Mogą to być np. pojazdy wynajęte, użyczone np. przez członków rodziny, będące własnością pracowników, członków zarządu spółki, wspólników, zaliczane do prywatnego majątku przedsiębiorcy.

[srodtytul]Osobowe z ograniczeniem[/srodtytul]

Jeśli są wykorzystywane na potrzeby firmy, poniesione w związku z tym wydatki są kosztem podatkowym, choć nie zawsze w całości. Otóż gdy do celów działalności wykorzystywany jest niezaliczany do jej majątku samochód osobowy, musi być dla niego prowadzona ewidencja przebiegu, a koszty używania mogą być rozliczone w kosztach podatkowych tylko do wysokości określonego w przepisach limitu.

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 51 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o CIT[/link] i art. 23 ust. 1 pkt 46 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawy o PIT[/link] nie zalicza się bowiem do kosztów uzyskania przychodu wydatków z tytułu kosztów używania, na potrzeby działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika (w wypadku osób fizycznych – niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych) – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika przez stawkę za jeden kilometr przebiegu określoną w przepisach wydanych przez właściwego ministra (jest to tzw. kilometrówka).

[srodtytul]Zwrot wydatków pracownikom[/srodtytul]

Jeśli chodzi o auta udostępnione przez pracowników, zastosowanie ma art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o PIT, wyłączający z kosztów podatkowych wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów (osobowych jak i innych) na potrzeby podatnika:

- w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

- w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Obowiązujące stawki określa rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.) zobacz artykuł [link=http://www.rp.pl/artykul/387925.html]"Przejazdy służbowe muszą być odpowiednio udokumentowane"[/link]

[srodtytul]Wyjątek dla leasingu[/srodtytul]

Jedyny wyjątek od tej reguły dotyczy samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu operacyjnego (musi to być leasing spełniający warunki określone w przepisach ustaw o podatku PIT i CIT) – dla nich nie ma potrzeby prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, i wszystkie wydatki związane z ich eksploatacją a także raty leasingowe są kosztem podatkowym bez ograniczeń.

Tak wynika z art. 16 ust. 3b ustawy o CIT i art. 23 ust. 3b ustawy o PIT. Przy czym dotyczy to nie tylko wyleasingowanego pojazdu, ale też np. samochodu osobowego zastępczego udostępnionego przez leasingodawcę w razie konieczności serwisowania leasingowanego auta, o ile taki obowiązek wynika z umowy leasingu. Samochód zastępczy wtedy też jest bowiem używany na podstawie umowy leasingu (zob. [b]wyjaśnienia Pomorskiego Urzędu Skarbowego z 6 lutego 2007 r., DP/4230172/06)[/b].

Oczywiście także koszty eksploatacji samochodów innych niż osobowe (ciężarowych, specjalistycznych) niestanowiących składników majątku podatnika (np. wynajętych) nie podlegają żadnym ograniczeniom. Pod warunkiem że zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania albo zabezpieczenia jego źródła.

[srodtytul] Konieczne dokumenty[/srodtytul]

Jak już wspomnieliśmy, niezbędnym warunkiem rozliczenia w kosztach firmy wydatków na eksploatację samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku przedsiębiorcy jest prowadzenie dla niego ewidencji przebiegu. Obowiązek ten wynika z art. 23 ust. 5 i 7 ustawy o PIT i art. 16 ust. 5 ustawy o CIT. Na jej podstawie określa się, w jakim stopniu auto faktycznie było wykorzystywane do celów firmy. Jeśli na potrzeby działalności jest używanych kilka takich samochodów, dla każdego z nich odrębnie należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Pamiętać przy tym należy, że prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie zwalnia podatnika z obowiązku posiadania dowodów poniesienia wydatków zobacz artykuł [link=http://www.rp.pl/artykul/387925.html]"Przejazdy służbowe muszą być odpowiednio udokumentowane"[/link].

