Księgowe konsekwencje uwzględnienia roszczeń reklamacyjnych kontrahenta

Reklamacja z tytułu dostaw i usług polega na zwróceniu się do dostawcy, producenta towaru czy wykonawcy usługi w sprawie ujawnionych wad towaru, niedokładności w dostawie itp. z żądaniem uregulowania sprawy zgodnie z warunkami umowy kupna- -sprzedaży. Mają tu zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego, dotyczące rękojmi za wady i gwarancji jakości.

W relacjach między sprzedawcą a nabywcą wyróżnia się:

- reklamacje rzeczowe, których przedmiotem są ilość i jakość zrealizowanej dostawy lub usługi oraz

- reklamacje wartościowe, których przedmiotem są cena, marża, rabat, błędy rachunkowe w fakturach VAT.

W przypadku, gdy rzecz sprzedana ma wady, kupujący, zgodnie z art. 560 par. 1 kodeksu cywilnego, może:

a) odstąpić od umowy lub

b) żądać usunięcia usterek, wymiany rzeczy na wolną od usterek albo obniżenia ceny.

Trzeba podkreślić, że z kolei zgodnie z art. 565 kodeksu cywilnego, jeżeli spośród rzeczy sprzedanych tylko niektóre są wadliwe i dają się odłączyć od rzeczy wolnych od wad, bez szkody dla obu stron, to uprawnienie kupującego do odstąpienia od umowy ogranicza się tylko do rzeczy wadliwych. Reklamowana jest wówczas część dostawy.

Ważne! Zapisy w księgach rachunkowych uzależnione są od rodzaju reklamacji, dostawy lub usługi, terminu zgłoszenia reklamacji, uznania jej za uzasadnioną bądź nie. Znaczenie ma także to, czy sprawa znalazła się w sądzie i jak została rozstrzygnięta.

Generalnie ewidencja rozrachunków z tytułu reklamacji dostaw i usług powinna być prowadzona na kontach: 200 „Rozrachunki z odbiorcami" i 210 „Rozrachunki z dostawcami" (dot. Materiałów, towarów i produktów, w tym usług świadczonych w ramach działalności operacyjnej – podstawowej) i na koncie 249 „Pozostałe rozrachunki", jeżeli reklamacje wynikają z rozrachunków z tytułu zakupu lub sprzedaży środków trwałych i ich wynajmowania, środków trwałych w budowie oraz ulepszenia środków trwałych.

W przypadku reklamacji obowiązują następujące zasady. Jeśli reklamacja została zgłoszona do dostawcy przed dokonaniem zapłaty, nabywca stawia towary do dyspozycji dostawcy i ujmuje je w ewidencji pozabilansowej jako zapasy obce, dokonując ewidencji po stronie Wn konta 390 „Zapasy obce".

Uznanie reklamacji i obniżenie ceny

W przypadku, gdy dostawca uznał reklamację za uzasadnioną i nastąpił zwrot reklamowanych towarów, wówczas rozchód tych towarów dokumentuje się w ewidencji pozabilansowej po stronie Ma konta 390 „Zapasy obce". Jeśli natomiast w wyniku reklamacji obniżono cenę towarów i przyjęto je na stan po obniżonej cenie, wówczas dokonuje się następujących zapisów.

Po pierwsze w ewidencji pozabilansowej wyksięgowuje się zapasy towarów postawionych do dyspozycji dostawcy, dokonując zapisu po stronie Ma konta 390 „Zapasy obce".

Po drugie w ewidencji bilansowej ujmuje się przyjęcie towarów po obniżonych cenach, dokonując następujących zapisów: wartość w cenach przyjętych do ewidencji po stronie Wn konta 330 „Towary", odchylenia kredytowe lub debetowe po stronie Ma (kredytowe) lub po stronie Dt (debetowe) konta 342 „Odchylenia od cen ewidencyjnych", wartość w cenach zakupu po stronie Ma konta 300 „Rozliczenie zakupu" lub bezpośrednio po stronie Ma konta 210 „Rozrachunki z dostawcami".

Odchylenia od cen ewidencyjnych:

- odchylenia debetowe – występują w przypadku przyjęcia do ewidencji zapasów ceny niższej od rzeczywistej ceny zakupu lub nabycia,

- odchylenia kredytowe – występują w przypadku przyjęcia do ewidencji zapasów ceny wyższej od rzeczywistej ceny zakupu lub nabycia.

Konsekwencje w VAT

Uznanie reklamacji może wywoływać problemy w zakresie VAT. Wówczas bowiem przyjęte uprzednio towary wyksięgowuje się z ewidencji bilansowej i wprowadza do pozabilansowej. Należy jednak mieć na uwadze, że korekta zobowiązania wobec dostawcy, wynikającego z uprzednio opłaconej faktury VAT może nastąpić jedynie na podstawie faktury korygującej, co spowoduje również korektę podatku naliczonego u nabywcy.

Prawo do dokonywania korekt wartościowych w zakresie VAT przysługuje podatnikowi na podstawie art. 29 ust. 4 ustawy o VAT, z którego wynika między innymi, że podstawę opodatkowania zmniejsza się o:

- kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont),

- wartość zwróconych towarów, kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Przykład

Spółka Intersense zakupiła 50 drukarek celem dalszej odsprzedaży, po 200 zł za sztukę. Otrzymała fakturę na kwotę 12 300 zł brutto (w tym 23 proc. VAT 2 300 zł). Po dostarczeniu towaru okazało się, iż 10 drukarek ma wady, powstałe prawdopodobnie w trakcie transportu.

Spółka zgłosiła reklamację i postawiła towar do dyspozycji sprzedawcy. Dostawca uznał reklamację i obniżył cenę o 10 proc. Wystawił fakturę korygującą na 246 zł (w tym 23 proc. VAT – 46 zł). Nabywca dokonał zapłaty z uwzględnieniem otrzymanej faktury korygującej.

Przyjmujemy założenie, że spółka ewidencjonuje towary w cenach zakupu. Ustawa o rachunkowości w art. 34 zezwala na wycenianie materiałów i towarów w cenach zakupu, jeżeli nie zniekształca to stanu aktywów oraz wyniku finansowego jednostki.

Ewidencja w księgach rachunkowych reklamującego.

1) PK – wyksięgowanie z ewidencji bilansowej towarów postawionych do dyspozycji dostawcy: 10 szt. × 200 zł/szt. =2000,- po stronie Wn konta Rozliczenie zakupu i po stronie Ma konta 330 Towary;

2) PK – ujęcie reklamowanych towarów w ewidencji pozabilansowej – 2000,- po stronie Wn konta 390 Zapasy obce;

3) Faktura korygująca

a) wartość netto 200 po stronie Ma konta 300 Rozliczenie zakupu,

b) korekta VAT naliczonego 46,- po stronie Ma konta 221 VAT naliczony,

c) korekta zobowiązania wobec dostawcy 246,- po stronie Wn 210 Rozrachunki z dostawcami;

4) PK – przyjęcie reklamowanego towaru do magazynu po obniżonej cenie – 1800,- po stronie Wn konta 330 Towary i po stronie Ma konta 300 Rozliczenie zakupu;

5) PK – wyksięgowanie reklamowanego towaru z ewidencji pozabilansowej – po stronie Ma konta 390 Zapasy obce

6) WB – zapłata kontrahentowi – 12054,- po stronie Wn konta 210 Rozrachunki z dostawcami i po stronie Ma konta 131 Rachunek bankowy.