie przekazywane jest następnie spółkom z grupy działającym na lokalnych rynkach krajowych, aby posłużyły się nim przy wypełnieniu obowiązku dokumentacyjnego. Niestety, jednostki często ograniczają się jedynie do przetłumaczenia otrzymanej dokumentacji. W wielu wypadkach nie jest ona weryfikowana przez poszczególne spółki.
[srodtytul]Ryzyko zakwestionowania[/srodtytul]
Tymczasem wskazane jest jej uzupełnienie o dodatkowe transakcje oraz dostosowanie do obowiązujących w poszczególnych krajach przepisów z zakresu cen transferowych. W przeciwnym razie pojawia się ryzyko:
- zakwestionowania zgodności sporządzonej dokumentacji z przepisami,
- uznania informacji zamieszczonych w dokumentacji za nieprawdziwe, jeśli w wyniku kontroli (w szczególności po rozmowach z przedstawicielami lokalnej spółki) okaże się, że rzeczywista współpraca odbiega od transakcji opisanej w dokumentacji,
- pominięcia niektórych transakcji, które zawierane są bez udziału centrali,
- związane z zawartymi w dokumentacji opisami, które zgodnie z praktyką cen transferowych rozwiniętą w danej jurysdykcji, mogą być kwestionowane przez organy podatkowe,
- nieprecyzyjnego tłumaczenia i konsekwencji z tym związanych (np. dokumentacja tłumaczona przez osobę, która nie miała styczności z terminologią i problematyką cen transferowych, może wymagać wielu istotnych poprawek).
[srodtytul]Międzynarodowe wytyczne[/srodtytul]
Mając na względzie różnice w podejściu lokalnych władz skarbowych do kontroli transakcji zawieranych pomiędzy podmiotami powiązanymi, dostosowanie dokumentacji jest niezbędne. Trzeba bowiem pamiętać, że w każdej jurysdykcji wykształcone zostały nieco odmienne praktyki opracowania dokumentacji i sposoby prezentacji informacji.
Opracowywanie odrębnej dla każdego podmiotu z grupy dokumentacji podatkowej wiąże się jednak z dużym obciążeniem dla przedsiębiorstw międzynarodowych. Dlatego została opracowana koncepcja wspólnego scentralizowanego podejścia do dokumentacji w krajach UE.
Zgodnie z wytycznymi Wspólnego Forum Unii Europejskiej ds. Cen Transferowych (EU Joint Transfer Pricing Forum) zapisanymi w europejskim kodeksie postępowania COM (2005) 543 final (EU Code of Conduct) dokumentacja cen transferowych składa się z:
- dokumentacji ogólnej, nazywanej również centralną (ang. masterfile), z uniwersalnymi elementami dotyczącymi wszystkich spółek w grupie (w tym opis grupy, charakterystyka transakcji, zasady i polityka ustalania cen transferowych, strategia grupy etc.), opracowanej w języku zrozumiałym we wszystkich krajach grupy,
- dokumentacji szczegółowej (tzw. krajowej) z elementami właściwymi dla danej jurysdykcji i wymaganymi w danym kraju (np. analiza korzyści dla zakupu usług i świadczeń niematerialnych), opracowanej w języku kraju, którego dokumentacja dotyczy, i w miejscu, gdzie w razie konieczności będzie prezentowana władzom podatkowym.
[ramka][b]Komentuje Anna Sikora-Lizak, doradca podatkowy, szef zespołu cen transferowych w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy[/b]
Dla wielu podatników stosowanie propozycji z wytycznych Wspólnego Forum Unii Europejskiej ds. Cen Transferowych jest optymalnym rozwiązaniem.
Pozwalają one bowiem wykorzystać centralną dokumentację cen transferowych i dzięki temu obniżyć koszty funkcjonowania poszczególnych spółek należących do grupy kapitałowej.
Jednocześnie ograniczają ryzyko zakwestionowania rozliczeń przez władze podatkowe poszczególnych państw. Trzeba jednak uwzględnić, że dokumentacja centralna najczęściej przygotowywana jest przez spółkę matkę, natomiast krajowa przez spółkę lokalną.
Kluczowe znaczenie ma więc współpraca i komunikacja między spółkami przy przygotowywaniu właściwych opracowań.
Pozwala to przedstawić spójny obraz rzeczywistego przebiegu transakcji. Model ten wydaje się bezpieczny i mniej kosztowny niż opracowywanie odrębnej dokumentacji przez każdą ze spółek. [/ramka]
