Firma zatrudnia pracowników na stanowiskach, które wymagają prania odzieży roboczej. W jaki sposób powinien być skalkulowany wypłacany tym pracownikom ekwiwalent za pranie odzieży, aby był wolny od obciążeń podatkowo-składkowych? – pyta czytelnik.

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie odzieży roboczej. Obowiązek prania dotyczy zarówno używanej przez pracownika odzieży roboczej, która należy do pracodawcy, jak i odzieży własnej pracownika, używanej w pracy za zgodą jego i pracodawcy, która stanowi odzież roboczą. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, to czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania mu przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości poniesionych przez niego kosztów. Tak wynika z art. 2379 § 2 i 3 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Niedopuszczalne jest jednak, aby pracodawca powierzył pracownikowi pranie odzieży roboczej, która uległa skażeniu środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi ?(art. 23710 k.p.).

Określone w innych przepisach

Wartość wypłaconego przez zakład pracy ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej pracownika jest przychodem ze stosunku pracy, ale pod pewnymi warunkami korzysta on ?ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. Zwolnieniem tym objęte są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Warunkiem niezbędnym do tego, aby ekwiwalent za pranie odzieży został objęty tym zwolnieniem, jest jego przyznanie i wypłacenie pracownikowi zgodnie z przepisami o bhp, czyli – jak stanowi przywołany wcześniej art. 2379 § 3 k.p. ?– w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. I tu zaczyna się problem. Liczba interpretacji podatkowych wydanych na ten temat w ciągu ostatnich dwóch lat wyraźnie wzrosła, a to za sprawą wątpliwości odnoszących się do metody ustalenia wysokości kosztów za pranie faktycznie poniesionych przez pracownika.

Na podstawie rachunku ?z pralni...

Oczywiście najprościej jest wtedy, gdy pracownik odda odzież roboczą do pralni. Wówczas przyznanie i wypłata ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej następują na podstawie wystawionych przez pralnię faktur lub rachunków, które stwierdzają wysokość kosztów za pranie faktycznie poniesionych przez pracownika. W takiej sytuacji zwrot przez pracodawcę kosztów prania odzieży roboczej, ?w wysokości stwierdzonej rachunkiem z pralni, nie jest obciążony PIT.

...albo jako ryczałt

Ale przecież pracownik może wyprać tę odzież sam, co jest na pewno tańsze w porównaniu ?z kwotą na rachunku wystawionym przez pralnię. Bywa jednak niestety kłopotliwe, jeśli chodzi o obciążenie w PIT. W przypadku gdy pracownik pierze odzież roboczą w domu – samą lub wraz z inną używaną przez domowników odzieżą – nie sposób precyzyjnie zmierzyć i wycenić rzeczywistego zużycia energii elektrycznej, wody i środków piorących wykorzystanych do prania odzieży roboczej. Dlatego pracodawcy z reguły w takim przypadku przyznają pracownikom ryczałt pieniężny w stałej kwocie (stawce), np. 35 zł za miesiąc. Tak ustalona wysokość ekwiwalentu nie może być jednak oderwana od realnych kwot, które pracownik mógł ponieść w związku z praniem odzieży w domu. Jeśli bowiem ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jest ustalony w wysokości, która nie jest równowartością kosztów faktycznie poniesionych przez pracownika, to taki ekwiwalent nie będzie korzystał ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT.

Tak uznała np. Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji ?z 10 października 2012 r. (IPPB4/ /415-574/12-4/JK), odnosząc się do ekwiwalentu za pranie, którego wartość co prawda została zróżnicowana z uwagi na kategorię zabrudzenia odzieży i częstotliwość prania w poszczególnej kategorii, ale – jak przyznał podatnik – wartość tego ekwiwalentu nie wynikała z faktycznie wydatkowanych kwot na pranie odzieży roboczej i jego kalkulacja nie uwzględniała średnich cen w lokalnych pralniach. W tych okolicznościach organ podatkowy wyjaśnił, że wypłata pracownikom stałej ryczałtowej kwoty kosztów prania odzieży roboczej podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy, od którego wartości należy ustalić i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

