Firma ponosząca koszty działalności gospodarczej ?nie zawsze dokumentuje je fakturami VAT, czasem innymi dokumentami, takimi jak rachunki, bilety itp. Jak powinny wyglądać takie dowody wydatkowania środków na cele gospodarcze?

Magdalena Kucharska: Pamiętajmy, że ustawy ?o podatkach dochodowych wyraźnie wyłączają niektóre wydatki z kosztów uzyskania przychodu. Jednak jeśli dany wydatek może być takim kosztem, to powinien być udokumentowany według wymogów przewidzianych ?dla dowodu księgowego. ?Taki dowód jest zdefiniowany ?w ustawie o rachunkowości oraz w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów ?i rozchodów.

Ogólnie mówiąc, powinien zawierać przede wszystkim określenie stron transakcji, opis operacji gospodarczej, jej datę ?i wartość. W praktyce są to najróżniejsze dokumenty, np. bilet kolejowy czy paragon ?za opłatę parkingową. Dokumentem tego rodzaju może być też oświadczenie ?o poniesieniu kosztów na jakąś transakcję, gdy nie istniała możliwość uzyskania faktury VAT. Takie opisy sporządza się np. w przypadku poniesienia kosztów podróży zagranicznej, opisując poszczególne dokumenty z uwzględnieniem celu poniesienia danych wydatków. Oczywiście nie można zastępować takimi oświadczeniami dokumentów, które da się uzyskać w zwykły sposób. Trzeba też pamiętać, że kosztami uzyskania przychodu mogą być niektóre podatki, ?np. podatek od nieruchomości czy od czynności cywilnoprawnych. Wówczas dokumentem ich poniesienia są np. dowody wpłat na odpowiednie konta urzędu skarbowego.

W praktyce gospodarczej spotykało się także faktury ?pro forma. Czy mogą one być dowodem księgowym?

Dziś spotyka się je już dość rzadko. Jeśli się w ogóle pojawiają, to raczej jako przypomnienie o zapłacie za prawdziwą fakturę albo np. ?jako oferta handlowa. Faktura ?pro forma nie potwierdza zrealizowania transakcji, a zatem nie może być dokumentem poniesienia kosztów.

Ordynacja podatkowa wspomina też o dowodach ?w postępowaniu podatkowym. Co może nimi być?

Rzeczywiście, art. 180 ordynacji mówi o dowodach, ale wyraźnie trzeba zaznaczyć, że te przepisy ?nie dotyczą tylko dokumentowania bieżącej działalności gospodarczej. Chodzi raczej o udowodnienie racji urzędu czy podatnika ?w postępowaniu podatkowym, gdy zaistnieje jakiś spór czy kwestia do wyjaśnienia. Ordynacja dopuszcza tu jako dowód wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne ?z prawem. Mogą to być oświadczenia podatnika, deklaracje podatkowe, księgi podatkowe, faktury innych firm czy zeznania świadków. Zdarza się, że dowodem jest oświadczenie dozorcy domu ?o tym, czy pod takim adresem dane przedsiębiorstwo ?w ogóle istniało. Oczywiście omawiane tu dowody księgowe im dokładniejsze lub lepiej opisane, tym bardziej mogą być dowodami w rozumieniu przepisów ordynacji. Dlatego w interesie podatnika jest dbanie o ich prawidłowe zaksięgowanie ?i przechowywanie.