[srodtytul]Co ewidencjonujemy[/srodtytul]

Ewidencja może być prowadzona w dowolnej formie (np. w zwykłym zeszycie), musi jednak zawierać następujące dane:

- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

- kolejny numer wpisu,

- datę i cel wyjazdu,

- dokładny opis trasy (skąd – dokąd),

- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

- stawkę za kilometr przebiegu,

- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu oraz

- podpis podatnika i jego dane,

- uwagi.

Po zakończeniu miesiąca ewidencja musi być potwierdzona przez podatnika. Warto pamiętać o tym wymogu, zwłaszcza gdy ewidencję prowadzi pracownik, zleceniobiorca czy inna osoba używająca samochodu na potrzeby firmy, a nie sam przedsiębiorca.

[srodtytul]Kompletna i rzetelna[/srodtytul]

W ewidencji należy ujmować jedynie służbowe wyjazdy. W [b]wyroku NSA z 7 kwietnia 1998 r. (III SA 868/97)[/b] czytamy: „Podatnik w prowadzonej przez siebie ewidencji przebiegu pojazdu ma obowiązek ścisłego określenia celu wyjazdu, który winien być oceniony w kategoriach, czy był on niezbędny dla osiągnięcia przychodu”.

Brak ewidencji spełniającej wszystkie wskazane wyżej warunki uniemożliwia zaliczenie wydatków związanych z eksploatacją pojazdów do kosztów podatkowych, nawet jeśli przedsiębiorca ma inne dowody wykorzystania pojazdu do celów służbowych.

Potwierdzają to wyjaśnienia organów podatkowych. Przykładowo [b]Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 1 czerwca 2009 r. (IBPBI/1/415-210/ 09/KB)[/b], odpowiadając na pytanie przedsiębiorcy, który zamierzał wynajmować samochody od swoich pracowników w celu świadczenia usług taxi, stwierdziła, że ewidencjonowanie świadczonych usług za pomocą kas fiskalnych zainstalowanych w każdym z tych samochodów nie może zastępować prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów. Wystawiane paragony nie zawierają bowiem wszystkich niezbędnych elementów właściwych dla tej ewidencji, określonych w art. 23 ust. 7 ustawy o PIT. Nie pomógł argument przedsiębiorcy, że liczba wykonanych usług na dobę spowoduje znaczne utrudnienia w prowadzeniu takiej ewidencji.

Także [b]Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 28 października 2008 r. (ITPB1/415-454/08/PSZ)[/b] uznała za niewystarczające ustalanie liczby faktycznie przejechanych kilometrów na podstawie stanu liczników ogólnych pojazdu i taksometru, potwierdzonego wydrukami niefiskalnymi z kasy fiskalnej, bez podania pełnego opisu trasy (skąd – dokąd), a jedynie wskazania, że jest to „miasto G.”.

Stanowisko organów podatkowych ma też poparcie w orzecznictwie. Sądy administracyjne wielokrotnie wskazywały na konieczność rzetelnego i zgodnego z przepisami dokumentowania służbowych przejazdów w ewidencji przebiegu pojazdu (zob. np. [b]wyroki WSA: w Bydgoszczy z 11 sierpnia 2009 r., I SA/Bd 311/09, w Gdańsku z 11 września 2008 r., I SA/Gd 248/08, w Kielcach z 16 kwietnia 2009 r., I SA/Ke 449/08[/b] czy [b]NSA z 8 lutego 2007 r., II FSK 189/06).[/b]

[ramka][b]Przy ryczałcie inaczej[/b]

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie dotyczy sytuacji, gdy pracownik używa prywatnego samochodu osobowego dla celów służbowych w jazdach lokalnych i otrzymuje zwrot wydatków z tego tytułu w postaci miesięcznego ryczałtu pieniężnego. W pozostałych przypadkach, tzn. gdy za jazdy lokalne pracownik dostaje zwrot kosztów w kwocie uwzględniającej liczbę faktycznie przejechanych w celach służbowych kilometrów a także gdy wybiera się prywatnym samochodem w podróż służbową, taka ewidencja jest konieczna, by pracodawca mógł te wydatki zaliczyć do swoich kosztów uzyskania przychodów. [/ramka]