[b]Wspólnicy założyli spółkę cywilną. Według umowy spółki jeden z nich wnosi 10 tys. zł i prawo używania samochodu, który stanowi jego własność. Drugi z kolei wnosi w gotówce 15 tys. zł. Wpisali do umowy, że udziały wynoszą po 50 proc. Czy taka umowa jest zgodna w przepisami prawa? W jaki sposób rozliczać faktury za paliwo? Jakie są konsekwencje podatkowe w związku z samochodem?[/b]

Zasady funkcjonowania spółki cywilnej określają art. 860 – 875 kodeksu cywilnego. Przez umowę spółki wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w sposób oznaczony, w szczególności przez wniesienie wkładów. Istotą spółki cywilnej jest jej osobisty charakter. Spółka cywilna nie posiada swojego majątku, a jedynie majątek wspólny wspólników, nie ma też osobowości prawnej.

Wkład wspólnika może polegać na wniesieniu do spółki własności lub innych praw albo na świadczeniu usług. Domniemywa się, że wkłady wspólników mają jednakową wartość. Każdy wspólnik jest uprawniony do równego udziału w zyskach i w tym samym stosunku uczestniczy w stratach, bez względu na rodzaj i wartość wkładu. W umowie spółki można inaczej ustalić stosunek udziału wspólników w zyskach i stratach. Można nawet zwolnić niektórych wspólników od udziału w stratach. Natomiast nie można wyłączyć wspólnika od udziału w zyskach. Ustalony w umowie stosunek udziału wspólnika w zyskach odnosi się w razie wątpliwości także do udziału w stratach.

Biorąc to pod uwagę, moim zdaniem możliwe jest zawiązanie umowy na warunkach określonych w pytaniu.

Skoro samochód został wniesiony tylko do używania, to nie może być uznany za środek trwały używany w ramach spółki (aby tak było, drugi wspólnik musiałby też być współwłaścicielem pojazdu). W efekcie, jeżeli samochód jest osobowy, to aby uwzględnić wydatki związane z jego używaniem (w tym także zakup paliwa), po stronie kosztów podatkowych konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu takiego pojazdu.

Zgodnie bowiem z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT do podatkowych kosztów uzyskania przychodu nie zalicza się poniesionych wydatków związanych z używaniem niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, na potrzeby działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu przez stawkę za 1 km przebiegu, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Jednocześnie w art. 23 ust. 5 ustawodawca wyraźnie zastrzegł, że w razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby działalności podatnika nie są kosztem uzyskania przychodów.

[i]Radosław Kowalski, współpracownik Vademecum Głównego Księgowego, ABC Wolters Kluwer Polska[/i]