Pracownik parkuje, pracodawca płaci, ale nie zawsze ma koszt

Do firmowych kosztów można zaliczyć wydatki związane z używaniem do celów działalności gospodarczej samochodów niebędących środkami trwałymi. Mogą to być np. pojazdy wynajęte lub będące własnością pracowników.

[srodtytul]Jazdy lokalne i zamiejscowe[/srodtytul]

Jeśli chodzi o auta udostępnione pracodawcy przez pracowników, zastosowanie ma art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ([link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o CIT[/link]) i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 36 [link=http://]ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych[/link] (ustawy o PIT), wyłączający z kosztów podatkowych wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów (osobowych i innych) na potrzeby podatnika:

- w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

- w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

[srodtytul]Co się mieści w kilometrówce[/srodtytul]

Nasuwa się tu pytanie, jakie wydatki muszą być rozliczone przez pracodawcę w ramach limitu tzw. kilometrówki. Przepisy mówią ogólnie o wydatkach „z tytułu kosztów używania samochodów osobowych”.

Powstały wątpliwości, czy chodzi tylko o wydatki związane stricte z eksploatacją auta, takie jak:

paliwo, olej, płyny, części zamienne, czy też należy to rozumieć szerzej, jako wszelkie wydatki związane z używaniem samochodu, w tym takie, których poniesienie nie jest w żaden sposób zależne od liczby przejechanych kilometrów (nie ma związku z intensywnością używania pojazdu), np. czynsz najmu, ubezpieczenie, parkowanie, opłaty za przejazd autostradami.

Z interpretacji organów podatkowych wynika, że opowiadają się one na ogół za tą drugą opcją.

[ramka][b]Konieczna ewidencja[/b]

Niezbędnym warunkiem rozliczenia w kosztach firmy wydatków na eksploatację samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku przedsiębiorcy jest prowadzenie dla niego ewidencji przebiegu. Obowiązek ten wynika z art. 16 ust. 5 ustawy o CIT (art. 23 ust. 5 ustawy o PIT).

Na jej podstawie określa się, w jakim stopniu auto faktycznie było wykorzystywane do celów firmy. Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie dotyczy sytuacji, gdy pracownik używa prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych w jazdach lokalnych i otrzymuje zwrot wydatków z tego tytułu w postaci miesięcznego ryczałtu pieniężnego.

W pozostałych przypadkach, tzn. gdy za jazdy lokalne pracownik dostaje zwrot kosztów w kwocie uwzględniającej liczbę faktycznie przejechanych w celach służbowych kilometrów a także gdy wybiera się prywatnym samochodem w podróż służbową, taka ewidencja jest konieczna, by pracodawca mógł te wydatki zaliczyć do swoich kosztów uzyskania przychodów. [/ramka]

Na potwierdzenie swego stanowiska przywołują m.in. [b]wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie z 9 lipca 2008 r. (I SA/Lu 186/08),[/b] wskazujący, że „do wydatków objętych limitem określonym w treści art. 16 ust. 1 pkt 51 (przepis ten też – podobnie jak art. 16 ust. 1 pkt 30 – odnosi się do limitu kilometrówki – przyp. aut.) zalicza się wszystkie wydatki ponoszone z tytułu używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodu niestanowiącego własności podatnika, w tym także czynsz, ubezpieczenie, paliwo, części zamienne itp.”.

Takie też stanowisko – w odniesieniu do czynszu najmu – zajął[b] Naczelny Sąd Administracyjny w uchwale siedmiu sędziów z 25 października 1999 r. (FPS 9/99). [/b]

Podobny pogląd wyraził również[b] WSA w Gliwicach w wyroku z 15 lutego 2007 r. (I SA/GL 377/06). Natomiast WSA w Warszawie w wyroku z 5 lutego 2010 r. (III SA/Wa 1502/ 09) [/b]stwierdził, że koszty najmu samochodu nie powinny być ujmowane w kilometrówce, ale opłaty za autostrady i parkowanie tak.

[srodtytul]Co do zasady koszt, ale czy zawsze?[/srodtytul]

Jeżeli koszty opłat parkingowych zwracane pracownikowi mieszczą się w limicie kilometrówki, to pracodawca nie powinien mieć problemów z zaliczeniem ich do kosztów uzyskania przychodów.

Problem pojawi się natomiast niewątpliwie przy płaceniu ryczałtu (niezależnego od faktycznie ponoszonych przez pracownika wydatków i faktycznie przejechanych kilometrów) oraz wtedy, gdy limit kilometrówki jest już wyczerpany.

