Tylko niektóre darmowe kwatery są zwolnione z podatku

To normalne, że firma, która chce skusić fachowca z innego miasta, oferuje mu bezpłatne zakwaterowania. Takie świadczenie nie zawsze będzie jednak zwolnione z podatku. Ustawodawca preferuje bowiem tylko formy grupowego zakwaterowania, na dodatek posługując się pojęciami z minionej epoki.

Art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof) mówi, że wolna od podatku jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracownika:

- w hotelu pracowniczym,

- w kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania - do 500 zł miesięcznie.

Są jeszcze dwa warunki z art. 21 ust. 14 updof. Zwolnienie dotyczy tylko osób mających miejsce zamieszkania poza miejscowością, w której położony jest zakład pracy. Nie mogą one też korzystać z podwyższonych kosztów przysługujących dojeżdżającym.

Hotel pracowniczy kojarzy się raczej z poprzednim ustrojem, wciąż jednak występuje w przepisach podatkowych. Zgodnie z definicją w Wikipedii (www.wikipedia.org) to "obiekt mieszkalny o charakterze tymczasowego mieszkania dla grupy pracowników, utrzymywany przez macierzysty zakład". Czy pracodawca może ulokować załogę tylko w swoim hotelu, czy też może on być własnością innej firmy? Za tym drugim wariantem opowiedział się Świętokrzyski Urząd Skarbowy w interpretacji z 15 marca 2006 r. (RO/415-6/06): "Hotel nazywamy pracowniczym, w przypadku gdy jest przeznaczony do okresowego zbiorowego zakwaterowania pracowników zakładu prowadzącego hotel (zakład macierzysty) albo pracowników zatrudnionych w innym zakładzie, na mocy zawartej między nimi umowy".

Także Izba Skarbowa w Rzeszowie w piśmie z 23 kwietnia 2004 r. (IS.I/2-415/60/04) stwierdziła, że "bez znaczenia jest, czy zakwaterowanie następuje w hotelach pracowniczych własnych, czy też obcych".

Trudno też rozszyfrować, co ustawodawca rozumie pod pojęciem "kwatera prywatna". Zgodnie z internetowym słownikiem języka polskiego PWN (www.sjp.pwn.pl) kwatera prywatna to "pokój wynajmowany w mieście, nie w hotelu, lub pokój na wczasach".

Jak stwierdził Świętokrzyski Urząd Skarbowy w przytaczanej już interpretacji z 15 marca 2006 r.: "Pojęcie kwatery prywatnej należy rozumieć jako mieszkanie czy pomieszczenia zajęte na pobyt czasowy, wynajmowane poza hotelami czy domami wczasowymi".

Z kolei z interpretacji Drugiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku z 21 listopada 2005 r. (II USpbIB/415-56/323a/64/05/KSz) wynika, że chodzi zarówno o lokale mieszkalne, jak i pomieszczenia w takich lokalach, "które pracodawca zamierza wynająć w celu udostępnienia ich w tym samym czasie więcej niż jednemu pracownikowi".

Ale urzędy nie zawsze zgadzają się na zwolnienie czynszu za wynajem mieszkania (np. interpretacja Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu z 22 czerwca 2006 r., ZD/406-22/PIT/06).

Kolejny tajemniczy zwrot to "zbiorowe zakwaterowanie". Niewątpliwie opodatkowany będzie jednoosobowy apartament. Ale jeśli firma wynajmuje lokum wieloosobowe, w którym chwilowo mieszka tylko jeden pracownik? Wydaje się, że można zastosować zwolnienie, bo mieszkanie jest nadal wynajęte na "cele zbiorowego zakwaterowania". Potwierdza to interpretacja Drugiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku z 21 listopada 2005 r. (II USpb IB/41556/323a/64/05/KSz) dotycząca mieszkania dla dwóch pracownic. Firma płaciła za nie 500 zł (czyli 250 zł za jedną osobę). Pracodawca potrącał od tego świadczenia podatek, ale urząd skarbowy wyprowadził go z błędu. Jak czytamy w odpowiedzi: "w związku z tym, że decydujący pozostaje cel pracodawcy w momencie wynajmowania kwatery, nie ma znaczenia fakt, ilu pracowników faktycznie z niej korzysta, o ile pracodawca wynajął przedmiotową kwaterę grupie pracowników".

Jeżeli pracownicy mieszkają w prywatnych kwaterach, zwolniona od podatku będzie tylko kwota 500 zł miesięcznie. Limit ten odnosi się do każdego pracownika (potwierdziła to Izba Skarbowa w Gdańsku w piśmie z 7 lipca 2004 r., BI/005/0170/04).

