To, w jakich sytuacjach organy podatkowe wydają zaświadczenia, określają przepisy ordynacji podatkowej. Wynika z nich, że o zaświadczenie podatnik może prosić, jeśli urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa (np. prawo bankowe czy zamówień publicznych).

Kredytobiorcy muszą przedstawić na żądanie banku zaświadczenia niezbędne do oceny ich zdolności kredytowej – m.in. zaświadczenie o niezalegniu przez kredytobiorcę z zapłatą podatków.

Podobnie dostawcy i wykonawcy ubiegający się o zamówienie publiczne. Oni również muszą wykazać, że nie zalegają z zapłatą podatków. Najprościej udowodnić to, przedstawiając zaświadczenie z urzędu skarbowego, z którego będzie wynikało, że zobowiązania podatkowe regulowane są na bieżąco i podatnik nie ma żadnych zaległości.

W obu przypadkach wnioskując o wydanie zaświadczenia, wskazujemy jedynie przepis prawny, na podstawie którego formułujemy swoje żądanie.

Nie zawsze jednak wystarczy wskazać przepis. Czasami konieczne będzie wykazanie interesu prawnego w uzyskaniu takiego dokumentu. Będzie tak najczęściej wtedy, gdy potrzebujemy określonego zaświadczenia do przedłożenia np. w innym urzędzie czy w sądzie. W tej sytuacji urzędnik powinien najpierw sprawdzić, czy podatnik ma interes prawny, a dopiero potem wydać zaświadczenie. Jeśli stwierdzi, że nie mamy interesu prawnego w uzyskaniu zaświadczenia, będzie mógł odmówić jego wydania.

Aby uzyskać jakiekolwiek zaświadczenie z urzędu skarbowego, musimy złożyć wniosek. Z przepisów wynika wyraźnie, że organ podatkowy wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o nie.

Wniosek najlepiej przygotować na piśmie. Prócz podania w nim własnego imienia i nazwiska (albo nazwy firmy) należy podać jeszcze adres, NIP (a gdy wniosek składa firma, również REGON). We wniosku powinniśmy wskazać urząd skarbowy, do którego kierujemy żądanie. Będzie nim, co do zasady, urząd skarbowy właściwy ze względu na miejsce zamieszkania albo siedziby podatnika.

Kolejna – ważna – część wniosku to określenie tzw. zakresu żądania, czyli co chcielibyśmy, aby urząd skarbowy potwierdził w zaświadczeniu. Od tego, jak dokładnie sprecyzujemy to, czego oczekujemy od fiskusa, zależy, czy otrzymamy zaświadczenie, na jakie liczyliśmy.

Jeśli np. we wniosku o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach nie napiszemy, by urząd potwierdził, że nie jest w stosunku do nas prowadzone postępowanie w sprawach o przestępstwa skarbowe, być może w zaświadczeniu zabraknie takiej informacji i niewykluczone, że będziemy zmuszeni do złożenia ponownego wniosku o wydanie kolejnego zaświadczenia, tym razem zawierającego taką informację. Wniosek trzeba też uzasadnić, czyli wykazać, dlaczego zaświadczenie jest potrzebne. Na zakończenie pozostaje już tylko go podpisać.

Urząd skarbowy, który ma wydać zaświadczenie, nie może żądać od nas żadnych dokumentów w celu potwierdzenia faktów lub stanu prawnego znanych mu z urzędu lub możliwych do ustalenia na podstawie posiadanej ewidencji, rejestrów lub innych danych albo na podstawie przedstawionych przez nas do wglądu dokumentów urzędowych. Oznacza to, że nie może uzależnić wydania żądanego zaświadczenia od przedstawienia jakichkolwiek dokumentów. Co więcej, zawsze wtedy, gdy żąda od nas zaświadczenia w celu potwierdzenia faktów lub stanu prawnego, ma obowiązek wskazać przepis prawa wymagający urzędowego potwierdzenia tych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia.

Zaświadczenie powinniśmy otrzymać bez zbędnej zwłoki, czyli jeśli to możliwe niemalże od ręki lub z dnia na dzień, nie później jednak niż w ciągu siedmiu dni od dnia złożenia wniosku. Tylko na wydanie zaświadczenia o miejscu zamieszkania dla celów podatkowych na terytorium Polski urząd skarbowy ma dwa miesiące od dnia złożenia wniosku.

