Wypłacasz pensję, nalicz pracownikowi koszty

Czy pracodawca ma wtedy naliczyć koszty za jeden miesiąc, czy za kilka? Jeśli tylko za jeden, to czy pracownik może wykazać pełne koszty w zeznaniu rocznym?

Organy podatkowe zajmują w tej sprawie korzystne dla podatników stanowisko i pozwalają na „wyrównanie” kosztów. Wydaje się jednak, że co innego wynika z ustawy o PIT.

[srodtytul]Koszty ryczałtowe…[/srodtytul]

Koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy ustala się na ogół ryczałtowo. Przykładowo, zgodnie z art. 22 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT, w 2008 r. koszty podatkowe z jednego stosunku pracy wynoszą miesięcznie 111,25 zł. Jednocześnie nie mogą one przekroczyć rocznie 1335 zł.

Pracownik w żaden sposób nie musi udowadniać, jakie poniósł koszty w związku z wykonywaną pracą. Nie jest też istotne, jak długo trwało zatrudnienie w danym miesiącu i jaki był wymiar czasu pracy.

[ramka][b]Przykład [/b]

Jan Kowalski zawarł 14 października 2008 r. umowę o pracę na pół etatu. Zakład pracy i miejsce zamieszkania pracownika położone są w tej samej miejscowości. Do poboru zaliczek na podatek jest zobowiązany pracodawca. Ustalając kwotę wynagrodzenia za październik, płatnik powinien przyjąć koszty uzyskania przychodu w wysokości 111,25 zł.[/ramka]

[srodtytul]...ale można je zwiększyć...[/srodtytul]

Jeśli pracownik wykonuje pracę poza miejscem stałego lub czasowego zamieszkania, wysokość kosztów miesięcznych oraz limit roczny zwiększa się o 25 proc. Jeżeli w danym miesiącu świadczy pracę na rzecz dwóch pracodawców, każdy z nich powinien przy obliczaniu zaliczki uwzględnić koszty. Ale i tak są one ograniczone rocznie limitem 2002,05 zł, a przy zamieszkiwaniu poza miejscowością położenia zakładu pracy – kwotą 2502,56 zł.

[srodtytul]...albo rozliczyć bilety [/srodtytul]

Niekiedy koszty pracownicze można uwzględnić w kwocie faktycznie poniesionej. Ma to miejsce wówczas, gdy koszty ustalone w sposób ryczałtowy okazałyby się niższe od rzeczywistych wydatków poniesionych na dojazd do zakładu pracy. Koszty te muszą być jednak udokumentowane imiennymi biletami okresowymi (art. 22 ust. 11 ustawy PIT), a wykazać je można jedynie w rocznym zeznaniu podatkowym.

[srodtytul]Kilka pensji...[/srodtytul]

Sposób obliczania zaliczek przez zakład pracy jest wskazany w art. 32 ust. 1 ustawy o PIT. Nakazuje on ustalenie dochodu pracownika w każdym miesiącu i zastosowanie do niego odpowiedniej stawki podatkowej, uzależnionej od wielkości dochodów osiągniętych od początku roku.

Może się jednak zdarzyć, że w danym miesiącu firma nie wypłaci pracownikowi pensji, natomiast w kolejnym przekaże wynagrodzenie w podwójnej wysokości. Czy obliczając zaliczkę może uwzględnić koszty podatkowe w podwójnej wysokości? Moim zdaniem nie. Otóż przychody pracowników ustala się według metody kasowej. Liczy się więc faktyczne otrzymanie przysporzenia majątkowego albo postawienie go do dyspozycji podatnika. Dla pracownika oznacza to, że przychód podatkowy powstanie wówczas, gdy pensja wpłynie na jego rachunek bankowy albo gdy będzie można odebrać ją w kasie zakładowej. W tym drugim wypadku przychód powstanie w momencie postawienia wynagrodzenia do dyspozycji pracownika. Bez znaczenia jest faktyczna data odbioru pensji.

[srodtytul]...ale jeden przychód [/srodtytul]

Nawet jeśli w danym miesiącu pracownik otrzyma wypłatę zaległych pensji, to podatkowo będzie to przychód tego jednego miesiąca. Skoro w art. 22 ust. 2 pkt 1 ustawy PIT wskazuje się, że koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy wynoszą 111,25 zł miesięcznie, to tylko ta kwota będzie kosztem przy kalkulacji zaliczki za miesiąc, w którym wypłacono kilka pensji.

[ramka][b]Przykład [/b]

Zakład pracy nie wypłacił Annie Nowak wynagrodzenia z umowy o pracę za styczeń i luty 2008 r. Oznacza to, że w tych miesiącach nie uzyskała przychodu podatkowego. W marcu 2008 r. Anna Nowak otrzymała bieżącą pensję oraz zaległe wynagrodzenia. Obliczając zaliczkę za marzec, pracodawca powinien rozpoznać przychód w wysokości trzech pensji oraz koszty podatkowe za jeden miesiąc (111,25 zł).[/ramka]

[srodtytul]Podobnie na przełomie roku [/srodtytul]

Jeśli więc wypłacimy wynagrodzenie za grudzień w styczniu, dopiero wtedy powstanie przychód ze stosunku pracy. W konsekwencji pracownik będzie miał prawo skorzystać z limitu kosztów obowiązujących w nowym roku. Zakład pracy w informacji PIT-11 sporządzonej za stary rok nie będzie mógł uwzględnić przychodu za grudzień i odpowiadających mu kosztów podatkowych. Pracodawca musi też pamiętać, że niewypłacone wynagrodzenia pracownicze nie mogą być jego kosztem (art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT).

