Te bowiem nie tylko przedstawiciele fiskusa, ale i sądy administracyjne uważają za za koszty reprezentacji.

[srodtytul]Zasada z wyjątkami [/srodtytul]

Zasada zapisana w art. 22 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?n=1&id=346580]ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT)[/link] i art. 15 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o podatku dochodowym od osób (CIT)[/link], gdy chodzi o możliwość zaliczania wydatków w ciężar kosztów firmy, jest taka: kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, w wyjątkiem wskazanych w art. 23 pierwszej z tych ustaw oraz art. 16 drugiej.

Wszelkie więc wydatki przedsiębiorcy muszą być oceniane pod tym kątem. Konieczna jest przy tym indywidualna ocena, uwzględniająca rodzaj i specyfikę działalności, racjonalność wydatku i jego związek z przychodami. Koszt musi też być prawidłowo udokumentowany. W razie sporu z fiskusem to na przedsiębiorcy spoczywa ciężar wykazania związku wydatku z jego przychodami.

Wśród wydatków, których nie można zaliczyć w ciężar kosztów firmy, w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT wymienia się koszty reprezentacji, zwłaszcza poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów, w tym alkoholowych.

Zasady te są bezsporne. Problem powstaje, gdy przychodzi do konkretów. Tutaj rozbieżności między ocenami podatników a przedstawicieli fiskusa mogą być znaczne. Dotyczy to zwłaszcza wydatków związanych z organizowaniem spotkań biznesowych z kontrahentami, które są codzienną praktyką.

Rozpowszechnione, zwłaszcza w kontaktach z partnerami zagranicznymi, są też spotkania poza siedzibą firmy. Czy zawsze jednak takie wydatki objęte są zakazem zaliczania do kosztów wynikającym ze wskazanych przepisów? Słowem czy zawsze są one wydatkiem na „reprezentację”?

[srodtytul]Ważny cel wydatku [/srodtytul]

Zacząć trzeba od tego, że w żadnej z ustaw o podatku dochodowym ani jakiejkolwiek innej nie ma definicji pojęcia reprezentacji. Odwołać się tu więc trzeba przede wszystkim do znaczenia, jakie ma ono w języku polskim. Chodzi zapewne o reprezentację rozumianą jako wizerunek kojarzący się z wystawnością i okazałością.

Taką interpretację tego pojęcia przyjmowały sądy i urzędy skarbowe. Jednak ostatnio pojawiły się wyroki, w których sądy odchodzą od takiej słownikowej wykładni tego pojęcia. Tak więc np.[b] Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie w wyroku z 21 maja 2010 r. (I SA/Lu 180/10)[/b] uznał, że wbrew słownikowym definicjom reprezentacja niekoniecznie musi wiązać się z wykwintnością czy wystawnością (zob. artykuł z 5 lipca br. [link=http://www.rp.pl/artykul/55951,502249_Reprezentacja_to_niekoniecznie_luksus.html]Reprezentacja niekoniecznie musi wiązać się z luksusem[/link]).

Takie samo stanowisko zajął WSA w Warszawie w[b] wyroku z 15 lipca 2010 r. (II SA/Wa 589/10; zob. DF z 9 sierpnia br.)[/b].

[srodtytul]Bez wykwintnych potraw i alkoholu [/srodtytul]

Wydatków na tzw. biznesowe spotkania: kolacje, obiady, lunche itp. z kontrahentami organizowane poza firmą w restauracjach, kawiarniach i innych zakładach gastronomicznych dotyczy wprost także [b]wyrok WSA w Kielcach z 15 kwietnia 2010 r. (I SA/Ke 202/10)[/b].

Chodziło o wydatki związane ze spotkaniami z kontrahentem w restauracji. Według podatnika miały one charakter okazjonalny i typowo biznesowy. Celem spotkania było omówienie warunków współpracy w zakresie świadczonych przez spółkę usług (badanie sprawozdań finansowych). Spółka nie zamierzała finansować drogich potraw ani napojów alkoholowych.

Jednak WSA uznał za prawidłową interpretację indywidualną, w której izba skarbowa stwierdziła, że koszty takich posiłków są wydatkami na cele reprezentacyjne, objętymi zakazem wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Sąd potwierdził, że wydatki na posiłki w restauracjach należy zakwalifikować w taki sposób także wtedy, gdy nie odznaczają się wystawnością.

Argumentował, że dla uznania ich za wydatki na cele reprezentacyjne istotny jest cel tych działań, a jest nim w tej sprawie budowanie oczekiwanego wizerunku firmy, ułatwienie zawarcia kontraktu, stworzenie miłej atmosfery, w której kontrahent będzie czuł, że traktowany jest z szacunkiem, właściwie ugoszczony.

Takie samo stanowisko zajął WSA w Warszawie we wspomnianym wyroku z 15 lipca 2010 r. Odnosząc się do możliwości zaliczenia w ciężar kosztów wydatków poniesionych przez bank w związku ze spotkaniami klientów biznesowych w restauracjach, stwierdził, że takie wydatki są przewidzianymi w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT kosztami reprezentacji, również gdy nie mają charakteru nadzwyczajnego i nie wiążą z okazałością.

