Trudno wyobrazić sobie bardziej rozpowszechniony w obrocie gospodarczym dokument niż faktura. Obowiązek jej wystawiania wynika wprost z ustawy o VAT. Szczegółowe zasady wystawiania faktur zostały jednak określone nie w ustawie, tylko w rozporządzeniu ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie m.in. zasad wystawiania faktur. Znajdziemy tam wiele wymogów formalnych, zarówno w zakresie wymaganej treści faktury, jak i w zakresie obowiązujących reguł i procedur jej sporządzania.
Niewątpliwie, ubocznym efektem tak szczegółowo określonych zasad wystawiania faktur oraz powszechności stosowania tego dokumentu są pomyłki popełniane w ich treści. I to zarówno te, które odnoszą się do pozycji wartościowych (kwotowych) faktury, jak i te, które mają charakter opisowy (pozycje niewartościowe). Sprostowanie takich pomyłek wymaga jednak dochowania szczegółowych procedur określonych przepisami powołanego rozporządzenia. O ile bowiem w stosunku do prostowania stwierdzonych pomyłek w zakresie pozycji wartościowych, podobnie jak w przypadku dokonania np. obniżki ceny, udzielenia rabatu czy też bonifikaty albo dokonania zwrotu towaru, powszechnie stosowana jest faktura korygująca, o tyle wielu podatników zapomina, że faktura korygująca jest dokumentem właściwym także dla prostowania innych ujawnionych błędów, w tym także błędów w zakresie pozycji opisowych faktury. Wynika to z § 14 ust. 1 powołanego rozporządzenia, zgodnie z którym fakturę korygującą wystawia się również wtedy, gdy po wystawieniu faktury podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Stroną wystawiającą fakturę korygującą, w tym także odnoszącą się do pomyłek w zakresie opisowych pozycji faktury, jest wyłącznie wystawca pierwotnej faktury, w treści której został stwierdzony błąd. Zasada ta pozostanie aktualna także po 1 stycznia 2014 r., a zatem, po wejściu w życie nowych regulacji w zakresie wystawiania faktur. Od Nowego Roku zasady wystawiania faktur będą bowiem przeniesione z rozporządzenia do nowych art. 106a–106q ustawy o VAT.
Tak jak każda faktura, także faktura korygująca powinna spełniać warunki określone w przepisach dotyczących zasad wystawiania faktur. Zatem również faktura korygująca wystawiona na okoliczność sprostowania ujawnionego błędu w pozycji opisowej faktury pierwotnej powinna zawierać wymagane dla tego typu dokumentu elementy treści.
Pomyłki w treści wystawionej faktury mogą być prostowane także przez nabywcę towarów lub usług. Do tego celu służy nota korygująca, która jako szczególny rodzaj faktury może zostać wystawiona wyłącznie przez nabywcę towarów lub usług w razie zaistnienia warunków umożliwiających jej sporządzenie. Aby nabywca mógł wystawić notę korygującą muszą być łącznie spełnione dwie przesłanki:
- nabywca towaru lub usługi otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą towaru lub usługi lub oznaczeniem towaru lub usługi, oraz
- pomyłka nie dotyczy pozycji wartościowych faktury ( wymienionych w §5 ust. 1 pkt 8–15 rozporządzenia )
Nota korygująca jest szczególnym rodzajem faktury. Jej sporządzenie wymaga realizacji zarówno określonych wymogów treści takiego dokumentu, jak i akceptacji przez wystawcę prostowanej faktury. Także te zasady pozostaną aktualne po 1 stycznia 2014 r. (nowy art. 106k ustawy o VAT).
Autor jest doradcą podatkowym
