Samochód w firmie ma służyć celom prowadzonej przez pracodawcę działalności gospodarczej: dowiezieniu towaru do kontrahenta, przemieszczeniu się pracownika na spotkanie z klientem.

Niekiedy może być formą wynagrodzenia (bonusu) dla pracownika. Różne wykorzystanie auta w działalności gospodarczej pociąga za sobą także różne konsekwencje podatkowe.

[srodtytul]Na spotkanie z klientem[/srodtytul]

Jeżeli pracownik jedzie firmowym samochodem na spotkanie z klientem, to nie można mówić o powstaniu jakiegokolwiek przychodu podatkowego. Wykonuje bowiem swoje obowiązki służbowe. Nie kwestionują tego także organy podatkowe.

Inaczej, gdy będzie odwoził dzieci do szkoły, małżonka do pracy, a w weekend jeździł na zakupy czy wycieczki. Nie są to cele związane z działalnością pracodawcy. Służbowe auto jest wykorzystywane na cele prywatne pracownika. Po jego stronie powstaje wówczas przychód.

Gdyby bowiem chciał wykorzystać inny samochód do załatwienia spraw prywatnych, musiałby go kupić, wynająć lub wziąć taksówkę. A to wymagałoby poniesienia określonego wydatku. Wykorzystanie samochodu służbowego oznacza, że pracownik go nie poniesie. Uzyskuje więc przychód podatkowy.

[srodtytul]Za darmo lub za odpłatnością[/srodtytul]

Wykorzystanie samochodów służbowych na cele prywatne pracownika może mieć dwie formy: nieodpłatną oraz odpłatną. W pierwszym przypadku wartość tego świadczenia pracodawca dolicza do przychodów pracownika i opodatkowuje. Pracownik ponosi koszty podatku i składek na ubezpieczenie społeczne obliczonych od tej części przychodu i potrąconych z wynagrodzenia.

W drugim przypadku zawierana jest umowa najmu samochodu, na podstawie której pracownik płaci pracodawcy wynagrodzenie za korzystanie ze służbowego auta. Zaoszczędzi na PIT i składkach ZUS, będzie musiał jednak zapłacić czynsz najmu powiększony o VAT. Ta druga forma rozliczeń zyskuje w ostatnim czasie coraz więcej zwolenników.

Bez względu jednak na sposób rozliczeń wartość przychodu i wysokość czynszu najmu powinny być ustalone według tych samych reguł (w tej samej wysokości).

[srodtytul]Dojazdy do pracy[/srodtytul]

Wartość dojazdu do i z pracy samochodem służbowym też zasadniczo powinna być traktowana jako przychód pracownika. Może być to jednak uzależnione od stanowiska i charakteru wykonywanej pracy.

Pracownik na stanowisku przedstawiciela handlowego, którego praca polega głównie na dojazdach do klientów, będzie wykorzystywał pojazd do celów służbowych. W tym wypadku nie ma mowy o wykorzystywaniu go na dojazdy do pracy.

Pracodawcy z reguły na stałe powierzają samochody przedstawicielom handlowym, ponieważ nie wykonują oni pracy w biurze, lecz w terenie.

Bezzasadne byłoby oczekiwanie, że będą dojeżdżali do siedziby pracodawcy, brali samochód i dopiero jechali do klientów, a po skończonym dniu pracy odstawiali auto na firmowy parking. Przedstawiciele handlowi rozpoczynają pracę już z chwilą wyjścia z domu, co potwierdził także [b]Sąd Najwyższy w wyroku z 3 grudnia 2008 r. (I PK 107/08). [/b]

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, by pracodawca i przedstawiciel handlowy umówili się, że pracownik będzie odbierał samochód z firmowego parkingu i odstawiał go tam po pracy. Inaczej, jeśli chodzi o pracowników biurowych. Dojeżdżając służbowym autem do i z miejsca pracy, używają samochodów służbowych do celów prywatnych, wobec czego uzyskują przychód podatkowy.

[srodtytul]Można parkować w pobliżu domu[/srodtytul]

Parking firmowy nie zawsze jest jednak położony w siedzibie pracodawcy (zdarza się, że nie ma parkingu strzeżonego lub powierzchnia parkingowa jest ograniczona). Wówczas pracownik, który wykorzystuje samochód w pracy, w drodze do firmy wstępuje po niego na parking wskazany przez pracodawcę, a po zakończeniu pracy odstawia tam pojazd.

W takiej sytuacji, co oczywiste, dojazdy pracownika do siedziby firmy z parkingu dla samochodów służbowych nie będą rodzić powstania przychodu. Interpretacja ta nie budzi obiekcji, gdy parking wskazany przez pracodawcę znajduje się bliżej siedziby firmy niż domu pracownika.

