Oprogramowanie oferowane jako ogólnodostępne i uniwersalne często nie spełnia potrzeb przedsiębiorcy. Oczekuje on bowiem oprogramowania szytego na miarę, dostosowanego do indywidualnych preferencji użytkowników końcowych. Rozwiązaniem jest zamówienie oprogramowania u dostawcy, zajmującego się projektowaniem dedykowanego software.
Stworzenie dedykowanego oprogramowania powinno odbywać się na podstawie umowy pomiędzy klientem a wyspecjalizowanym podmiotem. Ten typ umów jest nowy i nie jest uregulowany wprost w przepisach. Łączy elementy umowy: o dzieło, świadczenie usług oraz przeniesienie autorskich praw majątkowych lub licencji. Brak pisemnej umowy może wywołać wątpliwości co do uprawnień oraz obowiązków stron. Łatwo może prowadzić do sporu, a nawet niepowodzenia projektu.
Opracowanie programu, który będzie odpowiadał użytkownikom końcowym, wymaga zaangażowania obu stron. Często na potrzeby planowanych prac tworzy się zespoły robocze przedstawicieli obu stron. W umowie powinno zatem znaleźć się precyzyjne uregulowanie wzajemnych praw i obowiązków stron, a przede wszystkim praw i obowiązków członków zespołu, oraz harmonogram prac. Bez stosownych zapisów, w przypadku opóźnień lub sporów, strony mogą się obciążać odpowiedzialnością za negatywne konsekwencje. Zamawiający powinien pamiętać, że to zleceniobiorca jest profesjonalistą z doświadczeniem we wdrożeniach programów komputerowych, otrzymującym wynagrodzenie za usługi. To na nim spoczywa odpowiedzialność za zakończenie projektu. To zleceniobiorca, jako autor oprogramowania, powinien być koordynatorem prac, inicjatorem działań i powinien przewidzieć ryzyka i im zapobiegać.
Proces tworzenia oprogramowania powinien być poprzedzony weryfikacją oczekiwań zamawiającego, poznaniem istniejących w firmie rozwiązań oraz funkcji, które oprogramowanie ma spełniać. W interesie wykonawcy jest zapisanie w umowie tych oczekiwań. Także etap projektowania wymaga wkładu dwóch stron, czy to poprzez dostarczanie przez zamawiającego materiałów, które mają być wykorzystane przy wdrożeniu, czy regularną weryfikację i akceptację prac. W przypadku dużych wdrożeń, przebiegających etapami, dopiero akceptacja jednego etapu prac powinna upoważniać do rozpoczęcia prac nad kolejnym. Niewykrycie na czas błędów może być katastrofalne w skutkach i może opóźnić, a czasami uniemożliwić prace. Dlatego tak ważne jest zagwarantowanie sobie przez zamawiającego prawa do dokonywania odbiorów częściowych i zgłaszania poprawek. Opóźnienie w przekazaniu prac lub nieusunięcie błędów może upoważniać zamawiającego do naliczenia kary umownej.
Efektem jest powstanie dzieła – programu komputerowego. Jest on utworem w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych i prawa do niego należą do twórcy (zleceniobiorcy). Sam fakt zlecenia stworzenia programu lub zapłata wynagrodzenia nie oznacza, że prawa będą przysługiwać zamawiającemu. W celu nabycia autorskich praw majątkowych przez zamawiającego konieczne jest ich przeniesienie na podstawie pisemnej umowy. Zwykle ma to miejsce w umowie wdrożeniowej. Gdy zamawiający płaci za stworzenie programu dla niego, uzasadnione jest przeniesienie praw tak, aby mógł on swobodnie oprogramowaniem dysponować, a nie udzielenie licencji. Udzielenie licencji oznacza, że właścicielem oprogramowania jest twórca. Nawet najlepsze oprogramowanie może mieć wady, które nie zostały wykryte na etapie testów, lub które ujawnią się później. Zabezpieczeniu praw zamawiającego służy gwarancja ustanowiona w umowie. Warto określić czas, w którym nieprawidłowości powinny zostać usunięte lub zostanie wskazane rozwiązanie tymczasowe, oraz konsekwencje naruszenia tych obowiązków. Przedłużająca się awaria w kluczowym dla spółki okresie może ją narazić na straty. Zabezpieczeniem dla spółki może być także umowa utrzymaniowa, gwarantująca dodatkowe uprawnienia w przypadku problemów z oprogramowaniem oraz niezbędne aktualizacje.
