Nie ma konieczności uzyskiwania certyfikatu w każdym kolejnym roku podatkowym.
Tak orzekł WSA w Krakowie 10 lutego 2012 r. (I SA/Kr 1869/11).
Spółka wypłaca osobom fizycznym niemającym w Polsce miejsca zamieszkania (tzw. rezydencji podatkowej) należności z tytułu nabycia majątkowych praw autorskich lub korzystania z licencji.
We wniosku o wydanie interpretacji przepisów podatkowych pytała, czy gdy posiada certyfikat rezydencji kontrahenta uzyskany w latach wcześniejszych, a następnie uzyska w formie oświadczenia (w drodze korespondencji e-mailowej z kontrahentem) potwierdzenie, że dane wynikające z tego certyfikatu nie uległy zmianie, jest to wystarczające do uwzględnienia przez nią postanowień właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Jej zdaniem przepisy ustaw o podatkach dochodowych nie wspominają o terminie ważności certyfikatu, a zatem zachowuje on aktualność do czasu, gdy stan faktyczny w nim poświadczony nie ulegnie zmianie.
Organ podatkowy nie zgodził się z tym. Stwierdził, że certyfikatu rezydencji nie można zastąpić oświadczeniem kontrahenta. Jego zdaniem spółka, posiadając certyfikat wydany w latach poprzednich oraz e-mailowe potwierdzenie, że dane w nim zawarte nie uległy zmianie, może zastosować właściwą umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania, jednak nie zwalnia jej to z obowiązku późniejszego uzyskania certyfikatu rezydencji dotyczącego okresu, w którym nastąpiła wypłata należności.
Sąd uchylił zaskarżoną interpretację i w całości podzielił argumenty spółki. W jego ocenie, przepisy ustawy o PIT nie wspominają o terminie ważności certyfikatu rezydencji, konieczności wskazywania na nim daty obowiązywania, jak również nie nakładają na płatników obowiązku jego uzyskania w każdym kolejnym roku podatkowym. Sąd podkreślił jednak, że to na płatniku ciąży ryzyko braku aktualności danych zawartych w tym certyfikacie.
—Konrad Bojeś współpracownik Zespołu Zarządzania Wiedzą Podatkową firmy Deloitte
Mariusz Malaka konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego firmy Deloitte (biuro w Katowicach)
Komentuje Mariusz Malaka, konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego firmy Deloitte (biuro w Katowicach)
Certyfikat rezydencji to, w świetle art. 5a pkt 21 ustawy o PIT, zaświadczenie o miejscu zamieszkania podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania podatnika.
Ustawa o PIT nie zawiera szczegółowych regulacji dotyczących okresu, w jakim może być stosowany otrzymany przez płatnika certyfikat rezydencji.
Kwestię tę dodatkowo komplikuje zróżnicowanie wzorów certyfikatów stosowanych przez administracje podatkowe innych państw (wydawane są certyfikaty wskazujące okres, którego dotyczą, jak również niewskazujące takiego okresu).Zgodnie z art. 29 ust. 2 ustawy o PIT, zastosowanie zwolnienia lub obniżonej stawki jest możliwe pod warunkiem udokumentowania miejsca zamieszkania za pomocą certyfikatu rezydencji.
Certyfikat jest zaświadczeniem potwierdzającym rezydencję podatnika na dzień jego wydania, a także – o ile wynika to z jego treści – również w przeszłości, natomiast zgodnie z przeważającym stanowiskiem organów podatkowych, nie może potwierdzać stanów przyszłych (tak m.in. interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 2 listopada 2011 r., IPPB4/415-614/11-2/SP).
W konsekwencji płatnik może stosować zwolnienie od podatku bądź stawki podatku wynikające z umowy międzynarodowej na podstawie uzyskanego wcześniej certyfikatu rezydencji i potwierdzenia (np. mejlowego), że dane w nim zawarte nie uległy zmianie, pod warunkiem jednak późniejszego uzyskania certyfikatu dotyczącego okresu, w którym dokonane zostały te wypłaty (nieuzyskanie takiego certyfikatu oznacza uchybienie obowiązkom płatnika).Moim zdaniem to stanowisko organów podatkowych nie ma uzasadnienia w przepisach ustawy o PIT (ani w analogicznych przepisach ustawy o CIT), a słuszny jest pogląd wyrażony przez WSA w Krakowie.
Niewątpliwie coroczna aktualizacja certyfikatów rezydencji bywa uciążliwa i pracochłonna, zwłaszcza w przypadku firm wypłacających należności licencyjne wielu osobom fizycznym, czy banków wypłacających polskim nierezydentom podatkowym odsetki od lokat. Należy jednak mieć na uwadze, że to na płatniku ciąży ryzyko braku aktualności danych zawartych w certyfikacie rezydencji. W konsekwencji, nieaktualizowanie certyfikatów może nieść ze sobą ryzyko konieczności uregulowania niepobranego podatku od należności licencyjnych wraz z odsetkami za zwłokę (w razie nieuzyskania aktualnego certyfikatu na żądanie organów skarbowych).
Ryzyko to dotyczy zwłaszcza płatności na rzecz osób niepowiązanych w istotnym stopniu biznesowo z płatnikiem. W razie bowiem ustania relacji pomiędzy płatnikiem a danym podmiotem, późniejsze uzyskanie od niego certyfikatu rezydencji może w praktyce okazać się niemożliwe.