Może się jednak zdarzyć, że terminy te zostaną wydłużone, bo organ podatkowy będzie potrzebował więcej czasu, aby ustalić np., czy w stosunku do wnioskodawcy nie jest prowadzone postępowanie mające na celu ustalenie lub określenie wysokości jego zobowiązań podatkowych. Dotyczy to sytuacji, gdy żądamy zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzającego stan zaległości. Urząd skarbowy może też przeprowadzić postępowanie wyjaśniające przed wydaniem zaświadczenia, jeśli uzna, że jest to niezbędne.

Przedsiębiorcy coraz częściej proszeni są w urzędach albo przez własnych kontrahentów o przedstawienie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach. Aby je otrzymać, wystarczy przygotować odpowiedni wniosek

Kupując samochód, biorąc kredyt albo robiąc zakupy na raty, musimy przedstawić zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach. To najczęściej żądany dokument. Przedsiębiorcy występują też często o wydanie zaświadczeń stwierdzających stan zaległości podatkowych. Do ich wydawania zobowiązany jest organ podatkowy. Aby je uzyskać, należy przygotować wniosek (zobacz wzór).

Przed wydaniem zaświadczeń organ ustali, czy w stosunku do wnioskodawcy nie jest prowadzone postępowanie mające na celu ustalenie lub określenie wysokości jego zobowiązań podatkowych. Jeżeli takie postępowanie jest prowadzone, a zgromadzony materiał dowodowy pozwala na jego zakończenie, organ szybko musi wydać decyzję ustalającą lub określającą wysokość zobowiązań podatkowych, tak aby można było wysokość zobowiązania określić w zaświadczeniu.

Dokument potwierdzający fakt niezalegania w podatkach, ewentualnie stwierdzający stan zaległości podatkowych, urząd skarbowy wydaje po konsultacjach z innymi organami podatkowymi, np. od których otrzymał do realizacji tytuły wykonawcze. Obowiązek taki wynika z ordynacji podatkowej. Jej przepisy mówią, że zaświadczenie wydawane jest na podstawie dokumentacji danego organu oraz informacji otrzymanych od innych organów podatkowych.

Starając się o zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach czy o stanie zaległości, możemy zażądać, żeby organ podał w nich, czy w stosunku do nas prowadzone jest:

- postępowanie mające na celu ujawnienie naszych zaległości podatkowych i określenie ich wysokości,

- postępowanie egzekucyjne w administracji, również w zakresie innych niż podatkowe zobowiązań wnioskodawcy

- postępowanie w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Możemy również zażądać informacji, z jakich okresów i tytułów pochodzą zaległości.

Jeśli zdarzyło się, że odroczono nam termin płatności podatku lub rozłożono zapłatę na raty, w zaświadczeniu fiskus zamieszcza informację, że nie zalegamy z zapłatą. Informację o odroczeniu terminu płatności lub rozłożeniu na raty organ podatkowy może zamieścić w zaświadczeniu tylko wtedy, gdy tego zażądamy.

Za wydane przez urząd zaświadczenie – w niektórych sytuacjach – będziemy musieli zapłacić. Przepisy ustawy o opłacie skarbowej mówią, że podlega jej m.in. wydanie zaświadczenia na wniosek. Obowiązek zapłaty opłaty skarbowej od wydania zaświadczenia powstaje z chwilą złożenia wniosku o jego wydanie. Opłata wpłacana jest w kasie organu podatkowego lub przelewem na jego rachunek.

Za zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości musimy zapłacić 21 zł, i to od każdego egzemplarza. Tyle samo zapłacimy za zaświadczenie potwierdzające nadanie numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Opłata skarbowa w wysokości 21 zł pobierana jest również od zaświadczenia stwierdzającego, że podatnik jest zarejestrowanym podatnikiem podatku akcyzowego, oraz od zaświadczenia potwierdzającego, że podatnik jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony.

Znacznie więcej, bo 160 zł, zapłacimy za zaświadczenie potwierdzające brak obowiązku uiszczenia VAT z tytułu przywozu pojazdów nabywanych w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej, które mają być dopuszczone do ruchu na terytorium Polski.

