Pracodawca wypłaca świadczenie urlopowe za dany rok kalendarzowy, jeśli pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Musi wypłacić je nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.

[srodtytul]Ważna liczebność załogi[/srodtytul]

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) tworzą co do zasady, zgodnie z art. 3 ust. 1[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=74017] ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.[/link]), pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku powyżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jednakże układy zbiorowe mogą postanawiać, że fundusz nie będzie tworzony. W firmach, w których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym, takie postanowienie może zawierać regulamin wynagradzania.

Muszą natomiast, bez względu na liczbę etatów, tworzyć ZFŚS pracodawcy ze sfery tzw. budżetowej (prowadzący działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych, o których mowa w art. 20, 21 i 24 – 27 ustawy z 1998 r. o finansach publicznych).

Sposób ustalania liczby zatrudnionych został wskazany w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=304867]rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 349)[/link].

Postawą naliczania corocznego odpisu podstawowego na ZFŚS jest zasadniczo przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Przy obliczaniu tej przeciętnej dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli przez 12.

[srodtytul]Zawiadomienie w styczniu [/srodtytul]

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy nie skorzystali z możliwości utworzenia ZFŚS, mogą, ale nie muszą, wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe. O rezygnacji z tworzenia funduszu i wypłaty świadczenia urlopowego, jeśli w firmie nie ma układu zbiorowego i pracodawcy nie dotyczy obowiązek ustalania regulaminu pracy, pracownicy muszą być zawiadomieni w styczniu danego roku. Brak takiego zawiadomienia oznacza, że pracodawca powinien to świadczenie wypłacić.

Wysokość świadczenia urlopowego jest limitowana. Nie może ono przekraczać tzw. odpisu podstawowego przypadającego na danego pracownika, z tym że ustala się je proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy (art. 5 ust. 2, 2a i 3 ustawy z 1994 r.).

[srodtytul]Wedle odpisu podstawowego [/srodtytul]

Wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeśli wówczas było wyższe (dalej: przeciętnego wynagrodzenia). Dla młodocianych jest to 5 proc. przeciętnego wynagrodzenia w pierwszym roku nauki, 6 proc. w drugim, 7 proc. w trzecim. Dla zatrudnionych w szczególnie uciążliwych warunkach odpis podstawowy jest równy 50 proc. przeciętnego wynagrodzenia.

Wysokość odpisu może być zwiększona o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia na każdą zatrudnioną osobę, w odniesieniu do której orzeczony został znaczny albo umiarkowany stopień niepełnosprawności (dawna I i II grupa inwalidzka). Taką samą możliwość podwyższenia funduszu na każdego emeryta lub rencistę mają pracodawcy sprawujący opiekę nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy.

Według obwieszczenia prezesa GUS z 19 lutego 2009 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w 2008 r. i w drugim półroczu 2008 r. obowiązuje do wyznaczania odpisu i świadczenia urlopowego wynagrodzenie z drugiego półrocza 2008 r., jako wyższe. Wynosiło ono 2666, 77 zł.

Zaznaczyć trzeba, że w firmach zatrudniających powyżej 20 pracowników układ zbiorowy pracy albo regulamin pracy, jeśli pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, może dowolnie kształtować wysokość odpisów na fundusz albo tworzyć go z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego wedle wskazanych tu zasad stosownie do przeciętnej liczby zatrudnionych.

[srodtytul]Rozliczenia z fiskusem[/srodtytul]

Pracodawca jest obowiązany pobrać od kwoty świadczenia urlopowego i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Świadczenie to z punktu widzenia przepisów podatkowych jest traktowane tak samo jak każda inna wypłata ze stosunku pracy. W zależności od poziomu zarobków i wysokości dotyczącej go stawki podatku pracownik otrzyma świadczenie pomniejszone o 18 lub 32 proc. Bez znaczenia dla prawa do niego i jego opodatkowania jest to, jak pracownik wydatkuje te kwoty. Nie musi nikomu się z nich wyliczać.

Świadczenie urlopowe w wysokości odpisu podstawowego nie jest obciążone składkami na ubezpieczenia społeczne. Zapisano to wyraźnie w art. 3 ust. 6 ustawy z 1994 r. Jeśliby więc pracownik otrzymał wyższe świadczenie, od nadwyżki należy odprowadzić składkę na ZUS.

[ramka][b]Uwaga[/b]

Odpisy oraz ich zwiększenia, a także kwoty wypłaconego świadczenia urlopowego obciążają koszty działalności pracodawcy, słowem – są dla niego kosztem uzyskania przychodów. Pracodawca prowadzący księgę przychodów i rozchodów wpisuje wypłacone świadczenie urlopowe do kolumny 12. księgi „Wynagrodzenie w gotówce i w naturze” w wysokości brutto. [/ramka]