W firmowej koszuli ?na imieniny

Zaliczkę na podatek dochodowy należy pobrać także od ekwiwalentu wypłaconego pracownikowi za pranie odzieży roboczej, która może być przez niego wykorzystywana zarówno ?w pracy, jak i po pracy, tzn. do celów prywatnych. Tak przykładowo uznała Izba Skarbowa ?w Katowicach w piśmie z 12 listopada 2012 r. (IBPBII/1/415-714/ /12/HK), odnosząc się do ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej kierowców. Pracodawca zapewniał pracownikom sweter i pulower z logo firmy oraz jednolite dla wszystkich koszule i spodnie bez firmowego logo. Z uwagi na to, że odzież ta – jak wskazał podatnik (pracodawca) – mogła być użytkowana przez kierowców zarówno w czasie pracy, jak i po pracy, a jednocześnie nie ma przepisów, które nakazywałyby wypłacać ekwiwalent za pranie „umundurowania" noszonego przez kierowców autobusów, ekwiwalent za pranie tej odzieży został uznany przez fiskusa za podlegający opodatkowaniu PIT bez możliwości zastosowania zwolnienia od tego podatku.

Podobne skutki dotyczyły pracowników socjalnych MOPS, którym był wypłacany ekwiwalent za pranie ich własnej odzieży używanej podczas pracy. Izba Skarbowa w Bydgoszczy w piśmie z 20 sierpnia 2010 r. (ITPB2/415--539/10/RS) słusznie uznała, że w takich okolicznościach: „(...) wypłacony przez wnioskodawcę pracownikom socjalnym ekwiwalent pieniężny za używanie przez tych pracowników własnej odzieży i obuwia oraz pranie tej odzieży, nie korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego na mocy art. 21 ?ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (...)".

Trzeba dobrze skalkulować...

Jednak w większości przypadków ekwiwalent za pranie odzieży roboczej będzie podlegał zwolnieniu z opodatkowania PIT, jeżeli jego wartość zostanie skalkulowana tak, aby nie przekraczała ona kwoty, którą pracownik realnie mógł zapłacić ?w związku z nakładem pracy ?i środków na pranie. Ustalając tę kwotę, najlepiej odnieść się do cen stosowanych dla danego rodzaju odzieży w lokalnych pralniach.

Przykład

Z zakładowego regulaminu wynika, że pracodawca powierzył pranie odzieży roboczej pracownikom. Wypłaca im z tego tytułu ekwiwalent w wysokości stwierdzonej fakturą (rachunkiem) ?z pralni lub miesięcznie w kwocie 30 zł – w przypadku gdy pracownik nie przedłoży faktury (rachunku) ?z pralni, ponieważ pierze odzież roboczą w domu. Kwota ta jest stała bez względu na liczbę prań ?w danym miesiącu.

Wartość miesięcznego ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej w kwocie 30 zł pracodawca określił na podstawie rynkowych cen usług ?w zakresie prania chemicznego odzieży. W lokalnych pralniach obowiązują następujące ceny za pranie: fartucha – 11,90 zł, kamizelki ocieplanej – 22,90 zł, koszuli ?– 11,90 zł, kurtki ocieplanej –34,90 zł, spodni roboczych – 10,90 zł. Tym samym miesięczna wartość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej nie przekracza cen stosowanych przez lokalne pralnie. Tak ustalona wartość ekwiwalentu odzwierciedla koszty, które pracownik faktycznie musiał ponieść.

W celu objęcia zwolnieniem stałe stawki ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej warto więc ustalać w wysokości, która nie przekracza średnich cen prania odzieży roboczej w lokalnych pralniach. Dodatkowo stawki te mogą być zróżnicowane z uwagi na porę roku, jeśli wpływa ona na stopień zabrudzenia odzieży roboczej. Prawidłowość takiej kalkulacji potwierdziła Izba Skarbowa w Katowicach w piśmie ?z 28 października 2013 r. (IBP-BII/1/415-753/13/BJ). Co prawda organ podatkowy zastrzegł, że nie posiada kompetencji do interpretacji prawa pracy, a oceny zasadności i wysokości ekwiwalentu powinien dokonać organ właściwy dla spraw pracowniczych i bhp, ale ostatecznie uznał, że jeżeli prawo i zasady przyznawania ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej wynikają ?z przepisów o bhp, to stawka przyznanego z tego tytułu ekwiwalentu pieniężnego:

– korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy ?o PIT.