Uważam jednak, że w sytuacji gdy pracownik realizuje konkretne zadanie zlecone przez pracodawcę, np. pojechał po zakupy firmowe czy na szkolenie, i w związku z wykonywaniem tego zadania poniósł koszty parkowania (a faktycznie powinien je ponieść pracodawca, skoro załatwiane są jego sprawy), to zwrot takiego udokumentowanego wydatku i tak powinien być kosztem uzyskania przychodu pracodawcy.

Nie jest to bowiem wydatek stricte związany z codziennym i nie do końca mierzalnym używaniem samochodu: tu nie ma wątpliwości, że ten wydatek został poniesiony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i znana jest jego wysokość.

Za takim stanowiskiem zdaje się też opowiadać [b]Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 20 maja 2009 r. (ITPB3/423-121/09/MT)[/b]. Dotyczyła ona spółki, która ponosi wydatki (m.in. na opłaty parkingowe) związane z realizowaniem przez pracowników zadań służbowych poza siedzibą spółki.

Organ podatkowy nie miał wątpliwości, że koszty te dotyczą działalności gospodarczej prowadzonej przez spółkę i są w sposób pośredni związane z jej przychodami.

Co do zasady, mogą zatem być kosztami uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1, o ile zostaną prawidłowo udokumentowane przez podatnika.

„Koszty przejazdów taksówkami, opłat parkingowych oraz zakupu drobnych materiałów biurowych, udokumentowane w sposób wymagany przepisami o rachunkowości, stanowią koszty uzyskania przychodów spółki” – czytamy w tym piśmie.

[srodtytul]Parkowanie w podróży służbowej[/srodtytul]

Pracodawca korzysta z samochodu pracownika także wtedy, gdy ten odbywa za jego zgodą podróż służbową własnym samochodem. Podróżą służbową jest wyjazd poza stałe miejsce pracy, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy. Pracownikowi przysługują określone należności na pokrycie kosztów takiej podróży.

[ramka][b]Organy podatkowe o wydatkach z tytułu używania samochodu[/b]

Jak czytamy np. w [b]interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 27 kwietnia 2009 r. (IPPB3/ 423-63/09-2/KK):[/b]

„płacony przez spółkę czynsz najmu będzie płatnością z tytułu używania samochodu osobowego, na co wskazuje wykładnia językowa ww. przepisu.

Ponieważ ustawodawca na gruncie prawa podatkowego nie definiuje pojęcia wydatków z tytułu używania, należy się odwołać do słownika języka polskiego, w którym przez »wydatek« rozumie się »sumę, która ma być wydana« lub »sumę wydaną na coś«, natomiast »używać« oznacza »stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek« (…)

Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy. Wydatki z tytułu czynszu za najem jako opłata za możliwość korzystania z rzeczy mieszczą się w tym pojęciu. (...)

Również koszty związane z używaniem samochodów wynajmowanych, dotyczące przejazdu (np. opłaty parkingowe, opłaty za autostrady), mieszczą się w pojęciu wydatków z tytułu używania samochodu osobowego i podlegają ograniczeniu wynikającemu z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT”.

Podobny pogląd przedstawiła [b]Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 24 stycznia 2008 r. (ITPB3/423-151/07/AT).[/b]

Uznała, że w ramach kilometrówki powinny być rozliczane zarówno należności czynszowe z tytułu najmu, jak i wyodrębnione z nich opłaty związane z pakietem usług dodatkowych (wynagrodzenie za telefoniczny serwis obsługi kierowców, okresowe badanie stanu technicznego pojazdu, ubezpieczenie OC i AC).

Identyczne stanowisko zajęły także [b]Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 9 października 2009 r. (IBPB1/2/423-824/09MS) i Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 13 listopada 2009 r. (IPPB5/423-537/09-4/PJ).[/b] [/ramka]

Są to diety oraz zwrot kosztów:

przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Gdy pracownik odbywa podróż służbową samochodem, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym.

W takiej wysokości ustala się, co należy podkreślić, zwrot kosztów przejazdu.

Zatem uważam, że istnieją podstawy do twierdzenia, że inne zwracane pracownikowi wydatki, w tym opłaty parkingowe, powinny być kosztami uzyskania przychodów związanymi z podróżą służbową poza wskazanym wyżej limitem.

Takie też stanowisko zajęła[b] Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 2 grudnia 2008 r. (IBPB3/423-877/08/BG).[/b]

Organy podatkowe nie są jednak w tej materii zgodne. Przeciwny pogląd prezentuje np.[b] Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 23 kwietnia 2009 r. (ILPB3/423-112/09-2/ŁM).[/b]

[i]Autorka jest doradcą podatkowym, wspólnikiem w Spółce Doradztwa Podatkowego „Manugiewicz, Trzaska i Wspólnicy”[/i]

[ramka][b]Czytaj też [link=http://www.rp.pl/artykul/441928.html]"Czy zwrot opłaty parkingowej jest opodatkowanym przychodem pracownika"[/link][/b][/ramka]