Deklaracja PIT-4R spełnia bardzo ważną rolę. To dlatego, że w trakcie roku firmy nie informują o wysokości wpłacanych zaliczek na podatek dochodowy – po prostu co miesiąc przekazują na konto urzędu skarbowego odpowiednią kwotę. Dopiero po zakończeniu roku i otrzymaniu PIT-4R fiskus ma możliwość zweryfikowania kwot deklarowanych przez podatnika z rzeczywistymi wpłatami. Z tego powodu deklaracja ta kierowana jest do urzędu skarbowego właściwego dla płatnika. To tam trafiają bowiem pobrane przez niego zaliczki od wynagrodzeń za pracę, umów-zlecenia lub o dzieło.

[b]W tym roku płatnicy mają dwa dni więcej niż zwykle na wypełnienie PIT-4R. Podstawowy termin, czyli 31 stycznia, wypada bowiem w sobotę.[/b] Zgodnie z ordynacją podatkową, formularz ten należy więc złożyć nie później niż w poniedziałek, czyli 2 lutego.

[srodtytul]Nazwisko lub nazwa firmy[/srodtytul]

W części B1 deklaracji (poz. 7 – 8) należy wpisać dane identyfikujące płatnika. Gdy jest on osobą fizyczną, są to: nazwisko, pierwsze imię, data urodzenia i numer PESEL. Inne podmioty podają pełną nazwę oraz REGON. Należy także pamiętać, aby w poz. 1 deklaracji wpisać NIP płatnika.

Część B2 (poz. 9 – 18) przeznaczona jest na adres.

[srodtytul]Pracodawcy[/srodtytul]

Deklaracja PIT-4R przede wszystkim przeznaczona jest dla pracodawców. Chodzi o wypłacających:

- przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy,

- zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego,

- wypłaty z udziału w nadwyżce bilansowej spółdzielni pracy.

Zaliczki od tych wynagrodzeń wykazywane są w części C1 formularza. W poz. 19 – 42 trzeba podać liczbę podatników oraz kwotę należnej zaliczki w podziale na poszczególne miesiące.

[srodtytul]Pozostałe zaliczki[/srodtytul]

W części C2 (poz. 43 – 54) wykazywane są zaliczki wynikające z art. 33 – 35 ustawy o PIT. Wypełniają je bardzo różne podmioty. Po pierwsze chodzi o rolnicze spółdzielnie produkcyjne oraz inne spółdzielnie zajmujące się produkcją rolną, które w 2008 r. dokonywały na rzecz członków lub ich domowników wypłat z tytułu dniówek obrachunkowych, udziału w dochodzie podzielnym spółdzielni, a także uzyskiwanych od spółdzielni przez te osoby zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego.

Po drugie ta część formularza przeznaczona jest dla ZUS i KRUS. Trzecią grupą są osoby prawne i ich jednostki organizacyjne, które dokonują wypłaty emerytur i rent z zagranicy. To nie wszyscy płatnicy, do których adresowane są te rubryki. Wśród pozostałych warto wskazać na:

- jednostki organizacyjne uczelni, placówki naukowe, zakłady pracy oraz inne jednostki organizacyjne, które wypłacają stypendia,

- organy zatrudnienia – muszą wykazać zaliczki od świadczeń wypłacane z Funduszu Pracy,

- biura terenowe Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (zaliczki od świadczeń finansowanych z tego funduszu),

- areszty śledcze oraz zakłady karne – zaliczki od należności za pracę przypadającej tymczasowo aresztowanym oraz skazanym.

Pracodawca zobowiązany jest pobierać zaliczki także od przychodów w naturze, świadczeń ponoszonych za podatnika lub innych nieodpłatnych świadczeń przysługujących podatnikowi.

[srodtytul]Świadczenia niepieniężne[/srodtytul]

Gdy dotyczą one okresów dłuższych niż miesiąc, to przy obliczaniu zaliczek za poszczególne miesiące przyjmuje się ich wartość w wysokości przypadającej na jeden miesiąc. Jeżeli nie jest możliwe określenie, jaka część tych świadczeń przypada na jeden miesiąc, a doliczenie całej wartości w miesiącu ich uzyskania spowodowałoby niewspółmiernie wysoką zaliczkę w stosunku do wypłaty pieniężnej, zakład pracy na wniosek podatnika ogranicza pobór zaliczki za dany miesiąc i pobiera pozostałą jej część w następnych miesiącach roku podatkowego. Gdy dojdzie do takiej sytuacji, płatnik zobowiązany jest wypełnić poz. 67 – 90 formularza PIT-4R.

