VAT: Czy można wystawić dwie faktury do jednego paragonu

Zdarza się, że po kilku dniach od sprzedaży towaru lub wykonania usługi klient  zgłasza się po fakturę. To jeszcze nie jest problem. Sytuację taką reguluje § 7 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (DzU nr 68, poz. 360).

Przepis ten mówi, że jeśli faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, to do kopii faktury podatnik jest obowiązany dołączyć paragon dokumentujący tę sprzedaż. Kłopoty pojawiają się, gdy klient poprosi o dwie faktury do tego samego paragonu.

Chodzi np. o sytuację, gdy kupił materiały budowlane, których część wykorzysta do remontu domu (i potrzebuje fakturę, aby wystąpić o zwrot VAT), a część przy modernizacji siedziby firmy (zamierza odliczyć VAT i zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodów). Czy w takiej sytuacji można je wystawić? A jeśli tak, do kopii której z nich przypiąć paragon zwrócony przez klienta?

Literalna wykładnia § 7 ust. 3 rozporządzenia prowadzi do wniosku, że nie powinna być wystawiona więcej niż jedna faktura do jednego paragonu, bo do jednej z nich nie będzie dołączony paragon fiskalny. W niektórych interpretacjach organy podatkowe wyjaśniają jednak, że jest to możliwe.

Oczywiście chodzi o sytuację, gdy dany towar lub usługa pojawia się tylko na jednej z faktur. Taką liberalną wykładnię zaprezentowała Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 29 stycznia 2010 (ITPP1/443-1067/09/BK). Jej zdaniem dla celów dowodowych na wystawionych fakturach należałoby umieszczać adnotację zawierającą numer paragonu.

Dla jednego odbiorcy

Nie można wystawić więcej niż jednej faktury, jeśli miałyby być wystawiane nie tylko dla nabywcy, ale również dla innego podmiotu. Potwierdza to m.in. interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 29 września 2011 (IPPP2/443-677/11-6/MM).

Zanegowała ona możliwość wystawienia dwóch faktur dokumentujących zakup okularów korekcyjnych przez pracownika – jedna faktura miałaby być wystawiona na pracownika (część ceny sprzedaży), a druga na jego pracodawcę (pozostała część ceny sprzedaży  refundowana pracownikowi przez pracodawcę).

Jak przypiąć paragon do e-faktury

§ 7 ust. 3 rozporządzenia ma zastosowanie do faktur przekazywanych nabywcy w tradycyjnej (papierowej) formie. Co zrobić jednak, gdy do paragonu ma być wystawiona faktura elektroniczna? Wtedy będzie miał zastosowanie § 7 ust. 5 rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem jeśli faktura przesłana w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, to podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę. Pozwala to uniknąć sprzedawcy obowiązku dwukrotnej zapłaty VAT od tej sprzedaży.

Tutaj również wykładnia literalna prowadzi do wniosku, że do jednego paragonu fiskalnego powinna być wystawiona tylko jedna faktura. Prawodawca nakładając obowiązek pozostawienia paragonu w dokumentacji sprzedawcy, odnosi się bowiem do danych identyfikujących fakturę (liczba pojedyncza).

Gdyby zastosować  liberalne podejście do tej kwestii, to również w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej można byłoby dopuścić wystawienie więcej niż jednej faktury do tego samego paragonu. Oczywiście pod warunkiem że będą one wystawiane dla tego samego nabywcy i nie dojdzie do dwukrotnego zafakturowania żadnej z transakcji.

Lepiej unikać ryzyka

Podsumowując, literalna wykładnia rozporządzenia w sprawie zasad wystawiania faktur wskazuje, że nie powinno się wystawiać więcej niż jednej faktury do tego samego paragonu fiskalnego.

Wprawdzie w interpretacjach organów podatkowych można spotkać pogląd dopuszczający możliwość wystawienia więcej niż jednej faktury do tego samego paragonu, ale takie liberalne podejście może się zmienić. Jeśli więc nabywca chce otrzymać na każdy towar lub usługę zarejestrowaną na kasie fiskalnej odrębną fakturę, to od razu powinien poprosić o kilka paragonów.

Można zgłosić się po miesiącu lub dwóch

Zasadniczo termin na wystawienie faktury wynosi siedem dni (tak wynika z przepisów o VAT). Jednak zgodnie z art. 87 § 1 ordynacji podatkowej jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, to podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Ust. 4 tego przepisu mówi, że podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie trzech miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Z tego ostatniego przepisu organy podatkowe wywodzą, że sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia faktury, dopiero gdy żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie trzech miesięcy od daty sprzedaży (tak interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 22 października 2008, IPPP1-443-1616/08-5/RK; interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 22 stycznia 2008, ITPP2/443-971/08/AF).

Wystawiona  po siódmym dniu  a przed upływem trzech miesięcy od daty sprzedaży faktura nie podlega zewidencjonowaniu w rejestrze VAT, lecz w odrębnej ewidencji prowadzonej dla tego typu faktur lub w uwagach do rejestru sprzedaży (tak interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 13 października 2008, IBPP2/443-681/08). Wystawienie faktury po przekroczeniu trzymiesięcznego terminu zależy od dobrej woli sprzedawcy.

Uwaga na puste faktury

W żadnym wypadku sprzedawca nie może wystawić dwóch lub więcej faktur obejmujących całą sprzedaż wykazaną w danym paragonie.

Wtedy doszłoby bowiem do wystawienia tzw. pustych faktur i sprzedawca byłby zobowiązany do zapłaty podatku wynikającego z każdej z nich. Wynika to z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.