Rz: Kiedy firma powierza swoją księgowość i rozliczenia podatkowe biuru rachunkowemu albo kancelarii doradztwa podatkowego, może się okazać, że któraś ze stron nie dopełni swoich obowiązków. To może wpłynąć na rozliczenia z administracją skarbową. Jak się najlepiej zabezpieczyć przed nieprzyjemnymi skutkami takich zdarzeń?
Zbigniew Maciej Szymik: Przede wszystkim należy zawrzeć umowę o obsługę księgową czy podatkową, wyraźnie określającą zakres odpowiedzialności obu stron. To ważne nie tylko dla nich, ale także w relacjach kancelarii z ubezpieczycielem. Wprawdzie doradcy podatkowi podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej, ale ubezpieczyciel może nabrać wątpliwości, czy odszkodowanie na pewno się należy. Do takich sytuacji może dojść, jeśli sprawdzi wspomnianą umowę i natrafi tam na zapisy, które mętnie określają wzajemne zobowiązania stron. Biuro rachunkowe czy kancelaria doradztwa podatkowego powinny zastrzec, że np. nie zgadzają się na wykonywanie zleceń w sytuacji, gdy klient dostarcza dokumenty tuż przed terminem na złożenie deklaracji podatkowej i żąda opracowania ich w ciągu kilku godzin. Wtedy po prostu istnieje ogromne prawdopodobieństwo pomyłki. Krótko mówiąc – próba rozmycia odpowiedzialności po prostu się nie opłaca.
Jak powinno się postępować, jeśli jednak w kancelarii dojdzie do pomyłki i klient poniesie szkodę?
Najlepiej wyjaśnić sprawę jak najszybciej z klientem. Jeśli okaże się, że z winy biura księgowego czy podatkowego doszło do zgubienia jakiejś faktury (choćby z prozaicznej przyczyny, że przeciąg ją wywiał za okno), to należy jak najszybciej porozumieć się klientem i przyznać się do winy, jeśli nie ulega ona wątpliwości. W przypadku niewyjaśnionego zniknięcia faktury rozsądne jest poproszenie wystawcy o jej duplikat. W mojej praktyce, jeśli powstanie drobna szkoda, np. na kilkaset złotych, to sam ją klientowi pokrywam. Zgłaszanie ubezpieczycielowi takich małych szkód może być nieopłacalne, bo grozi utratą zniżek za bezszkodowość. Oczywiście przy większych szkodach sytuacja jest inna i trzeba się starać o odszkodowanie od ubezpieczyciela.
Wracając zaś do relacji z klientem – czy warto dokumentować protokołem każde przekazanie dokumentów?
To jest rozsądne wyjście. Powinien być to co najmniej protokół ilościowy, potwierdzający ile stron dokumentów przekazano. W praktyce wielu klientów, zwłaszcza z mniejszych firm, irytuje się takimi formalnościami. Wtedy najlepiej samemu policzyć dostarczone faktury czy inne dokumenty, sporządzić protokół i przedłożyć klientowi do podpisu. Lepszym wyjściem jest jednak sporządzenie protokołu, określającego jakie dokładnie dokumenty dostarczono i czy dotyczą np. sprzedaży czy zakupów.
—rozmawiał Paweł Rochowicz
