Zakres danych osobowych, które pracodawca ma prawo uzyskać od pracownika, został wskazany w art. 221 kodeksu pracy. Są to: imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania, wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Szef może też żądać, aby zatrudniony podał inne dane osobowe, w tym imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci, numer PESEL lub RCI PESEL – jeżeli są one niezbędne ze względu na korzystanie przez zatrudnionego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, takich jak np. świadczenia i prawa związane z rodzicielstwem. Co do zasady pracodawca nie może żądać podania innych danych osobowych niż wymienione, chyba że obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Dotyczy to zwłaszcza stosunków pracy charakteryzujących się większym stopniem podporządkowania (w Policji, w sądach, w korpusie służby cywilnej itd.).

Fotka poza kodeksową listą

Zdjęcie lub inny nośnik informacji, który pozwoli na identyfikację osoby pracownika, należy utożsamiać z jego wizerunkiem. To jedno z dóbr osobistych podlegających prawnej ochronie – wizerunek jako odrębne dobro osobiste zostało wyodrębnione w art. 23 kodeksu cywilnego. Gwarancję ochrony odnajdziemy także w art. 81 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 880). Ten drugi przepis wyraźnie podkreśla autonomię decydowania o zakresie i okolicznościach publicznego udostępnienia wizerunku danej osoby (tak w wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 22 maja 2015 r., I ACa 1741/14).

Zdjęcia nie ma w katalogu danych osobowych, które pracodawca ma prawo uzyskać od pracownika (tj. pozyskiwać i przetwarzać bez jego zgody). Należy zatem przyjąć, że co do zasady, aby pracodawca mógł zgodnie z prawem pozyskać fotografię pracownika, powinien uprzednio uzyskać jego zgodę zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 922).

Forma rekompensaty

Zdjęcie pracownika jako tożsame z jego wizerunkiem i jako dobro osobiste podlega ochronie przepisów kodeksu cywilnego. Skutki naruszenia prawa do ochrony wizerunku pracownika mogą być dla pracodawcy dotkliwe – paradoksalnie także wizerunkowo.

Osoba, której konkretne dobro osobiste (tj. wizerunek) zostało naruszone, może żądać, aby naruszający dopełnił czynności potrzebnych do usunięcia skutków tego naruszenia. W szczególności chodzi tu o złożenie oświadczenia odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie.

Na zasadach określonych w k.c. można domagać się również zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny (art. 23 i 24 k.c.).

Naruszenie wizerunku może polegać na jego nieprawidłowym rozpowszechnianiu, utrwalaniu lub przekształcaniu. Ponadto – co wynika z głosów doktryny prawniczej, a także z orzecznictwa sądów powszechnych – do naruszenia wizerunku jako dobra osobistego dochodzi w razie jego utrwalania w warunkach naruszenia prawa do prywatności lub wbrew wyrażonej woli portretowanego (tak w wyroku Sądu Okręgowego we Wrocławiu z 17 lutego 2014 r., I C 1062/13). Z przywołanego orzeczenia zarysowuje się już istotna rola woli i zgody osoby, której wizerunek jest w jakimś sensie upubliczniany, o czym mowa w dalszej części artykułu.

Internet i reklama

Czy pracodawca ma prawo wykorzystać wizerunek pracownika na billboardach, w internecie lub w radiu, reklamując tym samym prowadzoną działalność? Taka praktyka wydaje się dosyć powszechna. Jednak czy jest legalna?

Aby zapobiec ewentualnym naruszeniom, pracodawca powinien uzyskać zgodę pracownika na wykorzystanie jego wizerunku/zdjęcia do określonego konkretnie celu oraz w szczegółowo ustalonym zakresie. Prawo nie stanowi, w jakiej formie ma być wyrażona zgoda. Dla celów dowodowych przyjmuje się jednak, że powinno się zachować formę pisemną (o możliwości wyrażenia zgody w dowolnej formie stanowi wyrok SA we Wrocławiu z 27 czerwca 2014 r., I ACa 633/14). Co najważniejsze, wyrażona zgoda musi być niewątpliwa, nie można jej domniemywać.

Zatem aby móc legalnie rozpowszechniać wizerunek pracownika np. w reklamie, mogącej przybrać rozmaitą postać, pracodawca powinien uzyskać uprzednio jego zgodę na piśmie, wraz z informacją co do zakresu zgody oraz celu tego rozpowszechniania.

Intranet i stopki maili

Wykorzystywanie zdjęć pracowników w tzw. intranecie (sieć, do której dostęp ma ograniczona liczba osób, np. pracownicy firmy X) jest dziś powszechnie stosowanym rozwiązaniem. Zdjęcia niewątpliwie pomagają pracownikom w wewnętrznej komunikacji i usprawniają proces zarządzania.