Firma X wynajmuje kwaterę dla trzech pracowników. Płaci za nią 1200 zł miesięcznie. Tak więc na jednego pracownika przypada 400 zł. Pracodawca nie musi naliczać im przychodu i potrącać podatku, bo ta kwota mieści się w limicie zwolnienia.

Czy zwolnienie przysługuje, jeśli kwatera jest własnością pracodawcy? Jak czytamy w interpretacji Ministerstwa Finansów z 4 kwietnia 2002 r. (PB5/MC-033-1041991/02): "nie korzysta ze zwolnienia wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu udostępnienia lokalu mieszkalnego pracownikom". Także Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w interpretacji z 18 sierpnia 2006 r. (1471/DPF/41555/06/TM) stwierdził, że opodatkowane jest "świadczenie pracodawcy na rzecz pracowników w postaci zakwaterowania ich w pokojach gościnnych, będących jego własnością".

- Mamy małe szanse, że organy podatkowe zgodzą się na zwolnienie w takim przypadku - mówi Dorota Walerjan, doradca podatkowy w kancelarii Lovells. - Tym bardziej że art. 21 ust. 1 pkt 19 updof mówi o kwaterach wynajmowanych. Pracodawca może oczywiście być właścicielem apartamentowca, w którym część pomieszczeń wynajmuje, a część udostępnia pracownikom. Trudno będzie jednak obronić tezę, że przysługuje im prawo do zwolnienia.

Nie stosujemy zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 19 updof, jeśli pracodawca zapewnia nocleg osobom wykonującym zadanie służbowe poza stałym miejscem pracy, np. realizującym inwestycję budowlaną. Wówczas mamy do czynienia z należnościami z tytułu podróży służbowej nieopodatkowanymi na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 updof.

Zwolnione z podatku mogą też być kwatery wynajęte na terenie innego kraju. Potwierdziły to Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w interpretacji z 22 grudnia 2006 r. (1471/DPF/41590/06/TM) i Urząd Skarbowy Łódź-Polesie w interpretacji z 20 grudnia 2005 r. (IA-415/34/05).

Ustawodawca posługuje się przestarzałymi pojęciami, co znacznie utrudnia określenie zakresu zwolnienia. Hotel pracowniczy i prywatna kwatera to terminy używane jeszcze w potocznym języku, ale nie są nigdzie zdefiniowanie i tak naprawdę nie wiadomo, co oznaczają. Niewątpliwie celem ustawodawcy było ograniczenie zwolnienia do kosztów wynajmu skromniejszych, typowo pracowniczych pomieszczeń. Takie podejście to przeżytek, bo przecież pracodawca nie musi kwaterować pracowników w hotelu robotniczym na peryferiach, może im udostępnić apartament "na poziomie" położony w centrum miasta.

Moim zdaniem budynek, w którym mieszkają pracownicy, nie musi się nazywać hotel pracowniczy. Ważne jednak jest, aby był przystosowany do zakwaterowania większej grupy zatrudnionych osób i aby taki był cel umowy wynajmu. Powinno z niej wynikać, że pomieszczenia udostępnione będą na pracownicze potrzeby. Takie warunki może też spełniać luksusowy hotel, w którym wynajmujemy pokoje dla ściągniętych z innego miasta menedżerów. Ale obawiam się, że organy podatkowe nie uznają go za "pracowniczy".

Trudno też rozszyfrować pojęcie "kwatery prywatne". Wprawdzie szukając noclegu na wakacje, mamy w wyszukiwarkach podział na hotele, ośrodki, pensjonaty i właśnie kwatery prywatne, ale te kategorie nakładają się na siebie. Tym bardziej że zdecydowana większość tych obiektów jest prywatna. Wydaje się, że ustawodawca miał tu na myśli osobne, samodzielne pomieszczenia, przystosowane do pobytu większej liczby osób. Takie pomieszczenia można przykładowo wynająć w pensjonacie, może to też być mieszkanie. Ale w jednej z interpretacji Izba Skarbowa w Gdańsku (pismo z 9 września 2005 r., BI/005-1066/04) stwierdziła, że nie są prywatnymi kwaterami lokale mieszkalne wynajmowane na wolnym rynku. Nasuwa się pytanie: jeśli mieszkania nie są prywatnymi kwaterami, to co nimi jest?

Firma oferuje apartament menedżerowi, aby go zwerbować do pracy. Wynajmuje też kwatery dla robotników, których ściąga z innej miejscowości do pilnej budowy. Wszystko po to, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Nie powinno więc być wątpliwości, że wydatki na wynajem są kosztami prowadzonej działalności. Niezależnie od tego, czy naliczamy z tego tytułu przychód dla pracownika, czy nie, można je zaliczyć do kosztów podatkowych.