Urząd skarbowy potwierdzi nam nie tylko stan naszych zaległości podatkowych, ale w niektórych przypadkach także innych osób – np. kontrahenta czy spadkobiercy, jeśli możemy odpowiadać za ich zaległości

Ordynacja podatkowa (op) określa sytuacje, kiedy za zaległe podatki odpowiedzialność ponoszą inne osoby niż podatnik. Dotyczy to m.in. spadkobierców oraz osób, które decydują się nabyć przedsiębiorstwo, jego część albo składniki majątku wykorzystywane w działalności gospodarczej (których wartość przekracza określoną kwotę – w 2007 r. jest to 15 800 zł).

Mając w ręku zaświadczenie o wysokości zobowiązań spadkodawcy, spadkobiercy łatwiej jest podjąć decyzję, czy opłaca się przyjmować spadek.

Przypomnijmy, że spadkobierca może przyjąć spadek wprost, a więc bez ograniczenia odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe, albo z dobrodziejstwem inwentarza. Wtedy jego odpowiedzialność zostaje ograniczona. Może też zdecydować o odrzuceniu spadku. W tej sytuacji, z oczywistych powodów, o odpowiedzialności nie może być mowy, bo spadkobierca nie otrzymuje żadnego przysporzenia majątkowego.

Aby uniknąć ewentualnych przykrych konsekwencji związanych z przyjęciem spadku, warto – przed podjęciem decyzji o jego przyjęciu lub odrzuceniu – wystąpić do urzędu skarbowego o wydanie zaświadczenia o znanych temu organowi zobowiązaniach spadkodawcy.

O wydanie zaświadczenia może wystąpić osoba, która uprawdopodobni – i to jeszcze przed wydaniem postanowienia przez sąd – że jest spadkobiercą. Można przyjąć, że uprawdopodobnienie będzie w tej sytuacji polegało na wykazaniu, że osoba ta znajduje się w kręgu spadkobierców ustawowych.

Jeśli w stosunku do spadkodawcy toczyło się postępowanie podatkowe dotyczące określenia lub ustalenia wysokości zobowiązań podatkowych i nie zakończono go, w zaświadczeniu, o które występuje prawdopodobny spadkobierca, podawana jest przybliżona wysokość zobowiązania.

Spadkobierca to niejedyna osoba, która powinna pomyśleć o zapoznaniu się z sytuacją podatkową zbywającego majątek. O własne interesy finansowe powinny zadbać również osoby, które decydują się nabyć przedsiębiorstwo, jego część lub składniki majątku innej firmy.

Przepisy ordynacji podatkowej mówią, że nabywca przedsiębiorstwa odpowiada całym swoim majątkiem solidarnie z podatnikiem za powstałe do dnia nabycia zaległości podatkowe związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. W tej sytuacji zakres odpowiedzialności nabywcy jest ograniczony do wartości nabytego przedsiębiorstwa, jego zorganizowanej części lub składników majątku. Nie warto jednak aż tak ryzykować. Rozsądniej jest – jeszcze przed sfinalizowaniem transakcji – wystąpić do urzędu skarbowego o wydanie zaświadczenia stwierdzającego istnienie zaległości podatkowych zbywającego przedsiębiorstwo lub brak takich zaległości (na postawie art. 306g op). Podobnie jest, gdy kupujemy np. nieruchomość, samochód czy maszyny wykorzystywane do działalności gospodarczej zbywcy.

Warto jednak pamiętać, że zaświadczenie na żądanie nabywcy wydawane jest za zgodą zbywającego. Dodajmy, że na wydanie zaświadczenia stwierdzającego stan zaległości związanych z działalnością gospodarczą wystarczy zgoda wyrażona na piśmie z podpisem i pieczęcią używaną do celów prowadzonej przez zbywającego działalności gospodarczej.

Ponieważ nabywca odpowiada również za odsetki za zwłokę od zaległości podatkowych zbywcy, koszty postępowania egzekucyjnego prowadzonego wobec zbywcy, a także za niezwrócone przez zbywcę w terminie zaliczki naliczonego VAT może żądać od fiskusa również zaświadczenia potwierdzającego istnienie i wysokość tych zobowiązań.

