Choć pracodawca nie ma obowiązku szkolenia pracowników (z wyjątkiem bhp), to musi ułatwiać im podnoszenie kwalifikacji zawodowych (art. 94 pkt 6 kodeksu pracy). A że dziś liczą się przede wszystkim umiejętności, to ułatwianie sprowadza się często do wysyłania pracowników na różnorodne szkolenia. Inicjatywa wychodzi raczej od pracodawcy niż od pracownika.

Pracownik jest zatem kierowany na szkolenie. I tu pojawia się problem: jak pracodawca ma zwracać koszty poniesione przez pracownika na taki wyjazd. Czy powinien to robić według przepisów o podróżach służbowych, czy też zgodnie z samodzielnymi ustaleniami?

Wyjazd i uczestnictwo w szkoleniu na podstawie skierowania pracodawcy nie jest podróżą służbową (por. wyrok Sądu Najwyższego z 13 października 1999 r., I PKN 292/99). Inne są bowiem definicje obu pojęć, inne cele i inne podstawy prawne.

Z podróżą służbową mamy do czynienia wtedy, gdy pracownik na polecenie pracodawcy wykonuje zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Podstawą prawną jest art. 77§ 1 k.p., a zwrot kosztów następuje, jeśli pracodawca sam ich nie ustali, na podstawie rozporządzeń ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r.:

-w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.),

-w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Pracownik wyjeżdża w podróż służbową, aby wykonać konkretne zadanie służbowe, które pracodawca mu wyznaczył. Nie może odmówić, ponieważ jest to polecenie służbowe. A bezpodstawna odmowa to naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (por. art. 100 § 1 k.p.).

Szkolenie natomiast jest jedną z pozaszkolnych form podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Podstawą prawną są dwa rozporządzenia:

-ministra edukacji i nauki z 3 lutego 2006 r. w sprawie uzyskiwania i uzupełniania przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (DzU nr 31, poz. 216),

-ministra edukacji narodowej i ministra pracy i polityki socjalnej z 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (DzU nr 103, poz. 472 ze zm.).

Pracownik jedzie na szkolenie, aby uzupełnić swoją wiedzę albo zdobyć nowe umiejętności. Nie jest to więc zadanie służbowe. Nie powinno być też traktowane jak polecenie służbowe.

Gdy pracodawca wysyła pracownika na krajowe lub zagraniczne szkolenie, może zobowiązać się do zwrotu kosztów, jakie pracownik w związku z tym poniesie. Chodzi m.in. o wydatki na zakwaterowanie, wyżywienie i przejazdy. W takim wypadku odzwierciedleniem zobowiązania powinna być umowa zawarta między nim i pracownikiem dotycząca tej kwestii. Niewykluczona jest też inna forma, jeśli pracodawca nie podpisuje umowy, ponieważ nie uzależnia wydania pracownikowi skierowania w celu kształcenia, dokształcania lub doskonalenia w formach pozaszkolnych od zobowiązania się pracownika do przepracowania określonego czasu w zakładzie pracy po ukończeniu nauki, a w razie niedotrzymania zobowiązania - do zwrotu części lub całości kosztów poniesionych na ten cel przez zakład pracy (por. § 9 ust. 1 pkt. 1 oraz ust. 2 rozporządzenia w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych).

Wysokość zwracanych kosztów jest ustalana między stronami. Może zostać określona na poziomie przewidzianym przez przepisy dotyczące podróży służbowych lub w innym wymiarze. Dlatego że przepisy rozporządzenia w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych mają pierwszeństwo w sprawie zwrotu kosztów udziału w szkoleniu przed regulacjami dotyczącymi podróży służbowych. Te ostatnie mogą być stosowane jedynie posiłkowo (por. uzasadnienie wyroku SN z 13 października 1999 r.).

To pracodawca decyduje, na jakich zasadach i w jakiej wysokości zwróci pracownikowi koszty wyjazdu i udziału w szkoleniu. Ma prawo w ogóle nie dokonywać zwrotu wydatków - zgodnie z § 9 ust. 1 pkt. 1 rozporządzenia w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych. Przepis ten przewiduje, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów, o ile umowa zawarta między nim i pracodawcą nie stanowi inaczej. Skoro pozwala nie zwracać kosztów uczestniczenia w szkoleniu, to tym bardziej uprawnia do swobodnego ustalenia wysokości zwrotu. Niewykluczone przy tym, jeśli taka jest wola pracodawcy, aby należności były zwracane według przepisów o podróżach służbowych.

Przykład 1 Pani Anna jest księgową. Pracodawca wysłał ją na dwudniowe szkolenie z zakresu księgowości, aby uzupełnić jej wiedzę. Wziął na siebie nie tylko opłacenie kosztu szkolenia, lecz także obowiązek zwrotu kosztów przejazdu. Wzajemnie ustalili, że zwrot w tym zakresie nastąpi na podstawie przedstawionych przez panią Annę biletów PKP. Żadnych innych wydatków pracodawca pani Annie nie zwrócił. Bo, po pierwsze, nie zobowiązał się do tego i, po drugie, szkolenie obejmowało całodzienne wyżywienie, materiały szkoleniowe i zakwaterowanie.

Przykład 2 Pan Adam jest informatykiem. Pracodawca wysłał go na trzydniowe szkolenie dotyczące nowych technologii, bo przymierza się do wprowadzenia nowego oprogramowania. Pan Adam pracuje w Krakowie, a szkolenie odbywało się w Gdańsku. Firma szkoleniowa zapewniła jedynie materiały szkoleniowe. Dojazd, wyżywienie i noclegi wszyscy uczestnicy musieli sami sobie organizować i sfinansować. Te informacje znane były pracodawcy pana Adama przed wyjazdem na szkolenie. Dlatego pracodawca i pracownik wspólnie ustalili, że pan Adam otrzyma zwrot poniesionych wydatków według przepisów rozporządzenia o krajowych podróżach służbowych, tj. diety, zwrot kosztów noclegów, przejazdów pociągiem oraz dojazdu na miejscu środkami komunikacji miejskiej.