Nieopodatkowane okulary dla komputerowców ze słabym wzrokiem

Pod warunkiem, że ochronę wzroku zaleci lekarz okulista. Bez jego zaświadczenia nie skorzystamy z podatkowego zwolnienia.

Pracodawca musi zapewnić pracownikowi okulary korygujące wzrok. Tak wynika z rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (DzU nr148, poz.973, dalej rozporządzenie w sprawie bhp).

Ten przywilej nie dotyczy jednak wszystkich zatrudnionych. Skorzystają z niego tylko pracujący przy monitorach ekranowych, jeśli swoje obowiązki wykonują przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Ponadto potrzebę używania okularów musi potwierdzić lekarz okulista podczas badań przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej.

Jeśli wszystko odbywa się zgodnie z rozporządzeniem w sprawie bhp, pracownikowi przysługuje zwolnienie podatkowe. Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nieopodatkowane są "świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw".

Potwierdzają to organy podatkowe, np. Urząd Skarbowy w Sieradzu w interpretacji z 21 maja br. (USI/415/14/07/SŁ). Czytamy w niej: "przychód uzyskany przez pracownika w związku ze zwrotem kosztów zakupu okularów korygujących wzrok jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego".

Pracownik może oczywiście sam kupić okulary, a pracodawca powinien zwrócić mu wydatek. Czy dla zwolnienia podatkowego ma znaczenie, na kogo jest wystawiona faktura? Wydaje się, że nie, bo rozporządzenie w sprawie bhp mówi po prostu o obowiązku "zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok". Również ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie nakłada żadnych dodatkowych formalnych wymogów.

Tak też wynika z interpretacji Pierwszego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie z 4 października 2004 r. (L.IUS.XVII/ 415/61/04). Urząd przyznał pracownikowi prawo do zwolnienia, a na pytanie "czy faktura za okulary powinna być wystawiona na zakład pracy, czy też powinna być to faktura imienna wystawiona na nazwisko pracownika" odpowiedział, że przepisy tego nie określają. Skoro więc nie określają, to znaczy, że nie ma to znaczenia dla zwolnienia podatkowego.

W dokumentacji firmy powinny znaleźć się jednak dowody potwierdzające prawo do ulgi (zaświadczenie od lekarza, faktura zakupu, wniosek pracownika o zwrot wydatku).

Ile firma może przyznać na okulary? Przepisy tego nie określają, nie może to jednak być zbyt niska kwota, nieuwzględniająca cen rynkowych. Pracodawca powinien kierować się też zaleceniami lekarza, który przeprowadził badanie wzroku. Jak pisaliśmy w DF z6 grudnia ub.r., firma powinna pokryć koszt okularów o średnim standardzie. Nie musi to być ekskluzywny produkt, byleby spełniał wymogi bhp. Przy czym zasady zwrotu oraz kwotę refundacji warto określić w regulaminie pracy.

Firma może zwrócić tylko część wydatków. Przykładowo może przyznać limit w wysokości 300 zł. Komputerowiec, który wybierze sobie okulary za600zł, połowę musi sfinansować z własnej kieszeni.

Nie ma wątpliwości, że kosztem podatkowym są wydatki na obowiązkowe świadczenia pracownicze. Czyli narzeczy, które firma musi kupić.

Problemy mogą się pojawić wtedy, gdy nie ma takiego przymusu. Oczywiście można tu przywołać uniwersalny argument: to wydatek na rzecz pracownika, który - jako dodatkowy element jego wynagrodzenia - motywuje go do bardziej wydajnych działań. Jest to więc koszt funkcjonowania firmy, który można odliczyć od przychodu.

Pośrednio wynika to z interpretacji Pomorskiego Urzędu Skarbowego z 7 czerwca 2005 r. (DP/P1/4230049/05/AP). Dotyczyła ona wprawdzie rozliczenia "obowiązkowych" okularów, ale urząd wyraźnie stwierdził, że wszystkie wydatki ponoszone na rzecz pracowników są kosztem podatkowym, gdyż "pracownicy w sposób bezpośredni bądź pośredni przyczyniają się do uzyskiwania przychodów w firmie, w której są zatrudnieni".

-Jeśli pracodawca dobrowolnie przyjął na siebie obowiązek refundacji wydatków na okulary (i zagwarantował to np. w regulaminie pracy), może zaliczyć je do kosztów podatkowych - potwierdza Elżbieta Puławska, radca prawny. - Jest to bowiem składnik wynagrodzenia pracownika. Wydatku nie powinno też dyskwalifikować podanie na fakturze danych pracownika. Oczywiście firma musi mieć dowody potwierdzające całą operację (fakturę, przelew refundacji na konto, wynik badań lekarskich).

Jak wynika z interpretacji Drugiego Urzędu Skarbowego w Katowicach z 6 lutego 2006 r. (PDPD/423-37/169131/05), refundację można zaliczyć do kosztów dopiero w momencie faktycznej wypłaty. Jest to bowiem przychód ze stosunku pracy (z reguły zwolniony z podatku). Tak więc zastosowanie będzie miał art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który przewiduje kasową metodę rozliczania świadczeń pracowniczych.

Rozporządzenie w sprawie bhp mówi o okularach korygujących, nie wspominając nic o obowiązku refundacji szkieł kontaktowych. Ale to przepis z 1998 r., kiedy soczewki były jeszcze bardzo mało popularne. Intencją ustawodawcy było niewątpliwie zapewnienie ochrony wzroku pracowników. Lekarz może natomiast uznać, że dla pracownika lepsze niż okulary są szkła kontaktowe, np. przy określonej wadzie oczu. Kierując się ratio legis przepisu, uważam, że w takim wypadku także można zastosować zwolnienie podatkowe.

Ulga nie będzie przysługiwać natomiast wtedy, gdy obowiązek zapewnienia okularów przez pracodawcę nie wynika z przepisów (rozporządzenia w sprawie bhp albo przepisów dla poszczególnych grup zawodowych). Nie wystarczy tu tylko wprowadzenie takiego obowiązku do wewnętrznych regulacji, np. regulaminu pracy.

Musimy też pamiętać, że rozporządzenie w sprawie bhp mówi o osobach zatrudnionych "na stanowiskach z monitorami ekranowymi". Za stanowisko pracy należy uznać stałe miejsce wykonywania pracy przez pracownika. Obejmuje ono wyposażenie podstawowe (monitor, klawiatura), dodatkowe (drukarka, skaner) oraz pomocnicze (stół, krzesło, uchwyt na dokument, podnóżek). Moim zdaniem urządzenia zastępującego komputer stacjonarny, np. laptopu, nie można uznać za monitor ekranowy wchodzący w skład stanowiska pracy. Tak też wynika z § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie bhp, zgodnie z którym "nie stosuje się przepisów rozporządzenia do systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy". Jeżeli więc pracodawca zwróci wydatki na okulary pracownikowi pracującemu głównie w terenie z laptopem, powinien potrącić podatek.