Praktycznie niezmieniona od lat ustawa z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 167, dalej: ustawa o zz) przyznaje związkowcom liczne przywileje.

Pokój dla związku

Pierwszym z wielu obowiązków pracodawcy, u którego pojawiła się organizacja, jest zapewnienie jej pomieszczenia, w którym będzie prowadzona działalność związkowa. Artykuł 33 ust. 1 ustawy o zz nakładający na szefa ten wymóg nie precyzuje ani sposobu, ani zasad udostępniania pomieszczeń. Nie określa też, jakie warunki powinien spełniać lokal przydzielony związkowi. Z pewnością ma być dostosowany do potrzeb zakładowej organizacji związkowej (zoz) i uwzględniać jej liczebność oraz wynikający z niej zakres prowadzonej działalności.

Organizacja może zgłaszać pracodawcy życzenia, aby udostępnić jej konkretne pomieszczenie. Pracodawca nie jest jednak związany tą sugestią. To pracodawca decyduje o tym, jaki lokal przeznaczy dla działaczy.

Przykład

Spółka wybudowała nowy biurowiec, do którego przenosi całą administrację. W tym czasie ukonstytuowała się w niej organizacja związkowa. Zażądała, aby udostępniono jej wybrany przez siebie gabinet w nowym biurowcu. Szef nie musi przyznać pomieszczenia wskazanego przez zoz.

Udostępnienie pomieszczenia zoz odbywać się może na zasadzie odpłatności lub bezpłatnie. Niewątpliwie jednak lokal przyznany związkowi powinien znajdować się na terenie firmy.

Przykład

Związek żądał od pracodawcy, aby na swój koszt wynajął i udostępnił mu gabinet w biurowcu w centrum miasta. Twierdzi, że zakład pracy mieści się w kilku budynkach położonych w różnych częściach miasta, przez co członkowie związku mają do niego utrudniony dostęp. Pracodawca nie powinien zgadzać się na takie żądanie, gdyż jego powinność dotyczy udostępniania pomieszczeń na terenie zakładu, a nie poza nim. Opłacanie w ten sposób biura na potrzeby związku mogłoby zostać uznane za finansowanie związku przez pracodawcę, czego zakazuje art. 2 ust. 2 konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy nr 98.

Na podstawie umowy

Pomieszczenia przekazuje się wyłącznie na cele statutowej działalności związkowej, a nie do prowadzenia dodatkowej aktywności gospodarczej organizacji.

Szczegółowe zasady określające sposób udostępnienia pomieszczeń musi określić umowa zawarta między pracodawcą i zakładową organizacją związkową. Ma ona charakter cywilnoprawny. Ponieważ odnosi się do niej zasada swobody umów, szczegółowe ustalenia warunków udostępnienia lokalu mogą być dowolne. Umowa nie może być jednak sprzeczna z prawem, zasadami współżycia społecznego ani zmierzać do obejścia prawa, co czyniłoby ją nieważną w świetle kodeksu cywilnego. Może przybrać charakter jednej z umów nazwanych z kodeksu cywilnego, ale dopuszczalne jest też, że to strony w całości ukształtują ten kontrakt.

Eksploatacja lokalu generuje koszty. Dlatego w umowie o udostępnieniu związkowi pomieszczenia należy precyzyjnie określić zasady ponoszenia kosztów związanych z użytkowaniem lokalu przez związek. Dotyczy to opłat za energię elektryczną, wodę, gaz, ogrzewanie, połączenia telefoniczne itp. W zależności od woli umawiających się stron koszty te może ponosić pracodawca albo związek. W tym drugim przypadku nastąpi to na zasadzie ryczałtu lub rozliczenia według wskazań liczników o zużyciu energii czy wody w pokojach związkowych. Jeśli szef przewiduje, że związkowcy będą korzystać z lokalu kilka lat, warto już w umowie przesądzić, kto zapłaci za okresowe remonty czy wskazać odpowiedzialnego za usuwanie awarii w pomieszczeniach zajmowanych przez związek.

Telefony na koszt organizacji

Z funkcjonowaniem syndykatu wiąże się też udostępnienie związkowcom urządzeń technicznych. Chodzi o te pomocne przy wykonywaniu działalności związkowej: telefony, faks, kserokopiarkę, komputery. Także urządzenia techniczne firma udostępnia na mocy umowy. Najwygodniej ustalić to w tej dotyczącej udostępniania pomieszczeń.

W zależności od postanowień umożliwia się korzystanie ze środków technicznych, których używa też pracodawca lub przekazuje zoz pewne urządzenia i sprzęty do stałej dyspozycji.

