Tak.
Oczywiście jeśli spółka wykaże, że wyjazd prokurenta faktycznie miał służbowy charakter. Urząd to sprawdzi w trakcie kontroli. Potrzebne więc będą dokumenty potwierdzające, co pełnomocnik robił, z kim się spotykał i co załatwił.
A jeśli nawet nic nie załatwił, nie stoimy na straconej pozycji. Warto tu przypomnieć wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 18 grudnia 1996 r. (I SA/Po 832/96), w którym stwierdzono: „Generalnie niewłaściwe są te rozstrzygnięcia organów podatkowych, które nie uznają za koszt uzyskania przychodów wydatków na podróże służbowe odbywane w celu podpisania kontraktu, do którego realizacji nie doszło. Na podmiocie gospodarczym jednak w takich sytuacjach ciąży obowiązek przynajmniej uprawdopodobnienia, że odbywane podróże zagraniczne pozostawały w określonym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Podatnik może to uprawdopodobnić, np. poprzez wykazanie prowadzenia negocjacji (np. zaproszenie do ich prowadzenia, wstępne oferty czy też porozumienia), które miały na celu powstanie lub zwiększenie przychodu i jednocześnie poniesienie tych wydatków, z racjonalnego punktu widzenia, miało doprowadzić do zawarcia kontraktu, a tym samym osiągnięcia przychodu”.
Na odliczenie kosztów służbowego wyjazdu prokurenta zgadzają się też co do zasady organy podatkowe.
Zastrzegają jednak, że konieczne jest spełnienie trzech warunków: wykazanie związku podróży z działalnością, udokumentowanie wydatków oraz określenie zasad zwrotu kosztów wyjazdu w umowie z pełnomocnikiem albo regulaminach wewnętrznych.
Spójrzmy na interpretację Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 29 lutego 2008 r. (ITPB3/423-201/07/MK). O rozliczenie kosztów pytała spółka zajmująca się importem i hurtową sprzedażą mrożonych ryb. Za kontakty z kontrahentami i realizację sprzedaży odpowiedzialny jest m.in. prokurent. Nie jest on pracownikiem spółki i nie otrzymuje wynagrodzenia za prowadzenie jej spraw. Dostaje jednak zwrot kosztów podróży służbowych, które odbywa w związku z wykonywaniem swoich zadań (składanie ofert, negocjowanie umów, wyjaśnianie problemów, udział w targach). Jest to zwrot wydatków za przejazdy prywatnym samochodem, bilety kolejowe i komunikacji miejskiej, noclegi, wstęp na targi. Dostaje też diety i ryczałty za nocleg (jeśli nie korzysta z hotelu) na zasadach i w wysokości określonych w rozporządzeniach ministra pracy i polityki społecznej w sprawie podróży krajowych i zagranicznych.
Zdaniem spółki, ponieważ prokurent prowadzi większość rozmów i spotkań handlowych z jej kontrahentami, oczywiste jest, że jego wyjazdy służbowe przynoszą firmie wymierne korzyści.
Co na to izba skarbowa? Przyznała, że funkcja prokurenta jest bezspornie związana z działalnością spółki, tak więc wydatki poniesione w związku z realizacją jego obowiązków są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów. Zastrzegła jednak, że zaliczenie tych wydatków do kosztów jest możliwe, gdy „postanowienia regulaminów, uchwał lub statutów przewidują zwrot należności z tytułu podróży osób, niebędących pracownikami przedsiębiorcy, pozostających w związku z reprezentacją i realizacją zadań osoby prawnej”.
Poza tym izba skarbowa stwierdziła, że opis poniesionych wydatków jest zbyt ogólny, aby jednoznacznie rozstrzygnąć, czy mogą być kosztem. Potrzebna byłaby ich szczegółowa weryfikacja.
Natomiast Małopolski Urząd Skarbowy w interpretacji z 23 stycznia 2007 r. (PO1/423-116/06/6041/2007) stwierdził: „uzasadnione i udokumentowane wydatki poniesione przez spółkę w związku z podróżami prokurenta mogą być co do zasady rozpoznawane jako koszty podatkowe”.
Limity przy rozliczaniu auta Przy rozliczeniu kosztów podróży nie ma ograniczeń kwotowych, poza wydatkami na samochód osobowy. Jeśli prokurent wykonujący służbowe zadanie podróżuje autem osobowym, kosztem mogą być tylko wydatki nieprzekraczające limitu kilometrówki. Wylicza się go mnożąc liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr. Aby ustalić, ile auto przejechało, trzeba prowadzić ewidencję jego przebiegu.
