Jeżeli zamawiający zażąda wadium, to firmy powinny to uczynić przed upływem terminu składania ofert. Wybór formy, w jakiej wadium zostanie wniesione, należy do firmy startującej w przetargu. Może ono być w: pieniądzu, poręczeniach bankowych lub poręczeniach SKOK, gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych lub poręczeniach udzielanych przez podmioty wskazane w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
Po wyborze najkorzystniejszej oferty lub po unieważnieniu postępowania, zamawiający ma obowiązek zwrócić wadium wszystkim wykonawcom poza tym, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy (jeżeli jego wniesienia zamawiający zażądał), zamawiający ma obowiązek zwrócić wadium wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.
W niektórych sytuacjach zamawiający ma prawo zatrzymać wadium wraz z odsetkami. Do tej pory zamawiający mógł to zrobić, gdy wykonawca – w odpowiedzi na wezwanie o uzupełnienie lub poprawienie złożonych dokumentów, oświadczeń i pełnomocnictw – nie złożył ich w wyznaczonym terminie. Wyjątkiem była sytuacja, gdy firma udowodniła, że obowiązku tego nie wykonała z przyczyn nieleżących po jej stronie. Tak rygorystyczne zapisy prawa zamówień publicznych miały na celu ograniczenie zmów przetargowych. Przy takich zmowach firmy oferujące najniższą cenę celowo doprowadzały do wykluczenia z przetargu, by wygrała inna, z mniej korzystną ofertą. Te rygorystyczne dla firm regulacje uderzały głównie w małych i średnich przedsiębiorców, którzy już w trakcie przetargu dochodzili do wniosku, że nie mają szans na zwycięstwo, więc nie opłacało im się poświęcać czasu i środków na dalsze uczestnictwo w procedurze. Do tej pory traciły one środki wniesione na pokrycie wadium.
Teraz firmy te nie stracą już pieniędzy. To skutek nowelizacji p.z.p., która weszła w życie 19 października 2014 r. Zgodnie z nowymi przepisami zamawiający może zatrzymać wadium tylko tej firmy, która wycofała się z postępowania, a gdyby tego nie zrobiła, to jej oferta byłaby najkorzystniejsza. Jeżeli zatem firma ubiegająca się o publiczny kontrakt, w odpowiedzi na wezwanie o uzupełnienie lub poprawienie złożonych dokumentów, nie złoży ich w wyznaczonym terminie, to nie straci wniesionego wadium, jeśli np. okaże się, że i tak nie wygrałaby postępowania, bowiem jej oferta zawierała najmniej korzystne dla zamawiającego warunki. Pieniądze straci tylko najlepszy przedsiębiorca, a więc ten, który złoży najlepszą ofertę i w odpowiedzi na wezwanie o uzupełnienie lub poprawienie złożonych dokumentów nie złożył ich w wyznaczonym terminie. Nadal firma ta będzie mogła próbować wykazać, że obowiązku tego nie wykonała z przyczyn nieleżących po jej stronie. Jeśli tak będzie, to również nie straci pieniędzy.
Nadal zamawiający może zatrzymać wadium wniesione przez firmę, której oferta została wybrana. Będzie miało to miejsce szczególnie wówczas, gdy wybrana firma odmówi podpisania umowy w sprawie zamówienia na warunkach określonych w ofercie albo nie wniesie wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Do zatrzymania wadium dojdzie także, gdy zawarcie umowy w sprawie zamówienia stanie się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.
Obowiązkowe zabezpieczenia
W przypadku tzw. zamówień unijnych, a więc takich, w których wartość zamówienia jest co najmniej równa progom wskazującym na konieczność stosowania w postępowaniu procedur unijnych, zamawiający ma obowiązek zażądania od firm wniesienia wadium. Posiadanie przez firmy środków na wniesienie zabezpieczenia prawidłowości i sprawności przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego będzie zatem konieczne, gdy wartość zamówienia wyniesie co najmniej: 5 mln 186 tys. euro, 207 tys. euro, 414 tys. euro – w zależności od rodzaju zamówienia i rodzaju zamawiającego.
