Większość wydatków związanych z obsługą korespondencji w firmach pochłania wysyłka papierowych faktur. Taki wniosek płynie z raportu przygotowanego przez firmę Roland Berger na zlecenie Krajowej Izby Rozliczeniowej.
Gdyby faktury były dystrybuowane i prezentowane w sposób elektroniczny, koszty można by zmniejszyć nawet o połowę – twierdzą autorzy opracowania.
Jeśli przyjmiemy, że dostarczenie klientowi 12 faktur w ciągu roku kosztuje około 20 zł, łatwo oszacować skalę możliwych do osiągnięcia oszczędności.
To najważniejszy powód, dla którego liczba elektronicznych faktur wystawionych w Europie w latach 2005 – 2009 wzrastała średnio o 41 proc. rocznie.
Obecnie w ciągu roku usługodawcy wysyłają swoim klientom ponad miliard takich dokumentów.
[srodtytul]Przesyłka na konta internetowe[/srodtytul]
W Polsce elektroniczna wysyłka dokumentów może się odbywać za pośrednictwem systemów bankowości internetowej. Umożliwia to system Bilix stworzony przez Krajową Izbę Rozliczeniową, czyli spółkę odpowiadającą m.in. za realizację przelewów międzybankowych.
Za pośrednictwem banku usługodawca przekazuje faktury na rachunki bankowe swoich klientów. Odbiorcy usługi będą je widzieli po zalogowaniu się na konto.
Elektroniczne rachunki są dostarczane klientom w postaci już wypełnionych, niedających się edytować formularzy przelewów.
To niemal całkowicie eliminuje ryzyko omyłkowego wysłania pieniędzy na niewłaściwe konto lub nieprawidłowego opisania przelewu.
Pilotażowe wdrożenie systemu Bilix, w którym wziął udział jeden bank i dwaj dostawcy usług, odbyło się w 2008 r. Obecnie przyłączają się do niego kolejne banki.
[srodtytul]Coraz więcej podmiotów w systemie[/srodtytul]
Rozwiązanie pozwalające na elektroniczną prezentację faktur działa już w PKO BP, Pekao SA, ING, MultiBanku i Millennium.
Oznacza to, że faktury w formie elektronicznej można już dostarczać do około 10 mln klientów tych instytucji korzystających z usług bankowości elektronicznej (jest to liczba podpisanych umów; co trzeci klient nie korzysta z usług, do których ma dostęp).
Lista banków pośredniczących w wysyłce e-faktur będzie się stopniowo wydłużała. W najbliższym czasie do systemu przyłączą się również: mBank, BZ WBK, Raiffeisen Bank, Citi Handlowy i Bank Polskiej Spółdzielczości.
Rozwiązanie proponowane przez Krajową Izbę Rozliczeniową obniża koszty związane z dystrybucją faktur i praktycznie eliminuje ryzyko pomyłek. Nie zapewnia jednak terminowości wpłat. To od klienta otrzymującego e-fakturę zależy, kiedy ureguluje rachunek.
[srodtytul]Polecenie zapłaty lub obciążenie karty[/srodtytul]
Jeśli dla firmy podstawowym problemem jest nieterminowość wpłat, powinna poszukać innego rozwiązania. Może to być polecenie zapłaty lub zgoda klienta na obciążanie rachunku jego karty kredytowej. Niestety, konsumentów nie udało się przekonać do żadnego z nich.
W Polsce, jak dotychczas, w ogóle nie przyjęło się polecenie zapłaty. W wielu krajach klienci masowo regulują należności za stałe usługi właśnie w ten sposób.
Ale w naszym kraju mają opory przed wyrażeniem zgody na to, by wystawca rachunku sam pobrał pieniądze za usługę z ich konta bankowego.
Choć przecież usługa jest bezpieczna, bo każdą zrealizowaną automatycznie płatność można cofnąć bez podania przyczyny.
Mało popularne jest też regulowanie należności poprzez zgodę na obciążanie karty płatniczej klienta. Tu również silne są obawy o bezpieczeństwo transakcji.
Barierą jest też niezbyt wielka liczba kart pozwalających realizować transakcje na odległość. Natomiast wystawców faktur zniechęcają prowizje, jakie musieliby płacić centrum rozliczeniowemu za obsługę transakcji.
