[b]Zamierzam rozpocząć działalność gospodarczą. W firmie będę wykorzystywał meble, sprzęt komputerowy, części elektroniczne, oprogramowanie itd. oraz materiały zużywane do produkcji. Niektóre z nich kupiłem dwa – trzy lata temu. Nie mam rachunków. W jaki sposób je wycenić i jak zewidencjonować?[/b] – pyta czytelnik DF.

To zależy od charakteru tych przedmiotów. Zakładamy, że czytelnik będzie opodatkowany na zasadach ogólnych i będzie rozliczał się z podatku dochodowego prowadząc księgę przychodów i rozchodów.

[srodtytul]Według oficjalnego wzoru [/srodtytul]

Szczegółowe zasady prowadzenia księgi normuje [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=170500]rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. (DzU nr 152, poz.1457 ze zm.)[/link]. W nim też ustalony został oficjalny urzędowy wzór księgi, którym przedsiębiorca musi się posługiwać. Integralnie z nim związane są objaśnienia do niej. Są one dla prowadzącego księgę wiążące, a jednocześnie ułatwiają jej prowadzenie.

W myśl rozporządzenia przedsiębiorca wraz z tą księgą ma obowiązek prowadzić także inne ewidencje:

- ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

- ewidencję wyposażenia.

Dodatkowe ewidencje prowadzą podatnicy zatrudniający pracowników, prowadzący działalność kantorową i lombardy. Ci natomiast, którzy zdecydowali się na powierzenie prowadzenia księgi biuru rachunkowemu, muszą – dodatkowo – prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży. Jeśli jednak ewidencjonują obrót za pomocą kas fiskalnych, ostatniej z tych ewidencji nie prowadzą. Wystarczy kasa fiskalna lub ewidencja sprzedaży dla celów [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=172827]VAT[/link] (por. § 8 ust. 2, 3 i 4 rozporządzenia z 2003 r.).

Składniki majątkowe wskazane w pytaniu mają różny charakter. Wśród nich są takie, które będą figurowały w remanencie, inne w ewidencji środków trwałych, a część także prawdopodobnie w ewidencji wyposażenia.

[srodtytul]Najpierw remanent [/srodtytul]

Zacznijmy od remanentu, czyli spisu z natury. Przed zaprowadzeniem podatkowej księgi przy- chodów i rozchodów i dokonaniem w niej pierwszego wpisu dotyczącego uzyskanego przychodu lub pierwszego poniesionego wydatku należy wpisać do niej wartość remanentu – spisu z natury. O terminie sporządzenia spisu trzeba zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego na piśmie, co najmniej na siedem dni przed datą jego sporządzenia. Spis sporządza się na dzień rozpoczęcia działalności. W remanencie tym ujmuje się tylko następujące towary stanowiące własność podatnika znajdujące się w jego zakładzie, a także poza nim:

- materiały i towary handlowe,

- półwyroby (półfabrykaty),

- wyroby gotowe i braki własnej produkcji,

- odpady użytkowe a także

- towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika (tych ostatnich się nie wycenia).

Podatnik ma dwie możliwości: albo wpisać do księgi szczegółowy wykaz składników objętych remanentem, albo tylko kwotę zbiorczą, a arkusz ze spisem dołączyć do księgi.

[srodtytul]Na wycenę 14 dni [/srodtytul]

Spis z natury powinien być wyceniony najpóźniej w ciągu 14 dni po jego zakończeniu. W momencie sporządzania remanentu można więc tylko zarejestrować rodzaj i ilość, natomiast później przeprowadzić wycenę.

Zasadą jest, że materiały i towary handlowe wycenia się według cen zakupu lub nabycia. Jeżeli jednak ich aktualna cena rynkowa jest niższa od ceny zakupu lub nabycia, wycenia się je według ceny rynkowej z dnia sporządzania spisu. Zatem także wówczas, gdy podatnik rozpoczynający działalność wnosi do niej materiały, których cena zakupu nie jest znana, powinien je wycenić według cen rynkowych.

