Co masz rozliczyć w grudniu, rozlicz w listopadzie, czyli jak zmniejszyć podwójną zaliczkę

Koniec roku to trudny okres dla przedsiębiorców, muszą bowiem wyłożyć podwójną kwotę na podatek. Do 20 grudnia odprowadzają zaliczkę za listopad i za grudzień. Tak jak było u osób prawnych, u których rok podatkowy jest inny niż rok kalendarzowy. One płacą podwójną zaliczkę w innym miesiącu.

Jak zmniejszyć listopadowy dochód i zapłacić niższy podatek? Sposoby są różne, oto kilka z nich.

Przede wszystkim warto przejrzeć stare wierzytelności. Część z nich na pewno można umorzyć, sprzedać albo zaliczyć do kosztów na podstawie protokołu. Jeśli umorzymy wierzytelność (którą wcześniej wykazaliśmy jako przychód), możemy ją zaliczyć do kosztów podatkowych. To lepsze niż czekać, aż się przedawni (wtedy nie można jej już odliczyć).

Aby umorzyć wierzytelność, musimy jednak porozumieć się z naszym niesolidnym kontrahentem. Zgodnie bowiem z art. 508 kodeksu cywilnego zobowiązanie wygasa, gdy wierzyciel zwalnia dłużnika z długu, a dłużnik zwolnienie przyjmuje. Jak wynika z pisma Ministerstwa Finansów z 8 lutego 1996 r. (PO 3/722-80/95), w przypadku gdy wierzyciel nie ma oświadczenia dłużnika o przyjęciu zwolnienia z długu, nie będzie mógł naliczyć kosztów.

Jaki dokument potwierdza zgodę dłużnika? Wystarczy pisemne oświadczenie. Może to też być przykładowo postanowienie sądu zatwierdzające układ z dłużnikiem, na mocy którego umorzona została część wierzytelności (interpretacja Podkarpackiego Urzędu Skarbowego z 23 lutego 2006 r., PUS.I/423/81/05).

Przedsiębiorca, który nie może ściągnąć pieniędzy od niesolidnego kontrahenta, może sprzedać wierzytelność innej firmie. Jaka z tego korzyść? Taka, że różnica między wartością należności a uzyskaną kwotą (strata) jest kosztem podatkowym. Oczywiście pod warunkiem że wcześniej wierzytelność była opodatkowana (jako przychód).

Podatnik może sprzedać należność za dowolną kwotę, także symboliczną, o ile oczywiście znajdzie nabywcę. Urzędy mogą się jednak bacznie przyglądać cesjom wierzytelności i analizować, czy nie miały one na celu wyłącznie zaniżenia firmowych podatków. Niektóre organy podatkowe akceptują jednak takie operacje. Przykładowo Urząd Skarbowy w Ostrowcu Świętokrzyskim w interpretacji z 12 lipca 2006 r. (PDI/415-28/06) zgodził się na rozliczenie w kosztach straty ze sprzedaży wierzytelności za przysłowiową złotówkę. Podobnie było w sprawie dotyczącej należności sprzedanych za 1 proc. wartości (interpretacja Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 6 lipca 2006 r., 1472/ROP1/423-165-214/06/AJ).

Także Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 26 marca 2004 r. (III SA 2843/02) podkreślił, że przepisy nic nie mówią o kwocie, za jaką podatnik może sprzedać wierzytelność. Jedynym warunkiem zaliczenia straty do kosztów jest wcześniejsze wykazanie należności po stronie przychodów.

Jeśli kontrahenci nam nie płacą, możemy zaliczyć nieściągalne wierzytelności do kosztów

Najprostszym rozwiązaniem jest jednak sporządzenie protokołu, w którym podatnik wykaże, że ściągając zapłatę więcej straci, niż zyska. Musi więc wyliczyć w nim przewidywane koszty egzekucji. Jakie wydatki uwzględniamy przy kalkulacji? Przepisy mówią o „przewidywanych kosztach procesowych i egzekucyjnych związanych z dochodzeniem wierzytelności”. Na pewno więc będzie to opłata sądowa (czyli kwota wniesiona po to, aby sąd zajął się sprawą), a także koszty związane z prowadzonym procesem, np. opłaty kancelaryjne, wynagrodzenie biegłych. Przy egzekucji to m.in. opłaty egzekucyjne, koszty ogłoszeń, uzyskiwania informacji, należności biegłych, wydatki związane z wyjazdem komornika. Oprócz tego wydatki na pełnomocnika procesowego i opłata skarbowa za ustanowienie pełnomocnictwa.

Protokół powinien oczywiście zawierać podstawowe elementy dowodu księgowego – datę sporządzenia, numer, dane podatnika, podstawę prawną, podpis. Oraz informację o wierzytelności – ile nam się należy, od kogo, jaki dokument to potwierdza.

Oczywiście aby rozliczyć koszt na podstawie protokołu, wierzytelność musi być wcześniej wykazana jako przychód.

Niestety, ta możliwość dotyczy tylko niewielkich wierzytelności. Co z większymi kwotami? Musimy wiedzieć, co się z nimi dzieje, np. na jakim etapie postępowania sądowego znajduje się nasza sprawa. Potrzebne to jest do ustalenia, czy możemy uznać należność za nieściągalną (koszt ostateczny), czy też utworzyć odpis aktualizujący (koszt tymczasowy). Przykładowo, jeśli mamy postanowienie komornika umarzające egzekucję z powodu braku majątku dłużnika, możemy definitywnie odliczyć wierzytelność.