Podobnie uznała Izba Skarbowa w Bydgoszczy w piśmie z 15 października 2013 r. (ITPB2/ 415-?-683/13/MU).

...i uwzględnić nieobecność w zakładzie

Ustalając wartość miesięcznego ekwiwalentu, cały czas trzeba pamiętać o tym, że kwota ta musi odzwierciedlać realną wartość kosztów, które jest zobowiązany ponosić z tego tytułu pracownik. Dlatego powinna ona być np. pomniejszana o czas nieobecności pracownika w pracy, co jest uzasadnione tym, że w takim przypadku odzież ta nie ulega zabrudzeniu. Przy czym nie chodzi tu ?o każdą nieobecność pracownika (np. jednodniową czy trzydniową), ale taką, która istotnie może wpłynąć na stopień zabrudzenia odzieży.

Przykład

Firma powierzyła pracownikom ?pranie odzieży roboczej ?we własnym zakresie. Z zakładowego regulaminu wynika, że w przypadku nieobecności pracownika trwającej dłużej niż 2 tygodnie (choroba, ?urlop) miesięczny ekwiwalent ?ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu.

W przeciwnym razie, tzn. jeśli podatnik zastosuje zwolnienie ?z PIT do całej wartości ekwiwalentu – w tym w części przyznanej za okres dłuższej nieobecności pracownika w pracy – to może ono być zakwestionowane. Przyznany w ten sposób ekwiwalent nie stanowi bowiem równowartości kosztów poniesionych faktycznie przez pracownika.

Nie nalicza się składek ZUS

Podstawę wymiaru składek ZUS stanowi, co do zasady, przychód pracownika uzyskany ze stosunku pracy. Jednak z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – DzU nr 161, poz. 1106 ze zm. wynika, że podstawy wymiaru składek nie stanowią m.in. ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej. Jeżeli ekwiwalent za pranie odzieży roboczej nie podlega PIT, to nie podlega on też składkom ZUS. Potwierdził to Zakład Ubezpieczeń Społecznych w interpretacji indywidualnej z 11 kwietnia 2013 r. (WPI/200000/451/381/2013), z której wynika, że: „(...) w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe nie uwzględnia się ekwiwalentów pieniężnych za pranie odzieży roboczej przy założeniu, że są one wpłacane zgodnie z przepisami kodeksu pracy, tj. w wysokości odzwierciedlającej koszty faktycznie poniesione przez pracownika".

Zwrot nie może przekroczyć cen rynkowych

Organy podatkowe akceptują rozwiązanie polegające na ustaleniu wartości ekwiwalentu za pranie w wysokości, która nie przekracza cen rynkowych za usługę prania danego rodzaju odzieży. Potwierdzeniem może być pismo Izby Skarbowej w Katowicach z 7 listopada 2013 r. (IBPBII/1/415-798/13/BD), która przyznała, że wysokość ekwiwalentu może być ustalona także w sposób inny niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracowników. Organ podatkowy odniósł się do sytuacji, w której ze względu na trudności w oszacowaniu kosztów prania – będącej skutkiem tego, że pracownik prał odzież roboczą w domu, często łącznie z rzeczami prywatnymi – pracodawca ustalił stawki ekwiwalentu, określane raz na rok na podstawie porozumienia z pracownikami, które nie przekraczały średniego kosztu prania odzieży w pobliskich pralniach. Izba skarbowa potwierdziła, że wysokość zwrotu kosztów ustalona we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracowników podlega zwolnieniu z PIT, jeżeli dana kwota stanowiła istotnie ekwiwalent przysługującego świadczenia.