W razie przyjęcia wyceny towarów w kwocie niższej od ceny zakupu lub nabycia albo kosztów wytworzenia, np. z powodu uszkodzenia, starzenia się technicznego, należy przy poszczególnych pozycjach uwidocznić również cenę jednostkową zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia. Dodać można, że spis z natury półwyrobów (półfabrykatów), wyrobów gotowych i braków własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia, a odpadków użytkowych, które w toku działalności utraciły pierwotną wartość użytkową, według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do użytkowania.

W razie wątpliwości co do sposobu zakwalifikowania dóbr objętych remanentem warto sięgnąć do szczegółowych definicji towarów handlowych, materiałów podstawowych (surowców) i pomocniczych itd. zamieszczonych w § 3 wskazanego rozporządzenia z 2003 r. Tam też trzeba szukać definicji: ceny zakupu, ceny nabycia a także kosztu wytworzenia.

[ul][li] [/li][/ul] [srodtytul]Majątek trwały[/srodtytul]

Do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zobowiązuje przedsiębiorców art. 22n ustawy o [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=F2E887FE086DC1759E63324E65DE1105?id=80474]PIT [/link]oraz § 4 rozporządzenia z 2003 r. w sprawie księgi. Wpisanie danego dobra trwałego do tej ewidencji jest nieodzownym warunkiem dokonania w ciężar kosztów firmy odpisów amortyzacyjnych.

Definicję środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych a także zasady ich wyceny wyczytać można w ustawie o PIT.

W świetle jej art. 22a są to stanowiące własność lub współwłasność podatnika nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdane do użytku w dniu przyjęcia do używania:

- budowle, budynki, lokale stanowiące odrębną własność,

- maszyny, urządzenia, środki transportu oraz inne przedmioty

o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane na potrzeby związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika lub oddane w najem, dzierżawę lub w leasing, a także wzięte w leasing, niebędące jego własnością, jeśli zgodnie z umową odpisów amortyzacyjnych dokonuje ten podatnik jako leasingobiorca.

Środkami trwałymi podlegającymi amortyzacji są też m.in. przyjęte do używania inwestycje w obcych środkach trwałych a także budynki i budowle wzniesione na cudzym gruncie (art. 22b oraz 22c ustawy o PIT).

Za wartości niematerialne i prawne, które także muszą figurować w tej ewidencji, uważa się m.in. licencje i programy komputerowe o okresie używania dłuższym niż rok.

[srodtytul]Według wartości rynkowej [/srodtytul]

Sposób wyceny środków trwałych, czyli ustalenia ich wartości początkowej, został szczegółowo określony w art. 22g ustawy o PIT. Wartością początkową w razie nabycia w drodze kupna jest co do zasady cena nabycia. Jeśli jednak nie można ustalić ceny nabycia środków trwałych lub ich części nabytych przed założeniem ewidencji, a tak będzie w wypadku przedmiotów, o których mowa w pytaniu czytelnika – wartość tych środków wyznacza sam podatnik, dokonując własnej ich wyceny. Musi jednak uwzględnić przy tym:

- ceny rynkowe środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji,

- stan oraz stopień zużycia danego środka trwałego.

Przy ustalaniu wartości początkowej tych środków trwałych należy stosować odpowiednio art. 19 ustawy o PIT (por. art. 22g ust. 16 ustawy o PIT). W myśl art. 19 ust. 3 tej ustawy wartość rynkową rzeczy lub praw majątkowych określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca odpłatnego zbycia.

Wydatki na nabycie środków trwałych rekompensuje się w formie zaliczanych w ciężar kosztów firmy odpisów amortyzacyjnych. Dla przedsiębiorcy często korzystniejsze byłoby jednorazowe zaliczenie ich w koszty. Dlatego warto wiedzieć, że jest możliwość takiej jednorazowej amortyzacji, jeśli wartość początkowa środka trwałego nie przekracza 3500 zł (przy wartości wyższej niż 1500 zł dany składnik majątku zalicza się do wyposażenia). Przedsiębiorca może wówczas wydatek na nabycie takiego środka trwałego, w całości, jednorazowo zaliczyć w ciężar kosztów firmy w miesiącu oddania do używania.