[srodtytul]Dla firm rozliczających podatek pracowników[/srodtytul]

Kolejne pozycje przeznaczone są dla firm, które rozliczały na wniosek pracowników ich podatek za 2007 r. Gdy w wyniku takich zeznań niezbędne było dodatkowe pobranie podatku, to należy go wykazać w części C6. W praktyce dużo częściej efektem takich zeznań była jednak nadpłata. To dlatego, że pracodawcy mieli obowiązek uwzględnić wysoką ulgę na dzieci. W takiej sytuacji płatnicy muszą wykazać je w poz. 95 – 106 (część C7).

[srodtytul]Kwoty przekazane na PFRON[/srodtytul]

Część C8 deklaracji wypełniają podmioty, które pobrany podatek przekazywały na PFRON oraz zakładowy fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych. Chodzi o płatników, którzy są zakładami pracy chronionej lub zakładami aktywności zawodowej.

[srodtytul]Zlecenia i umowy o dzieło[/srodtytul]

Dużo więcej firm musi wypełnić część C9. To dlatego, że jest ona przeznaczona do wykazywania zaliczek od przychodów:

- z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, w tym z udziału w konkursach z dziedziny nauki, kultury i sztuki oraz dziennikarstwa, jak również przychody z uprawiania sportu, stypendia sportowe przyznawane na podstawie odrębnych przepisów oraz przychody sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych,

- z działalności polskich arbitrów uczestniczących w procesach arbitrażowych z partnerami zagranicznymi,

- otrzymywane przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, bez względu na sposób powoływania tych osób, nie wyłączając odszkodowania za utracony zarobek,

- osób, którym organ władzy lub administracji państwowej albo samorządowej, sąd lub prokurator na podstawie właściwych przepisów zlecił wykonanie określonych czynności,

- otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych,

- z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy-zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:

a) osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej,

b) właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora – jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością

– z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej

- uzyskane na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej

- z praw majątkowych, w szczególności przychody z praw autorskich i praw pokrewnych w rozumieniu odrębnych przepisów, praw do projektów wynalazczych, praw do topografii układów scalonych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych, w tym również z odpłatnego zbycia tych praw.

[srodtytul]Wynagrodzenie dla płatnika[/srodtytul]

Ostateczną wysokość należnego podatku za poszczególne miesiące należy obliczyć w części C11 (poz. 143 – 154). Jest ona podstawą do obliczenia wynagrodzenia płatnika (poz. 155 – 166). Zgodnie z art. 28 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=176376]ordynacji podatkowej[/link], [b]płatnikom i inkasentom przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa.[/b] Szczegóły reguluje [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=168073]rozporządzenie ministra finansów z 24 grudnia 2002 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (DzU nr 240, poz. 2065)[/link]. Zgodnie z jego postanowieniami płatnikom i inkasentom przysługuje wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków, wynoszące:

- 0,3 proc. kwoty podatków pobranych przez płatników na rzecz budżetu państwa;

- 0,1 proc. kwoty podatków pobranych przez inkasentów na rzecz budżetu państwa.

Należne wynagrodzenie jest potrącane z kwoty podatków pobranych przez płatników lub inkasentów.

Należy pamiętać, że płatnik lub inkasent, który pobrał podatek nienależnie lub w wysokości wyższej od należnej, jest obowiązany dokonać jego zwrotu wraz z odsetkami za zwłokę.

[srodtytul]Do zapłaty[/srodtytul]

W części C13 firmy wykazują ewentualne różnice między podatkiem należnym a wpłaconym. Przyczynę ich powstania należy wyjaśnić w poz. 179 deklaracji.

Ostatni etap to podpisanie deklaracji przez osobę odpowiedzialną za obliczenie i pobranie podatku oraz opatrzenie formularza jej pieczątką.

[ramka][b]W sobotę nie trzeba biec na pocztę[/b]

Jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy. [/ramka]

[ramka][b]Jak zaokrąglać[/b]

Podstawy opodatkowania, kwoty podatków odsetki za zwłokę, opłaty prolongacyjne, oprocentowanie nadpłat oraz wynagrodzenia przysługujące płatnikom i inkasentom zaokrągla się do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy się pomija, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych. [/ramka]