Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określa art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Oznacza to, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu wydatków zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, jeżeli pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami.

Kosztami podatkowymi są m.in. tzw. koszty pracownicze. Obejmują one przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Także wydatki pracodawcy na zapłatę składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych w części finansowanej przez płatnika składek, są kosztami pracowniczymi.

Wprawdzie w ustawie o CIT znajduje się art. 16 ust. 1 pkt 38a, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji. Nie znajduje on jednak w analizowanej sprawie zastosowania.

Obok bowiem stosunku organizacyjnego członek rady nadzorczej może nawiązać ze spółką drugi stosunek prawny, będący podstawą świadczenia pracy, tzn. umowę-zlecenia, o dzieło, czy – jak w analizowanej sprawie – umowę o pracę i są one od siebie niezależne.

Ponoszone przez spółkę z o.o. koszty wynagrodzenia pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony oraz związane z nim składki ZUS – w części finansowanej przez płatnika składek – mają charakter „wydatków pracowniczych" spółki. Jest tak niezależnie od tego, czy taki pracownik jest jednocześnie członkiem rady nadzorczej spółki.

Pracodawcy, którzy terminowo wypłacają wynagrodzenia i opłacają do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składki w części finansowanej przez zakład pracy jako płatnika składek, mogą zaliczyć te należności do kosztów uzyskania przychodów już w miesiącu, za który są należne (czyli na zasadzie memoriałowej).

Sam fakt, że pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony jest jednocześnie członkiem rady nadzorczej spółki, nie uzasadnia wyłączenia tych wydatków na wynagrodzenia i składki ZUS w części finansowanej przez płatnika składek z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT.

Potwierdzenie takiego stanowiska znajdziemy także w interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 1 kwietnia 2011 r. (IPPB5/423-25/11-4/AS).