Czy w zamówieniach publicznych możliwe jest elektroniczne fakturowanie

Przepisy regulujące zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, czyli tzw. platformy, weszły w życie 18 kwietnia 2019 r. Kwestie te reguluje ustawa z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (dalej: ustawa o elektronicznym fakturowaniu)Przepisy ustawy o elektronicznym fakturowaniu nie naruszają ogólnych regulacji ustawy o VAT. Należy je więc traktować jako lex specialis.

Czytaj także: Czy zamawiający muszą przyjąć e-fakturę od wykonawcy

Ważne definicje

- Ustrukturyzowana faktura elektroniczna oznacza fakturę elektroniczną, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT spełniającą wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy (zob. art. 2 pkt 4 ustawy o elektronicznym fakturowaniu).

- Faktura elektroniczna oznacza fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (zob. art. 2 pkt 32 ustawy o VAT).

- Faktura oznacza z kolei dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (zob. art. 2 pkt 31 ustawy o VAT).

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna jest zatem fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Wszystkie zasady wstawiania faktur wynikające z ustawy o VAT, z wyjątkiem wprost wyłączonych (chodzi tu o obowiązek uzyskania akceptacji nabywcy na otrzymywanie faktur elektronicznych) powinny więc być stosowane także do ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

Zakres stosowania przepisów

Jak wynika z art. 3 ust. 1 ustawy o elektronicznym fakturowaniu, ustawa ta może być stosowana do przesyłania między wykonawcami a zamawiającymi ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych.

Wykonawca oznacza:

a) wykonawcę w rozumieniu art. 2 pkt 11 Prawa zamówień publicznych,

b) wykonawcę w rozumieniu art. 2 pkt 10 ustawy o umowie koncesji,

c) partnera prywatnego w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy o partnerstwie publiczno – prywatnym,

d) podwykonawcę w rozumieniu ustawy – Prawo zamówień publicznych, jeżeli zgodnie z ustawą, decyzją właściwego organu, orzeczeniem sądu lub umową jest uprawniony do domagania się zapłaty od zamawiającego (art. 2 pkt 5 ustawy o elektronicznym fakturowaniu).

Kogo to dotyczy

Zamówienia publiczne są najczęściej realizowane przez:

- organy władzy publicznej, administracji rządowej, kontroli państwowej i ochrony prawa,

- sądy i trybunały,

- jednostki samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, samorząd województwa) oraz ich związki,

- państwowe jednostki budżetowe,

- samorządowe zakłady budżetowe,

- agencje wykonawcze,

- instytucje gospodarki budżetowej,

- państwowe fundusze celowe,

- Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez nie fundusze oraz Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa KRUS,

- Narodowy Fundusz Zdrowia,

- samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej (SPZOZ),

- uczelnie publiczne,

- Polską Akademię Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne,

- państwowe i samorządowe instytucje kultury oraz państwowe instytucje filmowe,

- inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego.

Konieczny odbiór

Zamawiający jest obowiązany do odbierania od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy.

W przypadku ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy nie jest wymagana akceptacja możliwości odbioru tak wystawionego dokumentu (tj. ustrukturyzowanej faktury elektronicznej), jak ma to miejsce w przypadku faktur elektronicznych przesyłanych na podstawie przepisów ustawy o VAT. Oznacza to, że zamawiający ma obowiązek odbioru ustrukturyzowanej faktury (wystawionej w związku z realizacją zamówień publicznych).

Wykonawca nie jest natomiast obowiązany do wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych do zamawiającego za pośrednictwem platformy (art. 4 ust. 2 ustawy o elektronicznym fakturowaniu). W związku z realizacją zamówień publicznych wykonawcy mogą na udokumentowanie takich dostaw towarów lub usług przesłać faktury tradycyjne (papierowe) lub „zwykłe" faktury elektroniczne (np. w pliku pdf) zgodnie z ustawą o VAT.

Fakultatywne stosowanie

W przypadku zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych, ustawy o umowie koncesji albo ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, zamawiający może w umowie, w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, postępowanie o zawarcie umowy koncesji albo postępowanie w sprawie wyboru partnera prywatnego wyłączyć stosowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych (art. 4 ust. 3 ustawy o elektronicznym fakturowaniu). Oznacza to, że w przypadku realizacji takich dostaw towarów lub usług zamawiający ma możliwość wyłączenia stosowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Aby wyłączenie było skuteczne, zamawiający musi to uczynić przy wyborze oferty, tj. w umowie, w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, postępowanie o zawarcie umowy koncesji albo postępowanie w sprawie wyboru partnera prywatnego. Późniejsze zastrzeżenie, że zamawiający nie odbierze w tych przypadkach ustrukturyzowanej faktury elektronicznej będzie nieskuteczne i zamawiający będzie musiał przyjąć ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną, jeśli na jej wystawienie zdecyduje się wykonawca.

Przykład:

Gmina (zamawiający) zamierza nabyć towary o łącznej wartości 7 000 zł. Do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, nie stosuje się ustawy – Prawo zamówień publicznych.

wariant I: W ogłoszeniu o zamówieniu gmina wyłączyła stosowanie ustrukturowanej faktury elektronicznej – w tym wariancie wykonawca nie ma prawa do przesłania zamawiającemu ustrukturowanej faktury elektronicznej.

wariant II: W ogłoszeniu o zamówieniu gmina nie wyłączyła stosowania ustrukturowanej faktury elektronicznej i dopiero po zrealizowaniu dostawy poinformowała wykonawcę, że nie życzy sobie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej. W tym wariancie wykonawca ma prawo do przesłania zamawiającemu ustrukturowanej faktury elektronicznej. Oczywiście od decyzji wykonawcy zależy czy z tego prawa skorzysta, czy jednak wystawi fakturę papierowa lub „zwykłą" fakturę elektroniczną.

