Trzeba jednak pamiętać, źe w takiej sytuacji będą one oskładkowane i opodatkowane. Załóżmy, że taka właśnie decyzja zapadła.

Natomiast dla pracowników prowadzących wykłady wyjazd do Kazimierza był podróżą służbową, za którą należą się im diety i inne należności. W tym wypadku będą one zwolnione od podatku i składek.

Z pytania nie wiemy, czy pracownicy mieli zapewnione:

- transport do i z Kazimierza,

- bezpłatne noclegi,

- bezpłatne całodzienne wyżywienie,

- bezpłatny dojazd na miejscu.

Ma to zasadnicze znaczenie, bo tylko znając odpowiedzi na te pytania możemy ustalić, jakie komu przysługują należności.

Pamiętajmy, że środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca (§ 5 rozporządzenia o podróżach krajowych). Jeżeli zatrudnieni jechali do i z Kazimierza pociągiem lub autokarem, to po przedstawieniu biletu powinni dostać zwrot kosztów z tego tytułu. Jeżeli zgodzimy się na to, by pojechali na szkolenie prywatnym samochodem, to każdy dostanie zwrot kosztów obliczony przez pomnożenie liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za kilometr przebiegu.Stawka za km przebiegu pojazdu wynosi:

- 0,5214 zł dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm sześc.

- 0,8358 zł powyżej 900 cm sześc.

Z Warszawy do Kazimierza Dolnego jest 146 km, czyli w obie strony 292 km. Podwładni podróżujący prywatnym autem otrzymają więc:

- 152,25 zł za auto o pojemności silnika do 900 cm sześc.

- 244,05 zł powyżej 900 cm sześc.

Kazimierz Dolny jest małą miejscowością. Zakładając, że miejsce szkolenia leżało na przeciwległym krańcu miasta niż miejsce zakwaterowania personelu, można przyjąć, że niezmotoryzowani pracownicy korzystali z komunikacji miejscowej, np. PKS. Skoro tak, to przyznajemy im 20 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę kalendarzową pobytu w podróży. Dieta wynosi teraz 23 zł, co oznacza, że ryczałt na dojazdy równa się 4,60 zł. Po pomnożeniu go przez trzy rozpoczęte doby (od 6 w piątek do 17 w niedzielę) ryczałt wynosi 13,80 zł.

Jeżeli nie zagwarantowaliśmy załodze bezpłatnego całodziennego wyżywienia, to należy się dieta na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Jak już powiedzieliśmy, dieta wynosi dziś 23 zł za dobę podróży, z tym że jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

- do ośmiu godzin – połowa diety,

- ponad osiem godzin – dieta w pełnej wysokości.

Diety ustalamy za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, dlatego nie mają tu znaczenia przerwy między zajęciami, np.na posiłki.

Jeśli zapewniamy pracownikom bezpłatne noclegi, nie musimy wypłacać żadnych należności z tego tytułu. Jeśli jednak zatrudnieni płacili za nocleg w hotelu, pensjonacie lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, to powinni dostać zwrot kosztów na podstawie rachunku za nocleg lub – gdy nie przedstawią rachunku – 150 proc. diety (tj. 34,50 zł). W tym drugim wypadku ryczałt przysługuje tylko wtedy, jeżeli nocleg trwał co najmniej sześć godzin między 21 i 7. W sytuacji opisanej w pytaniu będą to więc dwa ryczałty, co w sumie daje 69 zł na osobę. Warto pamiętać, że pracownik nie dostanie zwrotu kosztów noclegu ani ryczałtu za nocleg, jeżeli uznaliśmy, że ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.