W stosunku do niektórych środków trwałych i przy spełnieniu przewidzianych w ustawie warunków można też skorzystać z jednorazowej amortyzacji środków trwałych o wyższej wartości, na zasadach określonych w art. 22k ust. 7 ustawy o PIT.

[srodtytul]Wyposażenie związane z działalnością [/srodtytul]

Rozporządzenie z 2003 r. w sprawie prowadzenia księgi zobowiązuje do prowadzenia oprócz niej także ewidencji wyposażenia. Nie ma oficjalnego wzoru tej ewidencji. Jednak w myśl § 4 ust. 3 rozporządzenia musi ona zawierać co najmniej:

- numer kolejny wpisu,

- datę nabycia,

- numer faktury lub rachunku,

- nazwę wyposażenia,

- cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia,

- numer pozycji w księdze, w której wpisano koszt związany z samym nabyciem wyposażenia,

- datę i przyczynę likwidacji.

Wyposażeniem są przedmioty, których wartość początkowa, ustalona według zasad dotyczących wartości początkowej środków trwałych, przekracza 1500 zł.

Jeśli składniki wyposażenia zostały nabyte przed rozpoczęciem działalności, podatnik zakładający pierwszy raz tę ewidencję wycenia wyposażenie według cen zakupu lub według wartości rynkowej, jeżeli cena zakupu nie jest znana. Obowiązują przy tym wskazane wyżej zasady odnoszące się do środków trwałych.

[ramka][b]Co ująć w ewidencji środków trwałych[/b]

Ewidencja ta w myśl art. 22n ustawy o PIT musi zawierać co najmniej:

- numer kolejny wpisu,

- datę nabycia,

- datę przyjęcia do używania,

- określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,

- określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,

- symbol Klasyfikacji Środków Trwałych; chodzi o klasyfikację dokonaną zgodnie

z systematycznym wykazem wyrobów (SWW) Głównego Urzędu Statystycznego, opublikowanym w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=74763]DzU z 1997 r. nr 42, poz. 264[/link], i z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=79720]1999 r. nr 92, poz. 1045[/link],

- wartość początkową,

- kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do tej ewidencji, a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony,

- zaktualizowaną wartość początkową (gdyby minister finansów zarządził

tę aktualizację),

- wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową (gdyby w trakcie używania figurującego w ewidencji dobra przedsiębiorca poniósł nakłady na takie ulepszenie),

- datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia (gdy w przyszłości do tego dojdzie). [/ramka]

[ramka][b]Ochrona przed kłopotami[/b]

Podatnik ma obowiązek prowadzenia ksiąg, a należą do nich również ewidencje i rejestry dla celów podatkowych (art. 3 pkt 4 [link=`http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=582ECDA0581859658EA2BD1E83B507D8?n=1&id=176376&wid=328885]ordynacji podatkowej[/link]), rzetelnie a także niewadliwie.

Rzetelna, czyli prawidłowa pod względem materialnym, merytorycznie, jest księga prowadzona zgodnie ze stanem rzeczywistym. Natomiast za niewadliwą, czyli prawidłową pod względem formalnym, uznaje się księgę prowadzoną zgodnie z przedstawionymi obok przepisami.

Księga prowadzona rzetelnie i niewadliwie jest dowodem w ewentualnym postępowaniu podatkowym (art. 193 ordynacji podatkowej). W tym sensie chroni przedsiębiorcę przed przykrymi niespodziankami ze strony fiskusa. Takim dowodem są też księgi prowadzone w sposób wadliwy, tj. obarczone wadami formalnymi, jednak pod warunkiem że wady te nie są istotne dla sprawy.[/ramka]