Firmy ciągle nie wiedzą, jakie wydatki wolno uznać za reprezentację

Podatkowym kosztem nie są bowiem wydatki na reprezentację. Problem w tym, że przepisy nie definiują tego pojęcia. Dlatego spory o rozliczenie kosztów dochodzą często do sądu.

[srodtytul]Upominki z logo[/srodtytul]

Czy do kosztów można zaliczyć wydatki na prezenty dla klientów? Z interpretacji fiskusa co do zasady wynika, że trzeba ocenić, czy firma wręcza je po to, aby zachęcić klientów do zakupów (reklama), czy też chce zbudować swój pozytywny obraz poprzez wystawne działania (reprezentacja). Jeśli drobne prezenty nie miały charakteru reprezentacyjnego, urzędy nie sprzeciwiają się rozliczaniu ich w kosztach.

Trudno bowiem uznać za okazałe i wystawne drobne gadżety z firmowym logo (długopisy, kubki, kalendarze i breloczki) rozdawane np. masowo na targach. Wręcz przeciwnie, „wyróżniać się” raczej będzie tam firma, która nie daje żadnych pamiątek potencjalnym klientom. A zatem przekazanie zwykłych reklamowych gadżetów to normalny biznesowy zwyczaj, a nie działanie reprezentacyjne.

Sprawa rozpatrywana przez [b]Naczelny Sąd Administracyjny (wyrok z 2 lutego 2010 r., II FSK 1472/08)[/b] pokazuje jednak, że problemy mogą też być z rozliczeniem zwykłych gadżetów.

Spółka handlująca olejami, płynami i akcesoriami samochodowymi wręczała klientom drobne upominki opatrzone znakami lub nazwami marek sprzedawanych produktów (np. Castrol lub Borygo). Były to długopisy, zapalniczki, parasole, koszulki, breloczki. Spółka twierdziła, że wręcza je w celach reklamowych, aby utrwalić nabywcom nazwę lub logo produktów. Ma to zachęcić do dalszych zakupów i w konsekwencji zwiększyć przychody spółki. Wydatki na prezenty mogą więc być odliczone od przychodu.

Urząd skarbowy miał jednak inne zdanie. Stwierdził, że wydatki na gadżety z logo marki sprzedawanych produktów są kosztami reprezentacji. Rozdając je, firma chce bowiem zbudować dobry wizerunek wśród klientów.

Spółce nie pomogła też skarga do sądu. WSA w Poznaniu uznał, że [b]rozdawanie klientom prezentów z logo obcych produktów nie ma na celu reklamy sprzedawcy, ale podniesienie jego prestiżu.[/b] Także NSA potwierdził, że wręczanie upominków ze znakiem producenta (a nie sprzedawcy) to forma reprezentacji.

Wydatków na ich zakup nie można więc zaliczyć do podatkowych kosztów. Jak czytamy w wyroku: „to, co promuje logo danej firmy, jest reklamą, natomiast to, co przy wykorzystaniu logo innych firm ma służyć dobremu wizerunkowi własnej firmy, należy do sfery reprezentacji”.

[srodtytul]Lunch z kontrahentem[/srodtytul]

Czy działaniem reprezentacyjnym jest zaproszenie klienta do restauracji? Urzędy z reguły nie akceptują rozliczania w kosztach spotkań poza firmą. Argumentują, że zaproszenie kontrahenta do restauracji ma na celu podniesienie prestiżu przedsiębiorcy. W ten sposób kreuje swój pozytywny wizerunek. Mimo że spotkanie w knajpie to normalny biznesowy zwyczaj.

[b]Fiskus nie kwestionuje natomiast kosztów poczęstunku w siedzibie firmy. Wynika z tego, że o rozliczeniu wydatku decyduje miejsce konsumpcji.[/b]

Z takim automatycznym podziałem wydatków nie zgodził się[b] Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy. W wyroku z 16 marca 2010 r. (I SA/Bd 17/10)[/b] podkreślił, że nie każdy koszt poniesiony na konsumpcję ma charakter reprezentacji. Mamy z nią do czynienia wtedy, gdy wydatki wychodzą poza ustalone normy i zwyczaje. Spotkanie musi więc być wytworne i wystawne, a jego celem jest wyłącznie kreowanie wizerunku firmy. O kwalifikacji wydatków nie może zaś decydować miejsce spotkania z klientem.

[srodtytul]Impreza integracyjna[/srodtytul]

Jak rozliczyć przyjęcia, w których biorą też udział kontrahenci? Z [b]wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 14 maja 2010 r. (III SA/Wa 2257/09)[/b] wynika, że przedsiębiorca powinien wyodrębnić dotyczące ich wydatki. Ewentualne trudności w rozdzielaniu nakładów nie mogą powodować, że cała zapłacona za imprezę kwota będzie kosztem.

Sąd podkreślił też, że samo wystawienie bannerów reklamowych i produktów spółki nie przesądza o reklamowym charakterze spotkafnia.

Także w [b]wyroku z 12 czerwca 2008 r. (III SA/Wa 157/08) WSA w Warszawie[/b] uznał, że wydatki na imprezę dla kontrahentów są kosztami reprezentacji, gdyż mają na celu przede wszystkim stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy i ułatwienie zawarcia umowy bądź kontraktu.