Kiedy na fakturze wpisujemy nowy adres

Jeden z naszych czytelników miał wątpliwości. 2 stycznia 2009 r. spółka zmieniła swój dotychczasowy adres. Zmianę zgłosiła do sądu rejestrowego. Wpis do KRS nastąpił 21 stycznia. W okresie pomiędzy 2 a 21 spółka wystawiła i otrzymała sporo faktur. Zastanawiał się, czy naraża się na negatywne konsekwencje w związku z wystawieniem faktur zawierających jej nieaktualny adres. Pytał również, czy ma prawo do obniżenia podatku należnego o naliczony wynikający z faktury zawierającej nieaktualny adres spółki.

Odpowiedź na tak postawione pytania wymaga rozstrzygnięcia, [b]który z adresów spółka powinna umieszczać na fakturach (lub powinien być umieszczany na fakturach wystawionych przez jej kontrahentów) w okresie pomiędzy 2 a 21 stycznia.[/b]

[srodtytul]Dzień faktycznej zmiany [/srodtytul]

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy obowiązani są wystawić fakturę dokumentującą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę podatku i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Szczegółowe dane, jakie powinny się znaleźć na fakturze, określa [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=291169]rozporządzenie ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług[/link]. W § 5 ust. 1 wśród danych składających się na treść faktury znajdują się m.in. nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy.

Ustawodawca nie uregulował jednak w sposób wyraźny momentu, jak również skutków błędnego posługiwania się przez podatników adresami w przypadku ich zmiany.

W związku z tym należy, jak się wydaje, przyjąć, że podstawowe znaczenie dla ustalenia właściwego adresu spółki na fakturze VAT będzie miał dzień faktycznej zmiany adresu.

[srodtytul]Trzeba powiadomić kontrahenta [/srodtytul]

Orzeczenie sądu rejestrowego, jak również zgłoszenie konkretnego faktu do organu podatkowego (NIP-2) mają skutek deklaratywny, potwierdzają jedynie okoliczność zmiany adresu spółki, która już nastąpiła w przeszłości. Brak odmiennych postanowień w tym zakresie na gruncie prawa podatkowego każe przyjąć, że moment zmiany adresu, pod którym jest prowadzona działalność gospodarcza, wpływa m.in. na obowiązek zmiany danych spółki uwidacznianych na fakturze VAT. Analogiczną zasadę należy moim zdaniem stosować do faktur wystawianych przez jej kontrahentów. Z dniem przeprowadzki powinni oni dokumentować czynności podlegające opodatkowaniu z uwzględnieniem nowego adresu odbiorcy. Dlatego niezmiernie ważne jest stosunkowo szybkie powiadomienie tych wszystkich partnerów, którzy mogą w najbliższym czasie wystawić fakturę VAT.

Pogląd ten podzielają w zasadzie organy podatkowe. Mimo że większość z nich uważa, iż datą zmiany adresu na fakturze VAT jest faktyczna zmiana adresu spółki (np. postanowienie pierwszego naczelnika Urzędu Skarbowego Łódź-Bałuty z 20 października 2006 r., I USB III/436/49/2006/BR), można się spotkać ze stanowiskiem, że dniem tym będzie moment wydania postanowienia przez sąd rejestrowy, bo dopiero wtedy spółka dysponuje dokumentami potwierdzającymi taką zmianę.

Istotne jest jednak to, że wobec braku jednoznacznych regulacji organy podatkowe prezentują bardzo liberalne stanowisko, dopuszczając jako zgodne z prawem oba wspomniane rozwiązania.

Pamiętajmy, że uwzględnienie na fakturze starego lub – w przypadku zaaprobowania drugiego ze wspomnianych stanowisk – przedwcześnie nowego adresu spółki nie może także powodować ewentualnej odpowiedzialności karnoskarbowej osoby upoważnionej do wystawiania faktur.

Mimo że przepisy kodeksu karnego skarbowego przewidują sankcję za nierzetelne ich wystawienie, to jednak brak społecznej szkodliwości czynu przesądza o wyłączeniu ewentualnej odpowiedzialności.

Co się zaś tyczy wpływu możliwego błędu w zakresie adresu podatnika, na którego jest wystawiana faktura VAT, na jego prawo do odliczenia podatku naliczonego, wydaje się, że okoliczność ta nie powinna prawa tego ograniczyć. Adres nie należy bowiem do tych elementów faktury, które mogą przesądzać o pozbawieniu podatnika tego uprawnienia.

[srodtytul]Pomyłka bez wpływu na odliczenie[/srodtytul]

Elementy, jakie powinna zawierać faktura, wskazuje zarówno tekst ustawy, jak i wspomniane wcześniej rozporządzenie. W przypadku ustawy jest to data dokonania sprzedaży, cena jednostkowa bez podatku, podstawa opodatkowania, stawka podatku i kwota podatku, kwota należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Rozporządzenie zawiera katalog znacznie szerszy. Oprócz wspomnianych już danych wymienione są tam adres sprzedawcy oraz nabywcy.

Wydaje się, że skoro pewne elementy faktury zostały określone równocześnie w ustawie oraz rozporządzeniu, to ustawodawca przypisał tym pierwszym znaczenie pierwszorzędne. Tym samym rozszerzenie wymogów w rozporządzeniu – o ile dotyczy innych wymogów niż ustawowe – ma znaczenie pomocnicze (np. wpływa na usprawnienie procesu kontroli podatkowej). W żadnym razie nie stanowi jednak wprowadzenia nowych materialno-prawnych wymogów faktury VAT.[b]

Do podobnych wniosków doszedł Naczelny Sąd Administracyjny (wyrok z 22 września 1995 roku, SA/Wr/33/95).[/b]

[srodtytul]Pomyłki można skorygować [/srodtytul]

Jedyną możliwość zweryfikowania ewentualnie błędnego adresu daje § 15 ust. 1 rozporządzenia. Przepis ten w przypadku pomyłki wiążącej się z oznaczeniem sprzedawcy, nabywcy lub oznaczeniem towaru daje uprawnienie odbiorcy takiej faktury do wystawienia noty korygującej.

Wystawienie takiego dokumentu nie jest jednak obowiązkiem uzależniającym prawo podatnika do obniżenia podatku należnego o naliczony. Przepis ten wyraźnie bowiem stanowi, że nabywca może wystawić notę korygującą w razie stwierdzenia określonych pomyłek w fakturze.

[b]Notą korygującą weryfikuje się zatem błędy formalne faktury, których brak i tak nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktury dotkniętej taką wadliwością[/b]. [b]Stanowisko takie potwierdza pismo Małopolskiego Urzędu Skarbowego z 6 kwietnia 2004 r. (PP-2/443/3/04/AK).[/b]