Jak wynika bowiem zart. 8 ust.2 ustawy o VAT, nieodpłatne świadczenie usług na rzecz pracownika, którym będzie właśnie korzystanie z telefonu służbowego dla celów prywatnych, jest opodatkowane.

Dla celów rozliczenia z fiskusem firmy udostępniające swoim pracownikom telefony stosują z reguły dwa rozwiązania.

Pierwsze to refakturowanie kosztów rozmów prywatnych. Odsprzedając pracownikom nabyte usługi telefoniczne -w części, w jakiej dotyczą one ich prywatnych rozmów - firma powinna tę czynność, na żądanie pracowników, dokumentować fakturą VAT. Zastosowanie tego modelu rozliczania powoduje jednak konieczność zbadania, które z rozmów były prywatne, a które służbowe, czyli kontrolowania billingów, co przy większej liczbie pracowników powoduje duże zaangażowanie czasowe. Nie jest to więc metoda efektywna i godna polecenia.

Drugim ze sposobów - najczęściej wykorzystywanym w firmach -jest ustalenie ryczałtu miesięcznego, który obejmuje zarówno rozmowy prywatne, jak i służbowe. Ryczałt jest określany przykładowo na podstawie średniej wartości przeprowadzonych rozmów służbowych przez pracowników w poprzednich miesiącach. Jednocześnie przekroczenie limitu powoduje obciążenie pracownika kosztami nadwyżki. Wartość, o którą pracownik przekracza limit, może być rozliczana na dwa sposoby: albo jest doliczana do przychodów ze stosunku pracy i opodatkowana, albo pracownik zwraca kwotę wynagrodzenia odpowiadającą nadwyżce.

Zgodnie z art.28 dyrektywy z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej: "w przypadku, w którym podatnik we własnym imieniu, lecz na rachunek innego podatnika bierze udział w świadczeniu usług, uznaje się, że podatnik sam nabył i wyświadczył te usługi". Jeśli zatem pracownik korzysta z telefonu służbowego do celów prywatnych, przyjmuje się, że firma nabyła usługę telekomunikacyjną od faktycznego usługodawcy, a następnie wyświadczyła nieodpłatnie tę usługę na rzecz pracownika. Tak więc określenie pracownikowi przychodu z tytułu sfinansowania prywatnych rozmów powodować będzie także konsekwencje w VAT.

Art. 8 ust. 2 ustawy o VAT mówi bowiem, że nieodpłatne świadczenie usług na rzecz pracowników podlega opodatkowaniu, jeżeli nie jest związane z prowadzonym przedsiębiorstwem, a podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (w całości lub w części). Podstawą opodatkowania w tym wypadku będzie cena nabycia usługi telekomunikacyjnej. Czynność ta powinna być udokumentowana fakturą wewnętrzną VAT i wykazana w ewidencji sprzedaży oraz w deklaracji VAT-7.

Inaczej będzie wtedy, gdy pracownik musi zapłacić za przekroczenie telefonicznego ryczałtu. Nadwyżka może być potrącona z jego wynagrodzenia, wpłacona do kasy lub na konto.

Wówczas kwota wynagrodzenia stanowiąca nadwyżkę ponad przyznany limit rozmów telefonicznych nie jest przychodem pracownika.

Mamy tu jednak do czynienia z odpłatnym świadczeniem usługi - zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o VAT. Pracownik nabywa bowiem odpłatnie od pracodawcy usługę telekomunikacyjną.

Obowiązek opodatkowania przez pracodawcę tej usługi nie jest uzależniony odprawa do odliczenia podatku naliczonego. Nawet jeżeli pracodawcy nie przysługiwała ta możliwość (z tytułu nabycia usługi telekomunikacyjnej), to odpłatne świadczenie usługi na rzecz pracownika będzie opodatkowane.

Czynność taka będzie jednak inaczej dokumentowana niż nieodpłatne świadczenie doliczane do przychodów pracownika. Odpłatne świadczenie usług powinno być bowiem - co do zasady - dokumentowane fakturą VAT, chyba że pracownicy nie będą jej żądać. Nie trzeba natomiast w tym wypadku wystawiać paragonu z kasy fiskalnej, co wynika z przepisów rozporządzenia ministra finansów w sprawie kas rejestrujących. Niewątpliwie jednak podatnik musi wykazać sprzedaż na rzecz pracownika w ewidencji oraz w deklaracji VAT-7. Rozważyć można wtedy udokumentowanie sprzedaży fakturą wewnętrzną, aczkolwiek nie ma takiego ustawowego obowiązku.

Przekroczenie przyznanego limitu rozmów telefonicznych może wynikać z przeprowadzenia wyłącznie rozmów służbowych. Niezasadne jest wówczas obciążanie pracownika nadwyżką.

Należy także pamiętać, że zasady korzystania z telefonów służbowych do celów prywatnych powinny być zamieszczone w regulaminie pracy bądź w umowie z pracownikiem.

Autorka jest doradcą podatkowym, menedżerem w HLB Frąckowiak i Wspólnicy