Napiwki: nie zawsze trzeba dzielić się z ZUS

Bardzo często pracownicy mający bezpośredni kontakt z klientami, w szczególności zatrudnieni w gastronomi, np. w restauracji, pubie itd., otrzymują napiwki. W tej kwestii często powstają wątpliwości, czy takie dochody są oskładkowane. Odpowiedź na to pytanie zależy od tego, czy napiwki trafiają bezpośrednio do rąk pracownika czy też ich rozdzielaniem zajmuje się pracodawca.

W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników uwzględnia się te wszystkie wypłaty, które w myśl art. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych są przychodem ze stosunku pracy. Za tego typu należności uważa się wszelkie kwoty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania, osiągnięte z tytułu zatrudnienia.

W szczególności są to: wynagrodzenie zasadnicze, za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop, a także inne kwoty – niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. Do puli tej wlicza się również świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak i wartość innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń.

Z obowiązku oskładkowania na ZUS zwolnione są jedynie zasiłki z ubezpieczenia chorobowego (ze składek społecznych również wynagrodzenie chorobowe) oraz te składniki pracowniczych wpływów, które wymienione zostały w § 2 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Zasada jest prosta – jeśli napiwki wypłacił pracodawca, kwoty te trzeba doliczyć do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy. W sytuacji bowiem, gdy dysponuje nimi pracodawca, są one przychodem ze stosunku pracy.

Przykład

W kawiarni napiwki są wliczane z góry w cenę towaru i są wyszczególniane na paragonie wystawionym dla klienta. Wszystkie trafiają do szefa, który dopiero pod koniec miesiąca sumuje je i dzieli między kelnerów. W tym przypadku napiwki są przychodem ze stosunku pracy, od którego należy  odprowadzić składki na ZUS

Przykład

W lodziarni przyjęto zasadę, że klienci wrzucają napiwki do skarbonki, która znajduje się przy kasie. Po zakończeniu każdego miesiąca są dzielone równo między wszystkich pracowników, którzy zajmują się obsługą klientów. Wypłacone kwoty są przychodem ze stosunku pracy, a zatem trzeba je oskładkować na ogólnych zasadach. To oznacza, że w podstawie wymiaru składek płatnik powinien je uwzględnić w miesiącu, w którym wypłacił je zatrudnionym.

Inaczej jest z tymi napiwkami, które pracownik otrzymał bezpośrednio od klienta. Nie są one oskładkowane, bo podatkowo stanowią przychód z innego źródła.

Tak samo jest z obowiązkiem poboru zaliczki na PIT. Jeżeli szef rozdziela napiwki, to podlegają one opodatkowaniu łącznie z wynagrodzeniem za pracę.

Ale gdy zatrudnieni otrzymują je bezpośrednio od klientów (czyli od osób trzecich), sami się z nich muszą rozliczyć w zeznaniu rocznym. Taką kwalifikację potwierdzają interpretacje organów podatkowych – np. pismo dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 18 lipca 2008 r. (IPPB1/415-513/08-2/ES) czy postanowienie Urzędu Skarbowego Łódź-Polesie z 25 lipca 2007 r. (US IB/415-27/07/WŁ).

Organy podatkowe potwierdzały w nich, że ‚‚napiwki są przychodem ze stosunku pracy, jeżeli klient przekazuje środki pracodawcy, które są adresowe imiennie do określonego pracownika lub grupy pracowników, albo pracodawca zbiera środki pochodzące z napiwków, a następnie rozdziela między pracowników lub przekazuje te środki pracownikom, którzy dokonują ich podziału między sobą.

W tym przypadku pracodawca łączy wymienione przychody z pozostałymi przychodami ze stosunku pracy i pobiera od nich podatek. Jedynie w sytuacji, gdy pracownik otrzymuje napiwki bezpośrednio od klienta, stanowią one przychód z tzw. innych źródeł. Środków tych nie wypłaca pracodawca, zatem nie są przychodem ze stosunku pracy i nie będą stanowić podstawy wymiaru składek”.

Jeśli pracownik zostanie obdarowany napiwkiem od zadowolonego klienta i zgodnie z dyspozycją szefa ma prawo zachować go dla siebie, to nie zapłaci składek od tych dodatkowych pieniędzy. W tym przypadku uzyskane kwoty nie powiększą co prawda podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, ale zatrudniony powinien je wykazać w zeznaniu rocznym jako przychód z innych źródeł i naliczyć od nich podatek.

Przykład

W restauracji każdy z kelnerów dostaje napiwki bezpośrednio od klienta. Uzyskane w ten sposób pieniądze są przychodem z innych źródeł. Pracodawca nie powinien ich wliczać do podstawy wymiaru składek.

Co więcej, pracownik wcale nie musi zgłaszać szefowi, że tego typu pieniądze otrzymał od stołującego się gościa. Z przychodów pochodzących z innych źródeł pracownik jest zobowiązany rozliczyć się sam, uwzględniając je w składanym rocznym zeznaniu podatkowym.