[srodtytul]W zeznaniu rocznym koszty pełne…[/srodtytul]

W interpretacjach organów podatkowych prezentowany jest pogląd, że w zeznaniu rocznym (także w przypadku rozliczania się za pomocą płatnika – deklaracja PIT-40) można rozpoznać koszty pracownicze w wysokości wynikającej z faktycznej liczby miesięcy świadczenia pracy. Innymi słowy wypłata kilku pensji w jednym miesiącu nie powodowałaby zmniejszenia kosztów pracowniczych w skali roku. Tak przykładowo wypowiedział się [b]Urząd Skarbowy Łódź-Widzew w interpretacji z 26 lutego 2004 r.(IB-415/005/25/ 04).[/b]

Jakie to ma konsekwencje? Niweluje skutki niefrasobliwości pracodawcy, który wypłacając kilka wynagrodzeń w jednym miesiącu, zmuszony był dla celów obliczenia zaliczki na podatek uwzględnić pojedyncze koszty. Ale pracownik wpisując w zeznaniu rocznym inną kwotę kosztów niż wynikająca z informacji PIT-11, naraża się na ewentualne wezwanie przez urząd skarbowy w celu złożenia wyjaśnień.

[srodtytul]…czy tylko za miesiące z wypłatą [/srodtytul]

Czy pogląd organów podatkowych co do możliwości wykazania w zeznaniu rocznym kosztów pracowniczych według faktycznej liczby przepracowanych miesięcy jest słuszny? Przyjmijmy, że pracownik jest zatrudniony na jeden etat, a zakład pracy ma siedzibę w miejscowości jego zamieszkania. W tej sytuacji, zgodnie z art. 22 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT, koszty pracownicze wynoszą miesięcznie 111,25 zł, a za rok podatkowy nie więcej niż 1335 zł. Wysokość kosztów pracowniczych została jednoznacznie wskazana wyłącznie dla okresu jednego miesiąca. W przypadku roku podatkowego ustawodawca przyjął bowiem jedynie górny limit tych kosztów, wynoszący 1335 zł. Łatwo się domyślić, że graniczna kwota kosztów dla całego roku jest po prostu 12-krotnością miesięcznych kosztów pracowniczych. Nie jest więc tak, że ustawa o PIT bez żadnego wzajemnego powiązania określa limit kosztów miesięcznych oraz rocznych. Taka interpretacja, całkowicie niedopuszczalna, oznaczałaby bowiem, że podatnicy, który pracowali jedynie kilka miesięcy w roku, oraz pracownicy, którzy byli zatrudnieni przez pełne 12 miesięcy, mogliby wykazać koszty roczne w maksymalnej wysokości (1335 zł).

Tak więc limit kosztów rocznych to iloczyn odpowiedniej liczby miesięcy uzyskiwania przychodów za pracę i miesięcznych kosztów na poziomie 111,25 zł.

[srodtytul]Powiązanie z przychodem [/srodtytul]

Dodatkowo należy przeanalizować, dlaczego stanowiąc o kosztach wynoszących miesięcznie określoną kwotę, ustawodawca przyzwala na rozpoznanie kosztów wyłącznie w tych miesiącach, w których uzyskano przychód ze stosunku pracy, eliminując jednocześnie taką możliwość w miesiącach, w których miało miejsce zatrudnienie, ale nie wypłacono w nich wynagrodzenia. Otóż kluczowe jest tu sformułowanie „koszty uzyskania przychodów”, które nakazuje powiązać koszty z odpowiadającymi im przychodami.

W konsekwencji koszty pracownicze można rozpoznać jedynie w tym miesiącu, w którym pracownik uzyskał przychód za świadczenie pracy. Tak więc niezależnie od liczby wypłaconych jednorazowo pensji będą one stanowiły przychód uzyskany w jednym miesiącu. Zasada ta pozostaje niezmienna zarówno przy kalkulacji zaliczek na podatek, jak i przy rocznym rozliczeniu.

[srodtytul]Przepisy nie pozwalają [/srodtytul]

Moim zdaniem, wbrew twierdzeniom organów podatkowych, z art. 22 ust. 2 ustawy o PIT wynika, że nie ma podstaw do wykazania w zeznaniu rocznym kosztów pracowniczych wynikających z faktycznej liczby miesięcy, w których podatnik był zatrudniony. Tak jak przy obliczaniu zaliczek na podatek, tak i w rozliczeniu rocznym należy uwzględnić jedynie koszty za te miesiące, w których uzyskano przychody ze stosunku pracy. Dlatego konieczna jest zmiana ustawy o PIT, tak aby koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy przysługiwały za każdy miesiąc pozostawania w zatrudnieniu. Wówczas płatnik wypłacając jednorazowo wynagrodzenie za kilka miesięcy, mógłby uwzględnić odpowiednią wielokrotność kosztów pracowniczych. Nie widzę bowiem racjonalnych przesłanek, aby uzależniać wysokość dochodu pracownika od częstotliwości wypłat wynagrodzenia oraz dopuszczać do występowania rozbieżności w wielkości kosztów ze stosunku pracy w informacji PIT-11 i w zeznaniu rocznym.

[i]Autor jest doradcą podatkowym w Polfinans sp. z o.o.[/i]