Tworząc informacje o działalności czy reklamując usługi w internecie, także w mediach społecznościowych, pracodawcy coraz chętniej zamieszczają w sieci zdjęcia swoich pracowników. Są to zarówno fotografie podwładnych, które widnieją przy ich notkach biograficznych czy zakresach kompetencji, jak i pojawiające się zdjęcia z różnych konferencji, spotkań, imprez firmowych.
Nie od dziś wiadomo, że publikowanie fotografii związanych z pracą jest częścią wizerunku korporacyjnego. Jedną z form promowania usług przez pracodawcę jest także tworzenie wideoblogów z udziałem pracowników.
Konieczna aprobata
Umieszczanie wizerunku pracowników w firmowych materiałach reklamowych, na stronie internetowej czy w mediach społecznościowych jest ściśle regulowane. Pracodawca musi przestrzegać przepisów, aby w przyszłości nie narazić się na nieprzewidziane konsekwencje z więzieniem włącznie. Aby w ogóle wykorzystać zdjęcie pracownika, nawet gdy zostało zrobione na zlecenie pracodawcy, szef musi mieć jego zgodę. To oznacza, że legalne wykorzystanie wizerunku podwładnego on sam musi zaaprobować.
Tylko informacje pozyskane na podstawie art. 221 k.p. >patrz ramka pracodawca może przetwarzać, tj. dokonywać operacji polegających na zbieraniu, utrwalaniu, przechowywaniu, opracowywaniu, zmienianiu, udostępnianiu i usuwaniu, a zwłaszcza tych, które wykonuje się w systemach informatycznych.
Do przetwarzania danych może dojść wyłącznie wtedy, gdy zostanie spełniony co najmniej jeden z warunków wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1182 ze zm., dalej ustawa). W tym gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu (art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy).
Skoro wśród wymienionych w art. 221 k.p. danych nie ma zdjęcia podwładnego, to aby pracodawca mógł zamieścić taki wizerunek, powinien zadbać o jego zgodę. Co ciekawe, pisemne potwierdzenie etatowca wymagane jest zarówno przy materiałach reklamowych, jak i wtedy, gdy szef umieszcza fotografie pracowników na identyfikatorach, które umożliwiają im wejście do zakładu.
W jakiej formie
Artykuł 7 pkt 5 ustawy definiuje zgodę osoby, której dane dotyczą. Jest to oświadczenie woli, którego treścią jest akceptacja przetwarzania danych osobowych tego, kto składa oświadczenie. Co istotne, nie może być ona domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. Nie wolno wymuszać na podwładnych zezwolenia na publikowanie zdjęć w sieci czy zamieszczanie ich na wideoblogu. Zgoda musi być dobrowolna.
Pracodawca musi też pamiętać, że podwładny może się rozmyślić, nawet gdy deklarował zgodę, i w każdym czasie ją odwołać. Porozumienia, w których pracownik będzie się zrzekał prawa do odwołania raz wyrażonej zgody, będą nieskuteczne.
W wyjątkowych przypadkach, kiedy wizerunek etatowca wiąże się z wykonywaną przez niego pracą, zgodnie ze stanowiskiem generalnego inspektora ochrony danych osobowych wolno odstąpić od uzyskiwania takiej zgody. Chodzi np. o pracowników ochrony czy konwojentów, co dotyczy przede wszystkim bezpieczeństwa i możliwości szybkiej identyfikacji takiego zatrudnionego.
Przykre skutki
Jeśli pracodawca zamieszcza zdjęcia podwładnego bez jego uprzedniej zgody, musi się liczyć z zarzutami bezprawnego przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z art. 49 ust. 1 ustawy ten, kto przetwarza w zbiorze dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do których przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do dwóch lat.
Ochronę wizerunku pracownika gwarantują też przepisy kodeksu cywilnego. Jego art. 24 ust. 1 stanowi, że ten, czyje dobro osobiste zostaje zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne. W razie naruszenia może on także domagać się, aby osoba, która się tego dopuściła, dopełniła czynności potrzebnych do usunięcia jego skutków, w szczególności aby:
- złożyła oświadczenie odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie,
- zapłaciła zadośćuczynienie lub sumę pieniężną na wskazany cel społeczny.
Jeżeli zaś wskutek naruszenia dobra osobistego została wyrządzona szkoda majątkowa, poszkodowany może żądać jej naprawienia na zasadach ogólnych (art. 24 § 2 k.c.).
Co dopuszcza kodeks pracy
Zakres danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od pracownika bez konieczności pozyskiwania jego zgody, określa art. 22
1
k.p. Chodzi o podanie: imienia (imion) i nazwiska, imion rodziców, daty urodzenia, miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji), wykształcenia, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeżeli ujawnienie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez eta towca ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, i numeru PESEL pracownika. Co więcej, szef ma prawo uzyskać od niego inne dane osobowe niż wymienione, jeżeli obowiązek ich wskazania wynika z odrębnych przepisów (art. 22
1
§ 4 k.p.).
Zdaniem autorki
Katarzyna Gospodarowicz, radca prawny z Kancelarii Prawnej Schampera, Dubis, Zając (SDZLEGAL SCHINDHELM)
Po etacie
Skoro wizerunek pracownika umieszcza się na stronach pracodawcy w związku ze świadczoną pracą, to czy zakończenie współpracy jest równoznaczne z koniecznością usunięcia jego zdjęć z zasobów firmy? Po ustaniu stosunku pracy podstawy prawne przetwarzania danych byłych pracowników znacznie się kurczą. Przechowywanie tych informacji jest dozwolone wyłącznie na mocy przepisów. Najczęściej dotyczy to archiwizowania dokumentów wytworzonych w związku z zatrudnieniem, np. teczek osobowych.
Niewątpliwie w czasie zatrudnienia zamieszczone dane służbowe pracownika służą utrzymaniu relacji z klientami. Zatem po zakończeniu współpracy szef musi usunąć jego dane, w tym wizerunek, ze wszelkich materiałów firmowych. Należy o tym pamiętać, nawet gdy planuje się kampanie reklamowe. Dopuszcza się jednak, aby pracownik zaakceptował udostępnianie swojego wizerunku także po ustaniu stosunku pracy. Ale zgodę tę może w każdym czasie odwołać.
