Warto bowiem sprawdzić, czy Poczta Polska wypełniła wszystkie formalne warunki doręczenia listu z urzędu skarbowego. Jeżeli nie, to są spore szanse na wykazanie, że nie nastąpiło skuteczne doręczenie decyzji.

Typowym sposobem próby ratowania sytuacji po nieodebraniu w terminie listu z urzędu skarbowego z decyzją jest wniosek o przywrócenie terminu do złożenia odwołania. Ale takie przywrócenie jest możliwe tylko w szczególnych sytuacjach, np. gdy przyczyną nieodebrania listu był pobyt w szpitalu.

Z analizy orzeczeń sądów administracyjnych wynika, że całkiem sporo podatników powołuje się na błędy Poczty Polskiej popełnione przy doręczeniu korespondencji np. z urzędu kontroli skarbowej. Wykorzystują rygorystyczne zasady tzw. zastępczego doręczenia pism urzędowych.

Zastępcze doręczenie

W razie niemożności doręczenia przez Pocztę Polską listu w sposób wskazany w art. 148 lub w art. 149 op, poczta przechowuje pismo przez 14 dni w swojej placówce. W przypadku niepodjęcia przez podatnika przesyłki, doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia tego terminu.

Nieodebrany list trafia wtedy do akt sprawy. Wcześniej listonosz zawiadamia nieobecnego adresata dwukrotnie o pozostawieniu listu wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia. Listonosz zawiadomienie umieszcza w skrzynce pocztowej.

Gdy nie jest to możliwe, zostawia je na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Po spełnieniu tych warunków list z urzędu skarbowego traktowany jest jako doręczony.

Rygory nakłada art. 150 ordynacji podatkowej (dalej op) oraz interpretacja tego przepisu stosowana przez sądy administracyjne.

Formalności muszą być dochowane

Ustawodawca, wprowadzając fikcję doręczenia dla nieodebranego listu poleconego z urzędu skarbowego nałożył na organy podatkowe odpowiedzialność za wadliwe poinformowanie podatnika o tym, gdzie czeka na niego list i w jakich terminach. Nawet jeśli błąd popełni poczta, to odpowiada za to organ podatkowy. Z orzecznictwa wynika, że list uważa się za doręczony, jeśli awizo:

• zawiera informację o przyczynie złożenia pisma urzędowego w placówce pocztowej (przyczyny niemożności doręczenia w trybie art. 148 lub art. 149 op),

• zawiera informacje o ostatecznym terminie odbioru przesyłki oraz o miejscu odbioru,

• zostało umieszczone w miejscach wskazanych w art. 150 § 2 op (skrzynka na listy, a gdy nie jest to możliwe, np. na drzwiach mieszkania, biura, przy wejściu na posesję adresata).

Skuteczne doręczenie listu z urzędu skarbowego uzależnione jest więc od spełnienia dwóch przesłanek: złożenia pisma na czas określony w placówce pocztowej i pozostawienia odpowiednich zawiadomień dla odbiorcy listu przez listonosza. Potwierdzające to dokumenty sporządzone przez upoważnionego pracownika Poczty Polskiej muszą znaleźć się w aktach sprawy.

Tak wynika z orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego z 31 stycznia 2006 r. (I FSK 565/05).

Czytamy w nim, że „dla uznania, że decyzja została skutecznie doręczona stronie w trybie art. 150 op konieczne jest wykazanie przez organ administracji, że placówka pocztowa zawiadomiła adresata w sposób niebudzący wątpliwości o nadejściu pisma i miejscu, gdzie może je odebrać”.

Brak pewności co do miejsca pozostawienia zawiadomienia o złożeniu awizowanej przesyłki w urzędzie pocztowym skutkuje uznaniem za niedoręczone decyzji podatkowych (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 27 stycznia 2005 r.,  III SA/Wa 1094/04).