Możliwość zaliczenia w koszty wydatków ponoszonych w związku z zapraszaniem kontrahentów na zwyczajowe spotkania w restauracjach jednoznacznie wyłączyła także[b] Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 6 stycznia 2010 r. (IPPB1/415-777/09-2/ES)[/b].

[srodtytul]Poczęstunek w siedzibie firmy [/srodtytul]

Powstaje pytanie, czy zakazem zaliczenia w ciężar kosztów zapisanym w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT objęte są także wydatki na poczęstunek dla kontrahenta w siedzibie firmy. Jak zakwalifikować kupno kawy, cukru, herbaty, słonych paluszków, ciasteczek, kanapek, którymi w trakcie biznesowych spotkań częstuje się kontrahentów?

Tutaj przedstawiciele fiskusa są dla podatników względniejsi. Tak więc np. [b]Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 7 lipca 2010 r. (ITPB1/415-387/10/AK)[/b] stwierdziła, że wydatki na zakup artykułów spożywczych (ciastek, kawy, herbaty, cukru) i koszt posiłków (lunch, obiad) serwowanych w siedzibie spółki podczas spotkań z kontrahentami i potencjalnymi kontrahentami lub klientami mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Zastrzegła jednak, że tylko wtedy, gdy spotkania takie nie mają charakteru reprezentacyjnego, a w czasie spotkania serwowany jest wyłącznie zwyczajowy poczęstunek niemający cech wystawności i okazałości.

Takie samo stanowisko zajęła[b] Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 29 czerwca 2010 r. (ITPB3/423-154/ 10/MK)[/b] wydanej na tle ustawy o CIT. Uznała, że wydatki ponoszone przez spółkę akcyjną na nabycie produktów spożywczych – kawy, herbaty, drobnych słodyczy, napojów bezalkoholowych itp. – pozostawionych do dyspozycji kontrahentów odwiedzających siedzibę spółki, ze względu na zwyczajowy, niezwiązany z okazałością charakter poczęstunku i nieznaczny koszt jednostkowy (np. równowartości kilku, kilkunastu złotych), nie są kosztami reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Również [b]Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 27 maja 2010 r. (IBPBI/ 2/423-419/10/MS) [/b]nie miała wątpliwości, że wydatki na zakup artykułów spożywczych, w tym kawy, herbaty, napojów, cukru, mleka, słodyczy itp., przeznaczonych na zwyczajowy poczęstunek dla dotychczasowych i potencjalnych klientów podczas spotkań biznesowych w siedzibie firmy mogą być kosztem uzyskania przychodów.

Podobnie WSA w Warszawie w [b]wyroku z 12 czerwca 2008 r. (III SA/Wa 157/08)[/b] uznał, że wymienienie w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT – jako przykładowych wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów – wydatków na zakupu żywności i napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że nigdy nie będą kosztami. Nie są one zdaniem tego sądu kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.

Jednakże odnosząc się do konkretnych wydatków na wyżywienie i zakwaterowanie m.in. kontrahentów i innych osób niebędących pracownikami firmy, w tym potencjalnych klientów, w związku z ich uczestnictwem w imprezie sportowo-rekreacyjnej organizowanej przez firmę, WSA we wskazanym wyroku stwierdził, że były to wydatki na reprezentację.

Miały bowiem przede wszystkim na celu stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy i ułatwienie zawarcia umowy czy kontraktu.

[ramka][b]Reprezentacja przy okazji[/b]

Wydatek na poczęstunek możemy zaliczyć do kosztów, gdy głównym celem zakupów artykułów spożywczych nie jest reprezentacja, ale reklama i promocja firmy, służąca bezpośrednio zwiększeniu sprzedaży jej towarów lub usług.

Odwołać się tu można do wyroku [b]WSA w Warszawie z 24 lutego 2009 r. (III SA/Wa 1597/08).[/b] Sąd potwierdził w nim, że w koszty zaliczyć można także wydatki na usługi kateringowe, jeśli poczęstunek jest elementem imprezy promocyjnej mającej na celu pozyskanie potencjalnych klientów.

Nie można ich wyłączyć z kosztów, jeśli cele reprezentacyjne, a więc wykreowanie wizerunku, budowa zaufania, uwypuklenie profesjonalizmu, nie są elementami dominującymi takiej imprezy, lecz występują ubocznie.

Taki sam kierunek wykładni przyjęła [b]Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 16 lipca 2010 r. (ITPB3/423-231/10/PS)[/b]. Chodziło o koszty imprez promocyjno-reklamowych organizowanych przez spółkę będącą producentem leków.

Izba potwierdziła w niej, że wydatki na katering (symboliczny poczęstunek) firma ta może zaliczać w ciężar kosztów, tak samo jak wydatki na wynajęcie sali i wyposażenie jej w sprzęt konferencyjny oraz koszty przygotowania i przeprowadzenia przez prelegenta wykładu lub prezentacji. [/ramka]