Jeśli firma spłaca kredyt, może w listopadzie zapłacić wyższe odsetki. Oczywiście trzeba to uzgodnić z bankiem (albo innym pożyczkodawcą). Odsetki zaliczamy do kosztów w momencie zapłaty. Jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 9 stycznia 1997 r. (SA/Bk 882/95): „Kosztami uzyskania przychodów są faktycznie zapłacone odsetki od pożyczki, a więc brak dowodu zapłacenia odsetek nie daje podstaw do traktowania naliczonych odsetek jako kosztów”.

Inaczej będzie przy kredycie inwestycyjnym. Odsetki, które naliczono przed oddaniem środka trwałego do używania, zwiększają jego wartość początkową. Bezpośrednio do kosztów zaliczamy te, które zostały naliczone i zapłacone po oddaniu inwestycji.

Oczywiście podatkowe rozliczenie kosztów pożyczki jest możliwe tylko wtedy, gdy pieniądze przeznaczyliśmy na cele firmowe. Jak podkreślił NSA w wyroku z 22 marca 2002 r. (III SA 1749/00): „Fakt zapłacenia odsetek od pożyczki nie daje spółce prawa do zaliczenia tej kwoty do kosztów uzyskania przychodów, jeśli nie istnieje związek pomiędzy zaciągniętą pożyczką a prowadzoną przez tę spółkę działalnością i uzyskanymi z niej przychodami”.

Można też wcześniej spłacić odsetki od zobowiązań wobec kontrahentów. One także są kosztem w momencie zapłaty.

Zwiększymy koszty, jeśli pospieszymy się z wypłatą wynagrodzeń – pracowniczych pensji, należności dla zleceniobiorców oraz wykonujących usługi na podstawie umowy o dzieło. Te wszystkie wydatki można zaliczyć do kosztów w momencie zapłaty. Podobnie jest ze składkami ZUS. Jak wynika z interpretacji urzędów skarbowych, zaliczamy do kosztów:

- w momencie wypłaty pensji – składki finansowane z wynagrodzenia pracownika,

- w momencie zapłaty do ZUS – składki finansowane przez pracodawcę.

Pracownik nie musi dostać pensji do ręki, koszt można już naliczyć w dniu przelewu z rachunku firmy. Jak stwierdził Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w interpretacji z 5 lutego 2007 r. (1472/ROP1/42332/07/RM): „jeżeli spółka składa bankowi dyspozycje przelewu wynagrodzeń na rzecz pracowników w grudniu, wynagrodzenia schodzą z rachunku bankowego spółki w grudniu i trafiają na rachunki bankowe pracowników w styczniu, nie ma przeszkód, aby zaliczyć te wynagrodzenia do kosztów grudnia, nawet jeżeli docierają na rachunek bankowy pracownika w styczniu”.

Podobnie jest z innymi składnikami wynagrodzenia. Jeśli więc zamierzamy przyznać najlepszym premie, też warto to zrobić jeszcze w listopadzie.

Najprostszy sposób na zmniejszenie listopadowej zaliczki to przyspieszenie zakupów. Może to być wyposażenie do 3500 zł, którego nie musimy amortyzować. Opłacają się też większe inwestycje.

Niektóre firmy (rozpoczynające działalność i tzw. mali podatnicy) mogą jednorazowo zamortyzować (czyli zaliczyć cały wydatek do kosztów) większość środków trwałych. Nie dotyczy to tylko samochodów osobowych oraz wymienionych w grupach 1 i 2 KŚT nieruchomości.

Ulga obejmuje zarówno nowe, jak i używane składniki majątku. Cały odpis można wrzucić w koszty już w miesiącu, w którym wprowadziliśmy środek trwały do ewidencji. Przy czym ustawodawca wprowadził też limit jednorazowych odpisów – rocznie 50 000 euro (w 2007 r. jest to 199 000 zł).

Jeśli firmie zależy na wyższych kosztach, może przeprowadzić właśnie w listopadzie inwentaryzację towarów. Dzięki temu odliczy np. naturalne ubytki czy straty spowodowane kradzieżami bądź wypadkami (pożar, powódź). Ich wysokość oraz przyczyny trzeba szczegółowo opisać w protokole. Niektóre sądy restrykcyjnie podchodzą bowiem do zasad dokumentowania strat w towarach. Można również zorganizować wyprzedaż zalegających w magazynie towarów, jeżeli wiemy, że i tak nie uzyskamy ceny wyższej niż koszty zakupu. Wówczas straty są rozliczane podatkowo w dacie sprzedaży.

Podobnie postępują niektórzy podatnicy inwestujący w papiery wartościowe, udziały i podobne walory. Właśnie w listopadzie przeprowadzają „inwentaryzację” tych walorów, na których osiągnęli straty, tzn. których wartość w stosunku do cen zakupu spadła. Straty takie rozliczane są podatkowo (przez zaliczenie do kosztów wydatków na zakup papierów wartościowych) właśnie w dacie sprzedaży. Może to np. dotyczyć akcji w związku z ostatnimi spadkami na giełdzie w Warszawie.

Podatnik może definitywnie pozbyć się osiągających straty walorów albo też, korzystając ze spadków, odbudować swój portfel, kupując ponownie takie lub podobne akcje i licząc na przyszłe zyski. Przy tego rodzaju transakcjach istotne jest jednak, aby stanowiły one element przyjętej strategii inwestycyjnej, tzn. miały uzasadnienie ekonomiczne, a nie były obliczone tylko na efekt podatkowy.

O przedstawionych sposobach naliczenia kosztów pisaliśmy m.in.

- umorzenie lub sprzedaż wierzytelności – 13 września 2007 r. i 28 grudnia 2006 r.,

- udokumentowanie nieściągalnej należności – 26 marca 2007 r. i 14 grudnia 2006 r.,

- rozliczenie odsetek od kredytu – 16 lipca i 12 kwietnia 2007 r.,