Firma, zatrudniająca pracowników, występuje w roli płatnika: w ciągu roku oblicza i wpłaca do urzędu skarbowego zaliczki pobierane od ich przychodów, a po zakończeniu roku przygotowuje dla nich informacje o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek. Nie zawsze jednak pracownik pracuje w firmie przez cały rok. Jeśli firma zdecyduje się zwolnić go lub on sam odchodzi z pracy, w trakcie roku, wtedy na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek przygotowania PIT-11 (informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy).

Przedsiębiorca, co do zasady, przekazuje imienne informacje PIT-11 w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym (czyli za 2007 do 29 lutego 2008 r.). Jest tak w wypadku, gdy nie przygotowuje rocznego obliczenia podatku (PIT-40), a pracownik pozostaje w stosunku pracy. Od zasady tej przewidziane są jednak wyjątki. Dotyczą one sytuacji, gdy w ciągu roku podatkowego pracownik odchodzi z pracy. Wtedy informację PIT-11 przedsiębiorca musi przygotować i przekazać pracownikowi oraz urzędowi skarbowemu szybciej. Ma na to czas do 15 dnia miesiąca następującego po tym, w którym pobrał ostatnią zaliczkę. Jeśli zatem zwalnia pracownika z pracy np. w listopadzie i jest to ostatni miesiąc, za który pobierana jest zaliczka, PIT-11 przygotowuje do 15 grudnia.

Podatnik pracował w spółce na umowę o pracę. W sierpniu pracodawca rozwiązał z nim tę umowę. Był to ostatni miesiąc, za który spółka pobrała zaliczkę na podatek. Spółka będzie musiała przygotować dla pracownika informację PIT-11. Ma na to czas do 15 września. Po sporządzeniu informacji powinna przesłać ją nie tylko do pracownika, ale również do urzędu skarbowego właściwego ze względu na jego miejsce zamieszkania.

Przedsiębiorca zatrudnia 36 pracowników na umowy o pracę. Z uwagi jednak na przejściowe problemy zmuszony był zwolnić część zatrudnionych osób. W lipcu zwolnił 5 pracowników, w sierpniu 4, a we wrześniu 10. W tym wypadku przedsiębiorca będzie zobowiązany wystawić informację PIT-11 pracownikom zwolnionym:

- w lipcu – do 15 sierpnia,

- w sierpniu – do 15 września,

- we wrześniu – do 15 października.

PIT-11 przedsiębiorca przekazuje nie tylko pracownikowi, ale również urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania pracownika.

PIT-11 dotyczy zarówno osób zatrudnionych w firmie na umowę-zlecenie (o dzieło), jak i pracowników na etacie.

Pracodawca w przygotowywanej informacji musi uwzględnić wszystkie przychody pracownika, a więc nie tylko ze stosunku pracy, ale również z umów-zleceń i o dzieło czy z praw autorskich. Uwzględnia w niej również koszty uzyskania przychodów: inne przy umowie o pracę (te ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych określa kwotowo), inne z pozostałych tytułów (te przepisy określają procentowo; wynoszą one 20 lub 50 proc., w zależności od rodzaju uzyskiwanych przychodów). W informacji przedsiębiorca wpisuje również potrącone składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz pobrane zaliczki na podatek dochodowy.

Pewnym problemem w praktyce jest uwzględnianie – gdy pracownika zwolniono z pracy w trakcie roku – kosztów uzyskania przychodów. Koszty te powinny być uwzględniane w każdym miesiącu, w którym jest wypłacane wynagrodzenie (nie ma tu znaczenia okres zatrudnienia). Wykazane zatem w PIT-11 koszty uzyskania przychodów powinny być iloczynem liczby miesięcy, w których wypłacano wynagrodzenie, i wysokości miesięcznej kwoty przysługujących kosztów uzyskania. Potwierdzają to organy podatkowe, np. Urząd Skarbowy w Nysie w interpretacji z 24 czerwca 2006 r. (PDB/415-15/ BJ/06). Podatnik pytał, czy postąpił prawidłowo, wystawiając dla pracownika (którego zwolnił z pracy 31 stycznia) informację PIT-11 za okres styczeń – luty z uwzględnieniem kosztów uzyskania za dwa miesiące. Wynagrodzenie wypłacane było do trzeciego dnia następnego miesiąca (z możliwością przesunięcia o siedem dni). W styczniu pracownik otrzymał wynagrodzenie za grudzień, a w lutym za styczeń. W obu miesiącach pracodawca uwzględnił koszty uzyskania przychodów. Organ podatkowy zwrócił uwagę, że za dochód stanowiący podstawę do naliczenia zaliczki uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody (w rozumieniu art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacone przez płatnika, po odliczeniu kosztów uzyskania w wysokości określonej w art. 22 ust. 2 oraz po odliczeniu potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenia chorobowe. Płatnicy pobierają zatem zaliczki na podatek dochodowy wyłącznie w tych miesiącach, w których podatnik uzyskał przychód ze stosunku pracy. A to oznacza, że przy poborze zaliczek nie ma znaczenia okres zawarcia i trwania umowy o pracę. Znaczenie ma wyłącznie okres, w jakim podatnik otrzymał przychód ze stosunku pracy, od którego pobrano zaliczkę. W informacji PIT-11 o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy płatnicy wykazują (w odpowiednich pozycjach) okres, w jakim podatnik uzyskał dochód, od którego pobrano zaliczkę. Natomiast koszty uzyskania przychodów wykazują w wysokości faktycznie uwzględnionej przy poborze zaliczek na podatek dochodowy. W tym wypadku za dwa miesiące.

Przedsiębiorca musi przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków, a więc również PIT-11 do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, a to następuje z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

1. Przedsiębiorca ustala, kiedy pobrał ostatnią zaliczkę od pracownika.

2. Sporządza informację PIT-11 w trzech egzemplarzach (jeden dla pracownika, drugi dla urzędu skarbowego i trzeci dla siebie).

3. Do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrał ostatnią zaliczkę, przesyła informację do pracownika i urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania pracownika.