Pracodawca nie musi natomiast opłacać abonamentów telefonicznych i internetowych związanych z użytkowaniem przekazanego sprzętu ani finansować materiałów eksploatacyjnych. Wolno mu zatem odmówić, gdy związek domaga się, aby dostarczono mu papier, koperty, tonery lub tusze do przekazanych mu w użytkowanie drukarek.

Spory na tle tych umów rozpoznaje sąd pracy, a nie cywilny (art. 33 ust. 2 ustawy o zz).

Składki to zadanie szefa

Dział księgowości pracodawcy jest też zaangażowany w pobieranie składek związkowych. Następuje to na podstawie pisemnego wniosku zakładowej organizacji związkowej – wyłącznie na rachunek bankowy syndykatu. Przyjmuje się przy tym, że koszty przelewów ponosi pracodawca. Niedopuszczalne jest przekazanie związkowi składek w gotówce.

Szef nie może odmówić poboru składek, jeśli taką wolę wyrazi zoz. Wniosek o pobór powinien określać ich wysokość – wskazaną kwotowo bądź jako procentową część wynagrodzenia etatowca. Do wniosku dołącza się listę zatrudnionych, z których pensji składki mają być ujęte. Aby pobór składek był możliwy, szef musi dysponować zgodą pracowników na tę operację. Trzeba ją uzyskać, zanim rozpocznie się potrącanie, ponieważ zatwierdzenie tej czynności już po dokonaniu ujęcia jest niedopuszczalne. Wyrażenie zgody nie musi nastąpić w obecności pracodawcy. Wystarczy, gdy związek dołączy oświadczenia etatowców do wniosku o pobieranie składek. W innym wypadku służby finansowe pracodawcy powinny wyjaśnić, czy podwładny zgodził się na potrącanie. Pobieranie składek związkowych bez wymaganej akceptacji pracownika skutkuje zwróceniem mu bezprawnie ujętych kwot wraz z odsetkami. Etatowiec może w każdej chwili wycofać zgodę na pobieranie składek i tej decyzji nie musi uzasadniać.

Potrącone z wynagrodzeń składki szef niezwłocznie przekazuje związkowi zawodowemu. Nastąpić to powinno w trybie przyjętym dla typowych rozliczeń bezgotówkowych, czyli najpóźniej w następnym dniu roboczym po pobraniu kwoty. Nie można jednak wykluczyć, że pracodawca i zoz ustalą przekazywanie pieniędzy z pewnym opóźnieniem, np. wtedy gdy liczba pobieranych składek jest znaczna, a pracownicy otrzymują wynagrodzenia w pewnych odstępach czasowych.

Jakie postanowienia

Nieodpłatne udostępnienie pomieszczeń odbywa się najczęściej na podstawie umowy użyczenia. Pracodawca i związek zawodowy mogą ją jednak zmodyfikować. Przykładowo wprowadzą do niej inne postanowienia, np. określając własne terminy jej wypowiedzenia, dodatkowe obowiązki biorącego w użyczenie lub zmieniając zakres odpowiedzialności za szkody wyrządzone pracodawcy w czasie zajmowania pokoju. Odpłatne udostępnienie pomieszczeń odbywa się zwykle z zastosowaniem typowych umów – najmu lokalu użytkowego.

Umowa o udostępnianiu pomieszczeń między pracodawcą i zoz do celów dowodowych strony powinny zawrzeć na piśmie. W razie sporu tylko na tej podstawie uda się ustalić wzajemny zakres ich praw i obowiązków. Warunki udostępnienia pomieszczeń może także określać układ zbiorowy pracy.

Niechęć do współpracy

Gdy pracodawca w sposób zawiniony uchyla się od zawarcia umowy o wykonaniu świadczeń rzeczowych na rzecz związku, grozi mu także odpowiedzialność karna. Takie zachowanie szefa art. 35 ust. 1 pkt 2 ustawy o zz traktuje jako utrudnianie działalności związkowej. Zakładowa organizacja nie ma natomiast prawa domagać się przed sądem zawarcia umowy z pracodawcą.

Odpowie księgowy lub personalny

Niepobieranie składek związkowych stanowi przestępstwo zagrożone karą grzywny lub ograniczenia wolności. To, kto za nie odpowie, zależy od osoby ponoszącej winę za nieprzekazanie składek. Można ją przypisać pracodawcy – osobie fizycznej lub członkom organu zarządzającego osoby prawnej. Odpowiedzialny za naruszenie tego obowiązku może być też pracownik, np. główny księgowy czy kierownik działu kadr. Jeśli składki zostały pobrane, ale ich nie przekazano, związek może dochodzić ich w procesie cywilnym z ustawowymi odsetkami. Podobnie może domagać się odszkodowania, gdy związek poniósł szkodę, bo nie dotarły do niego składki lub ich nie pobrano.