Odmiennie niż w przypadku internetu, intranet jest siecią ograniczonego dostępu. Pracownicy wykorzystują ten system, aby wykonywać przydzielone obowiązki pracownicze. Żeby jednak odpowiedzieć na pytanie, czy pracodawca powinien uzyskać zgodę na rozpowszechnianie – nawet ograniczone – wizerunku pracownika, należy się zastanowić, czy dostęp do intranetu mają wyłącznie pracownicy danego podmiotu (brak publicznego dostępu), czy np. także klienci przedsiębiorstwa. W drugim przypadku pracodawca musi uzyskać zgodę pracownika, ponieważ cel rozpowszechniania jego wizerunku nie byłby związany wyłącznie ze stosunkiem pracy, a dostęp do zdjęcia podwładnego potencjalnie miałby szerszy krąg osób. Gdy zaś intranet jest wykorzystywany wyłącznie do celów wewnętrznych, a dostęp do niego posiadają wyłącznie pracownicy firmy, uznaje się, iż zamieszczenie w nim zdjęcia pracownika nie oznacza rozpowszechniania wizerunku. Nie jest zatem potrzebna wówczas zgoda pracownika wedle art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych.

Identyfikator i legitymacja służbowa

Jeżeli zachodzi taka potrzeba, pracodawca ma prawo wystawić pracownikowi legitymację służbową, przepustkę albo inny dokument upoważniający go do przebywania na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw służbowych poza zakładem. Taką możliwość przewiduje wprost § 4 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.). Jednak przepis ten – co jest dosyć kontrowersyjne – milczy na temat wykorzystania w tej legitymacji czy przepustce zdjęcia pracownika. Na podstawie tej regulacji możliwa jest identyfikacja osoby wyłącznie na podstawie jej imienia i nazwiska.

Dlatego też, odnosząc się do wspomnianych powyżej regulacji kodeksu cywilnego oraz ustawy o ochronie danych osobowych, wykorzystanie zdjęcia pracownika w legitymacji służbowej lub identyfikatorze jest możliwe wyłącznie za jego zgodą.

Powyższe potwierdził Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych w piśmie z 5 marca 2008 r. w sprawie zamieszczania zdjęć pracownika na identyfikatorach(DOLIS-035-219/07/ 461/08). Podniósł w nim, że uniknięcie ewentualnego zarzutu naruszenia dóbr osobistych pracownika w przypadku zamieszczenia na identyfikatorze zdjęcia pracownika jest możliwe wtedy, gdy uzyska się uprzednio zgodę pracownika. Co ciekawe, ta zgoda nie jest wymagana, gdy obowiązujące u pracodawcy przepisy wewnętrzne (źródła prawa pracy) takie jak regulamin pracy czy układ zbiorowy pracy przewidują obowiązek noszenia przez pracowników identyfikatorów. Wówczas zamieszczenie zdjęć na identyfikatorach nie narusza przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

Czasem bez zgody

Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku nie jest wymagana w dwóch przypadkach. Po  pierwsze wtedy, gdy dotyczy to osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych. Po drugie – gdy chodzi o osobę stanowiącą jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza (art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych).

Nie zawsze tylko szczegół całości

To, jak istotne jest wyraźne określenie zakresu zgody na rozpowszechnianie wizerunku, podkreślał Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 15 września 2016 r. (I ACa 1559/15): W żadnym razie występujący w nagraniu powód, jako jedna z dwóch, dość długo i statycznie prezentowanych postaci, nie może być traktowany jako szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza. Pozwany uchybił zatem obowiązkowi uzyskania zgody, o jakim mowa w art. 81 u.p.a.p.p., co przesądza o bezprawności zachowania spółki, także rozpatrywanego w płaszczyźnie kodeksowych przepisów o ochronie dóbr osobistych i to bez potrzeby badania, czy publikacja miała charakter krzywdzący. Istotne jest naruszenie autonomii powoda w zakresie swobodnego decydowania o rozpowszechnieniu własnego wizerunku.

Zdaniem autorki

Nicola Zięba, prawnik, Kancelaria Prawa Pracy Wojewódka i Wspólnicy Sp. k.

Uzyskanie zgody pracownika na wykorzystanie jego wizerunku w określonym celu niejednokrotnie może uchronić pracodawcę przed ewentualnymi nadużyciami prawa podmiotowego, jakim jest ochrona dóbr osobistych. Przede wszystkim pracodawca powinien mieć na uwadze to, czy wizerunek pracownika będzie udostępniany wyłącznie dla celów wewnętrznych, np. w celu usprawnienia komunikacji między współpracownikami, czy też dostęp do niego będą miały – nawet potencjalnie – osoby spoza przedsiębiorstwa lub innego podmiotu zatrudniającego.