Przypadki kiedy nie stosuje się przepisów prawa zamówień publicznych zostały określone w art. 4, art. 4b i art. 4d prawa zamówień publicznych. Dotyczą one m.in.:

- niektórych zamówień Narodowego Banku Polskiego,

- niektórych zamówień Banku Gospodarstwa Krajowego,

- niektórych usług badawczych i rozwojowych,

- zakupu czasu antenowego lub audycji od dostawców audiowizualnych lub radiowych usług medialnych,

- nabycia własności lub innych praw do istniejących budynków lub nieruchomości,

- zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro,

- zamówień o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 22 grudnia 2017 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (DzU z 2017 r., poz. 2479) - jeżeli spełnione są dodatkowe warunki zawarte w art. 4d prawa zamówień publicznych.

Z kolei, zgodnie z art. 4 ustawy z 21 października 2016 r. o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi, przepisy tej ustawy stosuje się do umów koncesji, których szacunkowa wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 euro. Możliwość odmówienia zgody na przyjęcie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej dotyczy tylko zamówień, do których nie stosuje się prawa zamówień publicznych oraz ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi. Należy to odróżnić od wyłączenia zamówień z art. 3 ust. 2 ustawy o elektronicznym faktorowaniu. Zasadniczo ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych obejmuje także zamówienia wyłączone z prawa zamówień publicznych oraz ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi, a tylko w odniesieniu do zamówień wyłączonych z tych ustaw zamawiający może wyraźnie odmówić przyjmowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Ustrukturyzowane faktury elektroniczne i ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne mogą więc być także przesłane - jeśli zamawiający ich nie wyłączy – na udokumentowanie zamówień poniżej progu 30 000 euro.

Inne dokumenty

Zamawiający i wykonawca mogą wysyłać i odbierać inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne za pośrednictwem platformy, jeżeli druga strona wyrazi na to zgodę (art. 4 ust. 4 ustawy o elektronicznym fakturowaniu). Wysyłanie i odbieranie takich innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych za pośrednictwem platformy jest zatem możliwe za obopólną zgodą obu stron.

Minister przedsiębiorczości i technologii w obowiązującym od 24 maja 2019 r. rozporządzeniu z 25 kwietnia 2019 r. określił listę takich dokumentów. Są nimi:

1) zlecenie dostawy (zamówienie);

2) awizo dostawy;

3) potwierdzenie odbioru;

4) faktura korygująca;

5) nota księgowa.

Uwaga! Inny ustrukturyzowany dokument elektroniczny, np. awizo dostawy czy potwierdzenie odbioru, musi zawierać wskazanie umowy zamówienia publicznego lub ustrukturyzowanej faktury elektronicznej. Ma to na celu ułatwienie identyfikowania i powiązania dokumentów między sobą.

Przepisy przejściowe

Na podstawie przepisu przejściowego zawartego w art. 12 ust. 1 ustawy o elektronicznym fakturowaniu, w przypadku zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, a także (bez względu na wartość) do umów koncesji oraz umów o partnerstwie publiczno-prywatnym przepisy ustawy o elektronicznym fakturowaniu stosuje się do dopiero od 1 sierpnia 2019 r.

Przepisów ustawy o elektronicznym fakturowaniu nie stosuje się do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, postępowań o zawarcie umowy koncesji oraz postępowań w sprawie wyboru partnera prywatnego, wszczętych przed 18 kwietnia 2019 r. i do umów zawartych w wyniku takich postępowań (art. 14 ust. 2 ustawy o elektronicznym fakturowaniu).

Niezbędne elementy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych

Stosownie do art. 6 ust. 1 ustawy o elektronicznym fakturowaniu, ustrukturyzowana faktura elektroniczna składa się z danych wymaganych przepisami o VAT oraz danych zawierających:

1) informacje dotyczące odbiorcy płatności,

2) wskazanie umowy zamówienia publicznego.

Ustrukturowana faktura elektroniczna powinna więc co do zasady zawierać:

1) datę wystawienia,

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, jeżeli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

12) stawkę podatku,

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

15) kwotę należności ogółem.

W ustrukturyzowanej fakturze elektronicznej mogą być zamieszczone także inne dane, jeżeli są niezbędne ze względu na specyfikę zamówień publicznych (art. 6 ust. 2 ustawy o elektronicznym faktorowaniu).

Nie każde zamówienie z elektroniczną fakturą

Stosownie do art. 3 ust. 2 ustawy o elektronicznym fakturowaniu, przepisów ustawy nie stosuje się do:

1) zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 5 i 5b oraz art. 4b ust. 1 pkt 1-3, 5 i 6 prawa zamówień publicznych;

2) umów koncesji, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. d ustawy o umowie koncesji.

Wyłączenia podyktowane są szczególnym charakterem tych zamówień, np.:

- gdy wymaga tego interes bezpieczeństwa państwa lub ochrona bezpieczeństwa publicznego,

- zamówień objętych klauzulą tajności, których przedmiotem jest broń, amunicja, materiały wojenne, czy sprzęt wojskowy,

- zamówień dotyczących robót budowlanych i usług do szczególnych celów wojskowych lub

- newralgicznych robót budowlanych lub usług.

Oznacza to, że na udokumentowanie tych dostaw nie może być przesyłana ustrukturyzowana faktura elektroniczna stosowana w zamówieniach publicznych. Za pośrednictwem portalu nie mogą być także przesyłane inne ustrukturyzowane dokumenty.