Czy podpis jest niezbędny

Sam zakres dokumentacji, która musi się znaleźć w aktach sprawy, budzi wątpliwości. WSA w Warszawie w wyroku z 4 grudnia 2009 r. (III SA/Wa 1469/09) stwierdził, że dla uznania, że decyzje organu I instancji zostały skutecznie doręczone stronie w trybie art. 150 op, niezbędne jest wykazanie, że urząd pocztowy zawiadomił podatnika w sposób niebudzący wątpliwości o nadejściu pisma i miejscu, gdzie może je odebrać. Okoliczności te powinny wynikać ze zwrotnego potwierdzenia odbioru i być potwierdzone podpisem doręczyciela.

Ale już w wyroku z 3 grudnia 2010 r. WSA w Warszawie (III SA/Wa 1058/10 – wyrok nieprawomocny) stwierdził, że nawet jeżeli by przyjąć, że doręczający powinien się podpisać na zwrotnym potwierdzeniu odbioru, to brak tego podpisu nie jest uchybieniem mającym istotny wpływ na wynik sprawy. Co za tym idzie, okoliczność ta nie powinna przesądzać o nieskuteczności zastępczego doręczenia przesyłki.

Nie wszystkie sądy popierają rygoryzm

Zdarzają się wyroki, w których sądy nie stawiają na rygoryzm formalny. Uznają więc, że drobne błędy listonosza i Poczty Polskiej nie przeszkadzają w uznaniu, że doszło do doręczenia zastępczego.

W czasie sporu z fiskusem analizowanym przez WSA w Warszawie w wyroku z 3 grudnia 2010 r. (III SA/Wa 1057/10 orzeczenie nieprawomocne) podatnicy podnosili, że pierwsze awizo nie dotarło do nich, natomiast drugie było dokumentem nieczytelnym i niepozwalającym na identyfikację jego treści.

Sąd wskazał, że każde awizo powinno skłonić podatnika do sprawdzenia na poczcie, jakiej przesyłki ono dotyczy. Także, gdy do podatnika dotarło tylko jedno awizo. Zignorowanie awiza, zdaniem sądu, jest bowiem zawsze działaniem bardzo ryzykownym, które może doprowadzić do zwrotu przesyłki do adresata i pozostawienie jej w aktach ze skutkiem doręczenia.

Sąd podkreślił, że podatnicy wiedzieli, że toczą się z ich udziałem postępowania. Dlatego powinni sprawdzić przyczyny powtórnego awiza. Według sądu skoro drugie awizo dotarło do adresata, bez znaczenia jest niedostateczna czytelność nazwiska albo błąd w adresie.

Być może na takie rozstrzygnięcie sądu wpłynęła treść notatki służbowej pracownika urzędu skarbowego. Wynikało z niej, że syn podatników w okresie przechowywania spornego listu był w urzędzie pocztowym i poinformował wówczas pracownicę Poczty Polskiej, że „jeszcze nie teraz odbierze przesyłkę”.

Kluczowe są akta sprawy

W praktyce o zwycięstwie podatnika próbującego wykazać, że nie doręczono mu decyzji, decydują niejasności w dokumentach wystawionych przez pocztę albo błędy w nich. To i oświadczenie podatnika, że nie został poinformowany o czekającym na niego liście z urzędu, często wystarcza do wygrania sprawy.

Przykładem jest wyrok WSA w Łodzi z 5 listopada 2010 r. (I SA/Łd 208/10). Sąd uznał, że nie nastąpiło zastępcze doręczenie decyzji. Z uwagi na stan dokumentacji pocztowej w aktach sprawy nie można było bowiem wykluczyć błędów w procesie dostarczania listu.

W aktach sprawy znajdowało się zwrotne potwierdzenie odbioru decyzji naczelnika US, które nie zawierało informacji o dacie powtórnego awizowania przesyłki. Nie wskazano w nim Urzędu Pocztowego, w którym można było odebrać przesyłkę.

Za takie wskazanie sąd nie uznał mało czytelnej informacji, że „przesyłkę pozostawiono na okres 14 dni do dyspozycji adresata w UP Ł.”, po której doręczyciel nakreślił nieczytelny znak. Sąd uznał, że nie podano w sposób precyzyjny informacji o miejscu każdorazowego umieszczenia zawiadomienia o pozostawieniu pisma w urzędzie pocztowym w miejscach wskazanych w art. 150 § 2 op.