Nabywca może, nawet jeśli uzyska zaświadczenie z urzędu skarbowego, odpowiadać za zaległości podatkowe zbywcy powstałe po dniu wydania zaświadczenia i w nim niewykazane. Stanie się tak jednak tylko wtedy, gdy od dnia wydania zaświadczenia do dnia zbycia upłynie:

- 30 dni – przy zbyciu przedsiębiorstwa lub jego części,

- 3 dni – przy zbyciu składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Rafał Mikulski, ekspert w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy

Organ podatkowy może odmówić wydania zaświadczenia lub zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie – wydając postanowienie. Najczęściej z odmową możemy się spotkać, gdy brak jest interesu prawnego osoby ubiegającej się o zaświadczenie, brak przepisu prawa wymagającego zaświadczenia, żądanie skierowano do niewłaściwego organu, treść żądanego zaświadczenia jest nie do zaakceptowania, podatnik nie wyraził zgody na wydanie zaświadczenia osobie trzeciej albo wnioskodawca nie uprawdopodobnił, że jest spadkobiercą.

Organ podatkowy nie może natomiast odmówić wydania zaświadczenia tylko dlatego, że nie jest możliwe zakończenie postępowania mającego na celu ustalenie lub określenie wysokości zobowiązań podatkowych podatnika przed upływem terminu wydania zaświadczenia. W takiej sytuacji organ podatkowy wydając zaświadczenie, podaje informację o prowadzonym postępowaniu.Organ podatkowy nie może odmówić wydania zaświadczenia, jeśli chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów lub z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu.

Jeśli żądaliśmy wydania zaświadczenia i fiskus nam odmówił, możemy złożyć zażalenie. Mamy na to siedem dni od doręczenia postanowienia odmownego. W razie negatywnego rozpatrzenia zażalenia możemy wnieść skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego na postanowienie organu drugiej instancji.

- Od roku nie mieszkam w kraju. Chcę jednak uzyskać od urzędu skarbowego zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach spadkodawcy. Czy mogę je otrzymać?

Przepisy nie wykluczają możliwości wystąpienia o zaświadczenie, jeśli wnioskodawca przebywa za granicą. Czytelnik przebywający za granicą może wystąpić o wydanie zaświadczenia osobiście, za pośrednictwem przedstawicielstwa dyplomatycznego lub urzędu konsularnego albo też przez pełnomocnika zamieszkałego w kraju. W takich sytuacjach organ podatkowy przesyła zaświadczenie właściwemu polskiemu przedstawicielstwu dyplomatycznemu lub urzędowi konsularnemu w celu doręczenia wnioskodawcy po pobraniu opłaty konsularnej.

- Bank, w którym mam rachunek, wystąpił do urzędu skarbowego o zaświadczenie. Czy nie powinien wcześniej uzyskać na to mojej zgody?

Bank może wystąpić o wydanie zaświadczenia o zaległościach podatkowych czytelnika. Jednak w takiej sytuacji czytelnik musi wyrazić zgodę na wydanie zaświadczenia. Zgoda nie jest wymagana tylko wtedy, gdy z żądaniem wydania zaświadczenia występuje małżonek podatnika pozostający z nim we wspólności majątkowej. Wtedy wnioskujący małżonek składa oświadczenie o pozostawaniu z podatnikiem we wspólności majątkowej pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania.

Czytelników zachęcamy do zadawania pytań: dobrafirma@rp.pl

Oprócz omówionych obok możemy żądać wydania przez urząd skarbowy m.in. zaświadczenia:

- o wysokości zaległości podatkowych naszych kontrahentów prowadzących działalność gospodarczą oraz dzierżawców i użytkowników nieruchomości – w zakresie opodatkowania dzierżawionej lub użytkowanej nieruchomości (art. 306h ust. 1 pkt 2 op),

- o wysokości zaległości podatkowych małżonka podatnika, a także rozwiedzionego małżonka w zakresie zaległości powstałych w czasie trwania wspólności majątkowej (art. 306h ust. 1 pkt 3 op),

- o wysokości zaległości podatkowych wspólnika spółki cywilnej, jawnej i partnerskiej (art. 306h ust. 1 pkt 4 op),

- o wysokości dochodu lub obrotu podatnika (art. 306i op),

- o miejscu zamieszkania lub siedzibie podatnika (art. 306l op),

- potwierdzającego brak obowiązku uiszczenia VAT z tytułu przywozu nabywanych z terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej innego niż terytorium Polski pojazdów, które mają być dopuszczone do ruchu na terytorium Polski (art. 105 ust. 2 ustawy o VAT),

- potwierdzającego, że podatnik jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony (art. 96 ust. 13 ustawy o VAT).