Gdy pracodawca wysyła pracownika na krajowe lub zagraniczne szkolenie, może zobowiązać się do zwrotu kosztów, jakie pracownik w związku z tym poniesie. Chodzi m.in. o wydatki na zakwaterowanie, wyżywienie i przejazdy. W takim wypadku odzwierciedleniem zobowiązania powinna być umowa zawarta między nim i pracownikiem dotycząca tej kwestii. Niewykluczona jest też inna forma, jeśli pracodawca nie podpisuje umowy, ponieważ nie uzależnia wydania pracownikowi skierowania w celu kształcenia, dokształcania lub doskonalenia w formach pozaszkolnych od zobowiązania się pracownika do przepracowania określonego czasu w zakładzie pracy po ukończeniu nauki, a w razie niedotrzymania zobowiązania - do zwrotu części lub całości kosztów poniesionych na ten cel przez zakład pracy (por. § 9 ust. 1 pkt. 1 oraz ust. 2 rozporządzenia w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych).
Wysokość zwracanych kosztów jest ustalana między stronami. Może zostać określona na poziomie przewidzianym przez przepisy dotyczące podróży służbowych lub w innym wymiarze. Dlatego że przepisy rozporządzenia w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych mają pierwszeństwo w sprawie zwrotu kosztów udziału w szkoleniu przed regulacjami dotyczącymi podróży służbowych. Te ostatnie mogą być stosowane jedynie posiłkowo (por. uzasadnienie wyroku SN z 13 października 1999 r.).
To pracodawca decyduje, na jakich zasadach i w jakiej wysokości zwróci pracownikowi koszty wyjazdu i udziału w szkoleniu. Ma prawo w ogóle nie dokonywać zwrotu wydatków - zgodnie z § 9 ust. 1 pkt. 1 rozporządzenia w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych. Przepis ten przewiduje, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów, o ile umowa zawarta między nim i pracodawcą nie stanowi inaczej. Skoro pozwala nie zwracać kosztów uczestniczenia w szkoleniu, to tym bardziej uprawnia do swobodnego ustalenia wysokości zwrotu. Niewykluczone przy tym, jeśli taka jest wola pracodawcy, aby należności były zwracane według przepisów o podróżach służbowych.
Przykład 1 Pani Anna jest księgową. Pracodawca wysłał ją na dwudniowe szkolenie z zakresu księgowości, aby uzupełnić jej wiedzę. Wziął na siebie nie tylko opłacenie kosztu szkolenia, lecz także obowiązek zwrotu kosztów przejazdu. Wzajemnie ustalili, że zwrot w tym zakresie nastąpi na podstawie przedstawionych przez panią Annę biletów PKP. Żadnych innych wydatków pracodawca pani Annie nie zwrócił. Bo, po pierwsze, nie zobowiązał się do tego i, po drugie, szkolenie obejmowało całodzienne wyżywienie, materiały szkoleniowe i zakwaterowanie.
Przykład 2 Pan Adam jest informatykiem. Pracodawca wysłał go na trzydniowe szkolenie dotyczące nowych technologii, bo przymierza się do wprowadzenia nowego oprogramowania. Pan Adam pracuje w Krakowie, a szkolenie odbywało się w Gdańsku. Firma szkoleniowa zapewniła jedynie materiały szkoleniowe. Dojazd, wyżywienie i noclegi wszyscy uczestnicy musieli sami sobie organizować i sfinansować. Te informacje znane były pracodawcy pana Adama przed wyjazdem na szkolenie. Dlatego pracodawca i pracownik wspólnie ustalili, że pan Adam otrzyma zwrot poniesionych wydatków według przepisów rozporządzenia o krajowych podróżach służbowych, tj. diety, zwrot kosztów noclegów, przejazdów pociągiem oraz dojazdu na miejscu środkami komunikacji miejskiej.