Zdarza się jednak, że pracodawcy jako miejsce postoju firmowego auta wskazują parking w pobliżu miejsca zamieszkania pracownika, nakładając na niego wprost obowiązek parkowania samochodu na noc w tym właśnie miejscu. Jednocześnie nie traktują przejazdów pracownika do pracy jako jego przychodu podatkowego.

W dotychczasowych interpretacjach organy podatkowe akceptowały taki sposób postępowania. Aby jednak nie popaść w konflikt z fiskusem, należy odpowiednio uregulować zakres obowiązków i zasady używania samochodów służbowych do celów prywatnych. Całkowite bezpieczeństwo da jednak dopiero uzyskanie indywidualnej (pozytywnej) interpretacji ministra finansów.

[srodtytul]Przejazdy członków zarządu[/srodtytul]

Dojazdy do pracy członków zarządu także powinny być traktowane jako ich przychód podatkowy. Nie ma podstaw do różnicowania przejazdów szeregowych pracowników i osób zarządzających przedsiębiorstwem. Co innego, gdyby taki menedżer zarządzał nie przedsiębiorstwem, a Ministerstwem Finansów.

Wówczas z uwagi na swoją dyspozycyjność na tym stanowisku jego przejazdy z domu do pracy byłyby – zdaniem pracowników fiskusa – przejazdami służbowymi (pisała o tym „Rz” 12 listopada 2009 r.). Oczywiście prezes firmy, w przeciwieństwie do ministra finansów, nie musi wykazywać się dyspozycyjnością na zajmowanym stanowisku.

Nie sposób nie odnieść wrażenia, że mamy do czynienia z podwójnymi standardami, w zależności od tego do czyjej sięgamy kieszeni.

[ramka][b]Co z kosztami i VAT[/b]

Nieodpłatne udostępnienie samochodu służbowego należy traktować jako element wynagrodzenia za świadczoną pracę. Wartość tego świadczenia – odpowiadająca wysokości uzyskanego przez pracownika przychodu – naszym zdaniem powinna być kosztem podatkowym pracodawcy na równi z wynagrodzeniem pieniężnym. Czasami można spotkać się z tym, że organy podatkowe, całkowicie błędnie, nie uznają świadczeń rzeczowych na rzecz pracowników za koszty podatkowe.

Aby zminimalizować ryzyko takiego podejścia, umowy z pracownikami powinny jednoznacznie wskazywać, że oprócz pensji w gotówce otrzymają oni – jako formę wynagrodzenia – określone świadczenia rzeczowe, w tym nieodpłatnie samochód. Problemu z kosztami nie będzie, jeżeli pracodawca odpłatnie wynajmie samochód pracownikowi.

Przekazanie samochodu służbowego, w związku z którym pracodawca odlicza podatek naliczony (zarówno przy zakupie, jak i od kosztów eksploatacji), powoduje obowiązek naliczenia VAT należnego, w części przypadającej na prywatne jego wykorzystanie. Problem taki nie powstanie, jeżeli pracodawca odpłatnie wynajmie samochód pracownikowi, a ten będzie płacić czynsz opodatkowany VAT.[/ramka]

[ramka][b]Stanowisko fiskusa[/b]

Jak czytamy w [b]interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 4 lutego 2009 r. (IBPBII/1/415-89/09/HK)[/b]: „przydzielenie samochodu służbowego, wynikające z charakteru pracy na danym stanowisku, nie stanowi przychodu pracownika ze stosunku służbowego, o ile samochód ten jest wykorzystywany w celach służbowych.

W konsekwencji przejazdy z oraz do miejsca parkowania nie będą również generowały przychodu ze stosunku pracy.

Przejazdy te bowiem stanowią realizację celu służbowego, jakim jest dbałość o powierzone mienie spółki wyrażająca się poprzez parkowanie samochodu służbowego w miejscu gwarantującym w najwyższym możliwym stopniu jego bezpieczeństwo, a tym samym stałą gotowość do użytkowania i osiągania przychodu”.

Tak samo uznała [b]Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 19 maja 2010 r. (IPPB2/415-168/10-2/AS)[/b].[/ramka]

[i]Jarosław Sawicki jest doradcą podatkowym, szefem Działu Doradztwa Prawnego i Podatkowego dla Pracodawców w Kancelarii Doradztwa Podatkowego Roberta Bema w Warszawie

Piotr Rydzewski jest doradcą podatkowym, szefem Działu Postępowań Podatkowych i Sądowych w tej kancelarii[/i]

[ramka] [b] Czytaj też artykuł[/b] [link=http://www.rp.pl/artykul/149886,554765-Jak-obliczyc-wartosc-prywatnych-przejazdow.html]Jak obliczyć wartość prywatnych przejazdów[/link][/ramka]