W trakcie prac inwentaryzacyjnych mogą zostać stwierdzone zapasy nieprzedstawiające już żadnej wartości lub których wartość zmniejszyła się wskutek np. uszkodzenia, czy przeterminowania. Biorąc pod uwagę zasadę ostrożności, w wyniku finansowym, bez względu na jego wysokość, należy uwzględnić zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów księgując, odpisy aktualizujące:
Wn „Pozostałe koszty operacyjne"
Ma „Odchylenia z tytułu aktualizacji wartości zapasów materiałów i towarów" lub „Odchylenia z tytułu aktualizacji wartości zapasów produktów".
Gdy po obniżce nowa cena danego składnika zapasów ciągle przewyższa cenę jego zakupu/nabycia lub kosztów wytworzenia, wówczas ewidencja efektów obniżenia ceny może przebiegać następująco:
Wn „Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów i towarów" lub „Odchylenia od cen ewidencyjnych produktów"
Ma „Materiały" lub „Towary" lub „Produkty gotowe i półprodukty" lub „Odchylenia z tytułu aktualizacji wartości zapasów materiałów i towarów" lub „Odchylenia z tytułu aktualizacji wartości zapasów produktów".
W bilansie salda kont: „Odchylenia z tytułu aktualizacji wartości zapasów materiałów i towarów"; „Odchylenia z tytułu aktualizacji wartości zapasów produktów"; „Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów i towarów" oraz „Odchylenia od cen ewidencyjnych produktów" korygują wartość materiałów, towarów i produktów.
Jeżeli dany składnik zapasów nie nadaje się, w konsekwencji uszkodzenia (przeterminowania) do sprzedaży, wówczas należy wyksięgować go z ewidencji, obciążając równocześnie konto pozostałych kosztów operacyjnych (taki uszkodzony lub przeterminowany składnik zapasów podlega najczęściej fizycznej likwidacji).
